10 questions pour maitriser la gestion des actifs

Il est essentiel de bien gérer ses actifs pour maximiser la valeur de ses activités et réduire les coûts ou les retards imprévus. Or, beaucoup d’entreprises ne savent pas par où commencer. Nos experts en services-conseils dressent la liste des 10 questions qu’il faut se poser pour assurer une bonne gestion de ses actifs.

Il faut bien l’admettre, la « gestion des actifs » est l’un de ces termes nébuleux qu’on place souvent dans les conversations, mais dont on donne rarement la définition. Les approches liées à la gestion de vos actifs doivent être adaptées à votre entreprise pour s’intégrer à vos besoins et objectifs uniques. Du fait de ses multiples approches et applications, la gestion des actifs semble être un concept flou, au départ, ce qui peut créer beaucoup de confusion quant à la manière d’atteindre les objectifs qu’on vise.

Pour clarifier les choses et permettre à votre entreprise de tirer davantage profit de la bonne gestion de ses actifs, voici 10 questions que vous devez vous poser.

 

1. En quoi la gestion des actifs peut-elle profiter à votre entreprise?

La première étape consiste à comprendre en quoi la gestion des actifs peut bénéficier à votre entreprise. Attention, il ne suffit pas de comptabiliser vos ressources dans un tableur ou un logiciel! En fonction de la situation, l’adoption de bonnes pratiques de gestion des actifs peut profiter à votre entreprise dans de multiples domaines, comme la gestion des risques, la planification financière, la protection environnementale et les incidences sociales. En gros, il s’agit d’offrir vos principaux services sans laisser de place aux coûts supplémentaires ou aux défaillances. Le tableau ci-dessous comprend certains des avantages clés que la gestion des actifs peut procurer à votre entreprise.

Avantages clés

  • Gérer et atténuer les risques
  • Planifier la pérennité financière
  • Maximiser l’utilisation des actifs et obtenir de la valeur tout au long du cycle de vie des actifs
  • Faire l’entretien préventif des infrastructures vieillissantes et les remplacer en temps opportun
  • Protéger les ressources environnementales
  • Comprendre les incidences sociales et prendre des mesures en conséquence

 

2. Comment répondrez-vous aux besoins de votre entreprise?

Autre point important : il faut trouver les solutions adaptées à vos exigences et contraintes. Dès que possible, il est essentiel de déterminer comment offrir vos services tout en atteignant vos objectifs et en assurant la pérennité financière de vos activités à long terme. Votre stratégie de gestion des actifs doit répondre aux besoins de votre entreprise et, plus important encore, de vos employés. La façon dont vous offrez vos services doit tenir compte du contexte propre à votre entreprise. Ceci étant dit, les grandes entreprises utilisent parfois des outils simples, dans la mesure où ils leur permettent de régler leurs problèmes. Et certaines petites entreprises adoptent parfois des approches coûteuses, si le rendement de leur capital investi en vaut la peine. Le système de gestion des actifs peut être conçu pour avoir une vision des décisions stratégiques, tactiques et opérationnelles qui sont prises dans toute l’entreprise et s’assurer qu’on s’approche des objectifs fixés. Cela aide les employés de l’entreprise à se concentrer sur les résultats qui permettent de créer les communautés que nous aspirons à devenir.

 

3. Qui s’occupera de la gestion des actifs?

La gestion des actifs a besoin d’un leadership fort. Les employés chargés de la gestion des actifs doivent être appuyés par la haute direction. Ils doivent être clairement identifiés et être responsables de mettre en œuvre la gestion des actifs et de veiller à ce que la communication à ce sujet soit uniforme au sein de l’entreprise. Trop souvent, les entreprises assignent tout simplement la gestion des actifs à un employé régulier qui occupe déjà des fonctions à temps plein. Or, la gestion des actifs ne peut pas être traitée comme une tâche secondaire que l’on effectue de façon expéditive. Elle fait pleinement partie des activités de l’entreprise. La gestion des actifs touche tous les employés et il faut souvent en confier la responsabilité à un employé désigné pour garantir que sa mise en œuvre appuie le processus de changement et permette à l’entreprise de progresser au fil du temps. Loin d’être une simple tâche, la gestion des actifs est plutôt une façon d’exploiter une entreprise, qui a des incidences sur la culture de celle-ci.

Ce qu’il faut retenir, c’est que les entreprises, peu importe leur taille, réussissent à assurer une meilleure gestion des actifs quand elles désignent un employé qui est responsable de sa mise en œuvre et quand tous les employés comprennent le rôle qu’ils doivent jouer dans la manière dont l’entreprise gère efficacement son infrastructure.

 

4. Avez-vous désigné les bonnes personnes pour gérer vos actifs?

Comme vous le savez déjà, il existe des connaissances essentielles à tous les niveaux de l’entreprise. En particulier dans les grandes entreprises, on peut tirer profit d’occasions et de connaissances pertinentes aux niveaux des activités opérationnelles et de première ligne pour maximiser les résultats.

La gestion des actifs est un sport d’équipe : il est essentiel d’y faire contribuer tous les niveaux de votre entreprise.

 

5. Qu’est-ce qui existe déjà en matière de gestion des actifs?

Vous faites probablement déjà de la gestion des actifs dans une certaine mesure, et vous pourriez centraliser et consolider les données existantes dans les différents domaines de votre entreprise. La plupart des entreprises abordent de nombreux aspects de la gestion des actifs, mais ce sont les liens entre ces aspects qui manquent. Vous pouvez donc gagner du temps et constituer une base sur laquelle vous fonder en examinant le travail déjà réalisé (à la fois dans votre domaine et dans d’autres secteurs complémentaires).

Par exemple, une petite municipalité a travaillé avec WSP pour comprendre ce qui avait déjà été fait et ce qui devait encore être fait pour améliorer la gestion ses actifs. En se fondant sur ce qui avait déjà été réalisé, la ville a pu repérer certaines lacunes importantes et agir en conséquence pour implanter un système permettant de gérer tous ses types d’actifs.

 

6. Qu’est-ce qui détermine votre niveau de service?

Qu’est-ce qu’un « niveau de service »? On dirait un mot à la mode abstrait! En fait, cela fait tout simplement référence à la manière dont votre entreprise décide d’offrir ses services. Allez-vous offrir des services de premier ordre? Ou les services les plus rentables qui soient tout en répondant aux exigences? Ou un entre-deux, peut-être? Il est essentiel de comprendre la gamme de services que vous pouvez offrir, le coût des différentes solutions, la rentabilité et les risques auxquels vous attendre pour votre communauté afin de bien gérer vos actifs et d’équilibrer le respect des besoins des utilisateurs finaux et votre pérennité financière.

 

7. Recueillez-vous les bonnes données?

Autre point important : la collecte de données. Il peut être coûteux et laborieux de recueillir et de maintenir à jour des données d’infrastructure. Il est important de repérer à l’avance les données qui sont réellement liées aux résultats que vous cherchez à atteindre, d’évaluer minutieusement les données à recueillir et de savoir comment les récupérer et les conserver. Vous ne pouvez commencer à réfléchir aux logiciels que vous pourriez utiliser qu’une fois que vous savez de quelles données vous avez besoin et que vous comprenez le genre de décisions que vous devez prendre.

 

8. Quels obstacles financiers pourriez-vous rencontrer?

Avant de vous engager dans quoi que ce soit, il est important que vous évaluiez dans quelle mesure vos décisions seront pérennes financièrement à court et à long termes. Y a-t-il des coûts importants à prévoir? Devez-vous investir maintenant pour éviter que les coûts ne prennent des proportions de plus en plus importantes plus tard? Existe-t-il des sources de financement qui pourraient vous aider? Vous pourriez avoir droit à des financements externes, mais ce n’est pas toujours évident de le savoir sans l’aide d’un conseiller expérimenté.

Une bonne gestion des actifs repose sur beaucoup d’éléments, mais vous n’avez pas besoin de tout mettre en place en même temps. Commencer par dégrossir votre projet. Prendre le temps de commencer du bon pied vous permettra de réunir votre équipe autour d’un objectif commun. En ayant une vision claire de l’avenir, vous serez en mesure de suivre les bonnes étapes. Nous pouvons vous aider à envisager clairement l’avenir et à comprendre certains aspects financiers, sociaux et environnementaux pour vous aider à faire les bons choix pour votre entreprise.

 

9. Comment tiendrez-vous compte des risques?

Ce printemps, les inondations au Québec et dans l’Est canadien ont causé près de 208 millions $* de dommages assurés. L’an dernier, des phénomènes météorologiques extrêmes au Canada ont causé environ 1,9 milliard $* de dégâts. Ce sont là deux exemples liés aux changements climatiques, mais il y a beaucoup d’autres types de risques à considérer.

Il est essentiel de comprendre et de planifier les différents types de risques qui peuvent avoir une incidence sur vos actifs. Cela vous permettra de faire des économies, et ce, même en l’absence de catastrophe. Par exemple, WSP a récemment aidé le ministère des Transports du Nouveau-Brunswick sur un projet en prévoyant d’éventuels problèmes liés à des ponceaux en raison de tempêtes. Cette planification proactive a permis d’obtenir 28 millions $ de financement du Fonds d’atténuation et d’adaptation en matière de catastrophes, et elle a probablement évité bien des maux de tête aux autorités de la province!

 

10. Avez-vous mis en place un processus de gestion du changement?

D’après notre expérience, il est souvent plus facile de mettre techniquement des changements en place que de les faire adopter par les employés. La bonne gestion du changement peut aider à gérer les complexités actuelles d’une entreprise, à instaurer transparence et responsabilisation dans le processus de prise de décisions et à se défaire de modes de fonctionnement bien implantés. Quand la direction, les défenseurs du changement et tous les employés prennent en main le changement, cela contribue grandement à la réussite des activités de l’entreprise.

Il faut garder à l’esprit que la bonne gestion du changement est un processus collaboratif et dynamique, animé par les employés. Dans un récent projet au sein d’un grand aéroport, par exemple, WSP a aidé à créer une série d’ateliers interactifs avec le personnel de l’aéroport, ce qui a incité les principaux acteurs à participer activement au développement du changement, tout en permettant à tous de mieux comprendre la gestion des actifs.

 


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