¿Cómo La Tecnología Puede Transformar La Experiencia De Oficinas Post-Covid?

Es la vida en la oficina, no como la conocemos, sino como podría ser, y antes de lo que piensas. Las tecnologías digitales ya pueden hacer todo esto y Covid-19 acelerará su adopción en las oficinas. En esta serie sobre la oficina después de la pandemia, ya hemos considerado las muchas formas en las que es probable que cambie el lugar de trabajo, desde el impacto del distanciamiento físico hasta la demanda cambiante de los trabajadores. Está claro que para que una oficina tenga éxito - como lugar de colaboración, como la expresión de la cultura corporativa, como propiedades comerciales - debe convertirse en un destino de elección. Eso significa dar a las personas más espacio, mayor libertad y flexibilidad, y una experiencia única y estimulante, además de poner mucho más énfasis en la salud y el bienestar. Las tecnologías inteligentes pueden respaldar todo esto, facilitando la transición y ayudando a crear un entorno sin dificultades que, en el mejor de los casos, simplemente funciona. 

“Esto nos va a impulsar más hacia la adopción de tecnología que la gente ha estado esperando durante mucho tiempo”, dice Natalie Engels, líder de tecnología de Gensler en San José. “Es muy similar a la experiencia a la que tuvimos que adaptarnos después del 11 de septiembre en los aeropuertos. Al principio, toda la selección y los nuevos procesos parecían engorrosos y abrumadores, y habrá un aspecto de eso cuando regresemos a la oficina. Así que estamos considerando cómo podemos tomar la tecnología necesaria y hacer la experiencia agradable ".

La semana pasada, analizamos cómo los propietarios de edificios pueden aprovechar las tecnologías inteligentes tales como el control de acceso móvil y Bluetooth para hacer que las operaciones posteriores a Covid sean más seguras y eficientes, para permitir la entrada y circulación sin contacto, por ejemplo, la limpieza de objetivos donde sea necesario o ejecutar los sistemas del edificio de acuerdo con los niveles de ocupación. Básicamente, estos utilizan teléfonos inteligentes como representantes de las personas, identificándolos o anonimizándolos según sea necesario. La otra cara es que también permiten a los usuarios interactuar con el edificio utilizando sus dispositivos personales, con la misma plataforma conectando diferentes flujos de datos para apoyar una amplia gama de servicios de valor agregado. "La creación de aplicaciones ha existido por un tiempo, pero han estado en la periferia", dice Roneel Singh, especialista en tecnología inteligente y director de WSP en Melbourne. “Se han visto como un invento, más que como algo que realmente puede mejorar la vida de los usuarios de los edificios. Creo que habrá más demanda de estas y que veremos mejores versiones y más holísticas ".

Los sistemas del edificio podrían tranquilizar a los trabajadores al proporcionar información en tiempo real sobre el entorno en sí, como los niveles de ocupación, la calidad del aire o la fecha más reciente de limpieza de los espacios. Un ejemplo es la aplicación CleanPulse, que WSP desarrolló para el operador de viajes y transporte canadiense Ontario Northland, para que los pasajeros o huéspedes del hotel puedan verificar el estado de limpieza de su autobús o habitación. Esto podría implementarse fácilmente en las oficinas, ya sea vinculado al sistema de gestión del edificio o, de manera más simple, como una aplicación en la nube. 

"La gente va a querer esa sensación de seguridad; quieren sentirse seguros de no exponerse a riesgos", dice Randy Howder, director general de Gensler de la oficina de San Francisco. “La única forma de saberlo realmente es con el tipo de datos que proporcionan los sensores. Antes, esto solo se usaba para ayudar a los gerentes de instalaciones a comprender si necesitaban más salas de conferencias o para apagar las luces cuando no había nadie allí, pero ahora será mucho más importante mostrar datos sobre los espacios que se están manteniendo o limpiando ".

Además de facilitar la entrada sin contacto, las aplicaciones también podrían ayudar a resolver problemas comunes sobre las oficinas contemporáneas, como la falta de espacio. “Tu teléfono actúa como tu tarjeta de acceso para moverte por el edificio”, dice Jaco Cronje, arquitecto de soluciones de internet de las cosas de WSP en Houston. "Puede usar la aplicación en su teléfono para llamar al ascensor, y podría enviarle una notificación para informarle dónde hay un asiento libre para que sepa en qué dirección girar cuando llegue a su piso". Conectar el control de acceso a la red de sensores de presencia y al sistema de reserva de habitaciones podría facilitar el trabajo basado en actividades genuinas, al permitir que las personas vean los niveles de ocupación en diferentes áreas y espacios de reserva. Si el sistema de reserva de habitaciones está integrado con los horarios de las personas, se les podrían asignar automáticamente los espacios adecuados para cada momento del día. Luego, si desea hablar con un colega, la aplicación podría mostrar su ubicación para que no tenga que deambular sin éxito.

También se puede acceder a las comodidades del edificio a través de la aplicación, lo que permite a las personas realizar pedidos de comida o reservar sesiones de acondicionamiento físico, y verificar las filas para el comedor. Las filas se convertirán en una experiencia que conocemos demasiado bien en el mundo posterior a Covid, y esto generará una expectativa de soluciones virtuales, cree Fran Heller, CEO de la startup californiana Good2Go. Su aplicación de baños se lanzó comercialmente en 2019 en respuesta a la falta de baños públicos, y ofrece acceso sin llave y sin contacto y filas virtuales a una cantidad de instalaciones. Los baños sin contacto posteriores a Covid serán aún más valorados, pero es el componente de fila virtual de la aplicación el que de repente satisface una necesidad crítica. “A nadie le gusta hacer fila, por lo que tener su puesto virtualmente, para que tu teléfono esté en la fila por ti, es una característica muy deseable”, dice ella. "Si pudiera hacer fila para ir al baño mientras estás sentado en tu escritorio, sería mucho más eficiente. Pero no importa lo que haya al otro lado de la puerta, es aplicable a cualquier recurso ". Heller ahora está hablando con los propietarios de oficinas sobre el uso de la aplicación para administrar la capacidad del ascensor.

Los trabajadores no solo entienden su entorno, sino que también lo controlan a través de su propio dispositivo. "Podemos crear una integración que permita a las personas entrar a una sala de reuniones y escanear un código para permitir el control de la sala en su propio teléfono mientras están allí", dice Colin O'Gallagher, asociado senior y consultor de edificios inteligentes de WSP en Nueva York. “Entonces no tienen que tocar un panel de control común, pero también hay un factor sorpresa en ello. Creo que los propietarios querrán invertir en estrategias que sean muy visibles y que realmente tengan un impacto en la experiencia de los trabajadores al dar una sensación de riqueza tecnológica a sus espacios".

Yendo un paso más allá, el edificio podría conectarse con dispositivos móviles o aplicaciones de salud para teléfonos inteligentes para respaldar los objetivos de salud y bienestar o fitness. “Quizás cuantos más datos estés dispuesto a compartir, más se ocupará de ti el sistema inteligente de gestión de edificios”, sugiere Oliver Larsson, director de telecomunicaciones de WSP en Suecia. “En la aplicación, podría decir 'esta semana, quiero estar un poco más saludable', por lo que podría indicarte que no tome el ascensor o reserve la sala de conferencias que está más lejos de su espacio de oficina para que tenga que caminar más." Esto podría combinarse con "empujones" para ayudar a las personas a adoptar comportamientos más saludables, agrega; da el ejemplo de un desarrollador sueco que deliberadamente hace que los ascensores sean más lentos para alentar a la gente a subir las escaleras. Para abordar las inquietudes sobre la privacidad, esto podría ser solo de suscripción: "Es como una cookie en la web; si desea tener más información, puede aceptarla. Si no quiere tener esa oportunidad, no tiene por qué hacerlo ".

Es probable que todo esto abarque los sistemas de propietarios y trabajadores, por lo que es necesario que haya cierta integración entre ellos. El desarrollador o administrador de la instalación podría proporcionar la aplicación principal y luego emitir módulos a inquilinos individuales, que se pueden volver a aplicar para una apariencia diferente. O si un inquilino ya tiene su propia aplicación y portal, puede usar API para intercambiar información con los sistemas del edificio. “Podemos construir una infraestructura de red robusta de tal manera que los propietarios de edificios puedan agregar fácilmente aplicaciones al conjunto de servicios que ofrecen a sus inquilinos”, dice Lucy Casacia, vicepresidenta de soluciones inteligentes de WSP en Canadá. “Eso permite que el espacio sea adaptable y evolucione para satisfacer las necesidades en tiempo real a medida que surgen. Sabemos que vamos a necesitar una mayor conciencia de dónde están las personas, pero también necesitamos inyectar algún tipo de interactividad para que las personas puedan estar en un espacio y sentir la emoción. Sería fantástico si pudiéramos hacer que nuestro lugar de trabajo se sintiera como si estuviéramos en un evento deportivo o de entretenimiento y tener esa sensación de camaradería. No se puede recrear ese ambiente a través de plataformas como Zoom o Teams ".

Sin embargo, las videollamadas serán una parte inevitable de la vida laboral a partir de ahora. Una cantidad sustancial de personas trabajará desde casa en cualquier momento, para cumplir con las restricciones de ocupación, porque lo prefieren, o como parte de un cambio corporativo mayor hacia el trabajo remoto, y viajar para asistir a una reunión será menos común. El trabajo pandémico también ha desatado una colaboración entre oficinas e internacional mucho mayor: si todos están en video, no importa dónde se encuentren.

Esta es una de las áreas más importantes donde la oficina física se encontrará deficiente. Las configuraciones de TI corporativas ya se compararon desfavorablemente con la simplicidad e intuición de la tecnología de consumo. Si bien no se espera que la tecnología de consumo cumpla con el mismo nivel de seguridad o solidez, la tecnología corporativa tiene que mantenerse al día con las expectativas de los consumidores. “La gente esperará poder entrar al espacio y que funcione con la misma facilidad con que enciende su computador portátil en casa”, dice Singh. "No es necesario tener una maestría para descubrir cómo conectarse a la red WiFi o mostrar contenido en la pantalla de una sala de reuniones. Necesitamos alejarnos del enfoque centrado en los dispositivos y analizar la funcionalidad de la sala ". Los equipos audiovisuales deben funcionar tan bien que uno ni siquiera se de cuenta y deben funcionar en todas las plataformas. También será necesario que haya muchas más salas de reuniones pequeñas insonorizadas para llamadas de dos o tres personas, o la oficina de planta abierta corre el riesgo de convertirse en un centro de llamadas.

La pandemia también impulsará la innovación en las propias tecnologías de colaboración, dice Howder. Durante la pandemia, Gensler ha estado usando la pizarra digital Miro para compartir el trabajo: “Eso es fácil cuando todo el mundo es virtual, pero cuando estamos de vuelta en la oficina, estamos acostumbrados a formas de trabajo en las que se puede fijar un dibujo en un pared y luego todos se dan la vuelta y la miran. Eso no puede suceder realmente cuando algunos miembros de su equipo son virtuales. Siempre ha habido un sesgo hacia las personas en la oficina en términos de su experiencia y su capacidad para interactuar y colaborar. Hemos estado pensando mucho en cómo establecer una conexión perfecta entre los que están a distancia y los que están en la sala ".

En los próximos años, Howder cree que podría ser posible tener participantes virtuales sentados en una mesa de conferencias en forma holográfica. Los hologramas ya se han utilizado para devolver la vida a las estrellas de rock muertas para espectáculos "en vivo" inquietantemente convincentes; a medida que se desarrolle la tecnología, podrían utilizarse para presentaciones virtuales. Aún más común será la realidad aumentada: "En lugar de compartir tu pantalla, estás compartiendo esa experiencia de realidad aumentada", dice Singh. "Podrás estar en un espacio físico, recorrerlo con alguien y tener una conversación". Él cree que esto podría agregarse a las plataformas de videoconferencia en un plazo de 18 a 24 meses.