La pandemia está poniendo a prueba a las organizaciones, exponiendo las fallas en los sistemas. También está demostrando la necesidad de contar con planes y procesos sólidos de gestión de activos que reduzcan el riesgo y brinden servicios críticos. Hablamos con el Dr. Christian Roberts, Vicepresidente Senior de Gestión de Activos y Asesoría Comercial, WSP, para explorar cómo la gestión de activos puede fortalecer la resiliencia organizacional, permitiendo una respuesta y recuperación efectivas en medio de eventos futuros.

¿Cómo puede la gestión de activos mejorar la preparación y respuesta de las organizaciones ante eventos inesperados?

Dr. Christian Roberts: Creo que es importante tener claro la diferencia entre la gestión de activos y gestionar activos, y cómo ambos pueden aplicarse a la preparación y respuesta a eventos inesperados. La gestión de activos es el proceso de identificar el desempeño requerido del cual la organización extrae valor, como la prestación de servicios o el logro de prioridades estratégicas; gestionar activos es el proceso de realizar mantenimiento y reposición de capital para devolver un activo o sistema de activos al nivel de rendimiento requerido.

En ambos casos, para permitir la preparación para eventos inesperados, es fundamental establecer controles: me refiero a planes y procesos que administran, monitorean y reducen el riesgo y brindan desempeño de manera consistente. En el contexto de la gestión de activos, comprender plenamente los requisitos y expectativas de rendimiento antes, durante y después del evento y tener planes para cumplirlos significa comprender las necesidades, así como las capacidades de los activos, los riesgos y las vulnerabilidades, y poder determinar rápidamente lo que se requiere para volver al servicio. En el contexto de gestionar activos, la preparación se centra en la capacidad de la organización para realizar el trabajo necesario, que puede mejorarse mediante una mejor gestión de la información, el inventario y los repuestos de la cadena de suministro, así como la mejora de la comprensión de las necesidades de recursos y la implementación de planes en caso de que los equipos críticos ser afectado por el evento.

¿Cuáles han sido los principales desafíos de gestión de activos que las organizaciones han enfrentado debido a la pandemia?

Dr. Christian Roberts: Creo que todos hemos enfrentado desafíos que han llevado a cambios en la forma en que reaccionamos, nos comportamos y progresamos a través de esta pandemia. Dentro de WSP, si bien no administramos activos físicos importantes, brindamos servicios y, como tal, hemos tenido que realizar cambios en la forma en que administramos los proyectos, incluida la introducción de planes de continuidad de operaciones para cada uno. También hemos abordado cómo garantizamos la salud y el bienestar de nuestro personal, la necesidad de mantenernos conectados con nuestros colegas y clientes y estar informados y, lo que es más importante, estar en condiciones de modificar nuestra delegación de autoridad en caso de que surja la necesidad.

Estos son los mismos problemas y desafíos que los sectores de infraestructura han tenido que enfrentar, además de garantizar que se mantengan los servicios críticos. En general, los grandes desafíos podrían haberse resuelto mediante un ejercicio de planificación de la continuidad de las operaciones. Varias organizaciones han tenido que crear planes sobre la marcha, lo que ha dado lugar a respuestas confusas e inciertas. La falta de información sobre el estado de los activos, los niveles de inventario y la disponibilidad de recursos ha provocado demoras en la respuesta y el tratamiento de los problemas, todo lo cual se ha vuelto mucho más difícil con el traslado de muchos empleados al trabajo remoto.

El uso justo a tiempo u optimizado de las cadenas de suministro ha dejado a muchas organizaciones sin suministros urgentes, lo que ha afectado la capacidad de respuesta a la pandemia. Esto es aún más cierto en el caso de los suministros desechables, como equipos y líquidos de limpieza y equipos de protección personal, que generalmente tienen menos seguimiento o, al menos, están peor administrados frente a los niveles mínimos y máximos.

¿Qué medidas deberían tomarse hoy para beneficiarse de la experiencia adquirida durante la pandemia?

Dr. Christian Roberts: En mi artículo publicado en el sitio web del Institute of Asset Management, identifico los pasos que se pueden tomar ahora para aprovechar las lecciones aprendidas a través de la pandemia y prepararse para eventos, ya sean pandemias, desastres naturales u otros eventos impactantes. Estos pasos incluyen la revisión de la resiliencia organizacional actual, el desarrollo de planes de continuidad de operaciones o COOP, y el fortalecimiento de la resiliencia organizacional, la capacitación en funciones esenciales y la resiliencia de la cadena de suministro.

En primer lugar, la revisión de las capacidades organizativas tanto para la gestión de activos como para gestionar activos identificará las brechas en las respuestas planificadas actuales y apoyará el desarrollo de los COOP. El modelo de evaluación de la capacidad de gestión de activos de WSP, am2c, se ha diseñado teniendo en cuenta este requisito. La herramienta se basa en más de 20 años de experiencia en la gestión de infraestructura crítica y se asigna a los estándares globales, las mejores prácticas de la industria y la legislación pertinente. Recientemente se actualizó para considerar la guía de FEMA sobre la continuidad de la planificación de operaciones para las influencias pandémicas. Llevar a cabo una revisión organizacional permite una mejor comprensión del riesgo y una preparación rápida para responder a una segunda ola u otro desastre natural.

Con respecto al desarrollo de planes de continuidad de operaciones, como mínimo, recomendaría desarrollar COOP para abordar las enfermedades epidémicas y pandémicas. Sin embargo, reconociendo que se pronostica que 2020 será una temporada de huracanes activa, vale la pena aprovechar el tiempo para desarrollar capacidades de respuesta para la “tormenta perfecta”, un desastre natural que ocurre durante una pandemia.

Con respecto al fortalecimiento de la resiliencia organizacional, desde el punto de vista de la gestión de activos, un COOP es solo una parte del panorama. También es importante desarrollar niveles de alerta, establecer y hacer cumplir un sistema de gestión que garantice que los controles se implementen y apliquen de manera consistente, y tener clara la información necesaria para fundamentar las decisiones.

La pandemia ha puesto de relieve las deficiencias en las capacidades de respuesta. Con las nuevas capacidades implementadas, es importante brindar capacitación en funciones esenciales o capacitación en toda la organización, de modo que quede claro cómo responderá la organización.

Soy un gran creyente de que "estamos juntos en esto". En este contexto, es importante que los propietarios y administradores de infraestructura crítica consideren no solo la capacidad de recuperación de su propia organización, sino también la de sus cadenas de suministro. Comprender la capacidad de las cadenas de suministro para continuar proporcionando inventario y comprender los requisitos, niveles mínimos y máximos, es clave. Recuerde también que los eventos a nivel nacional generalmente también impactan la economía, y con eso vienen cambios en los servicios, así como oportunidades de financiamiento de estímulo. Una lección importante de la crisis financiera mundial de 2008 es el papel que puede desempeñar la inversión en infraestructura para impulsar el desarrollo económico. Por lo tanto, es importante tener no solo proyectos “listos para usar”, sino también proyectos en etapa de planificación listos para utilizar fondos de estímulo de manera más sostenida, en el corto y mediano plazo, y aprovechar al máximo el tiempo de inactividad de los activos.

Estos pasos son apropiados en medio de un desastre natural, una pandemia y otros eventos que afectan la capacidad de una organización para brindar servicios de infraestructura crítica. En cada caso, el efecto puede ser diferente, pero el proceso de establecer controles (planes y procesos) es el mismo. El objetivo es mejorar la resiliencia organizacional.

¿Cómo define la resiliencia en lo que respecta a los desafíos actuales?

Dr. Christian Roberts: Hay dos formas de ver la resiliencia. La resiliencia de los activos considera la capacidad del activo para hacer frente al evento, por ejemplo, inundaciones y su impacto en el activo; y la resiliencia de la gestión de activos considera la capacidad de la organización para absorber, responder y recuperarse del evento. En ambos casos, comprender las vulnerabilidades, ya sea mediante la revisión de la capacidad de los activos o mediante la revisión de la capacidad de gestión de activos, como describí anteriormente, ayudará a desarrollar la resiliencia.

Para fortalecer aún más la resiliencia, las organizaciones deben mejorar la información sobre activos y gestión de activos. Esto respalda la respuesta de una agencia y da como resultado un entorno de trabajo más seguro. Asegurar que el acceso a la información permanezca durante el evento es clave. Considere una combinación de soluciones alojadas fuera del sitio con acceso local, que incluye copias locales para permitir el acceso sin ataduras a los datos, por ejemplo, cuando los sistemas de telecomunicaciones no funcionan.

Otra forma de fortalecer la resiliencia es establecer capacidades de último recurso, permitiendo la transferencia del control operativo de una o más funciones esenciales a un proveedor de servicios de último recurso. Para situaciones de pandemia, basadas en el riesgo organizacional, este paso debe considerarse tanto para la recuperación como para la restauración.

Si bien la pandemia está en la vanguardia de la mente de todos en este momento, este no siempre será el caso. A medida que cambian las organizaciones, las personas y los sistemas de gestión, es importante estar al tanto de cómo se activarán, gestionarán y supervisarán la respuesta, la recuperación y la restauración. La capacitación es esencial para asegurarse de que la organización y su cadena de suministro comprendan cómo se gestionarán los procesos; y la formación permite una revisión y una mejora continuas.

Hay mucha discusión, debate y confusión en torno a cuestiones sociales y económicas: ¿cómo puede la gestión de activos contribuir al progreso?

Dr. Christian Roberts: Creo que he cubierto cómo la gestión de activos puede establecer controles (planes y procesos) para gestionar la respuesta y la recuperación en medio de eventos. Eso es especialmente cierto en el caso de los desastres naturales, que afectan las capacidades de los activos, así como las pandemias, que afectan las capacidades de gestión de activos de la organización: su gente. Pero también hemos visto malestar social en respuesta a problemas de justicia social nacional, como la distribución de la riqueza, las oportunidades y los privilegios dentro de la sociedad.

En una organización con capacidades de gestión de activos bien desarrolladas, es posible garantizar que el nivel técnico de servicio respalde los objetivos de una organización y priorice los principios básicos de justicia social. Este enfoque promueve una distribución más justa de la inversión de capital en activos, para apoyar la igualdad de acceso a los servicios o para proporcionar servicios que permitan un acceso igualitario a las oportunidades, como las rutas de tránsito para apoyar la creación de empleo.