Le bureau de l’après-Covid transformé grâce aux systèmes intelligents?

Vous êtes bien parti pour arriver en retard à votre première réunion de la journée, mais tout va bien, car vous avez déjà commandé un café grâce à l’application mobile du bureau. Les tourniquets de sécurité s’ouvrent automatiquement à votre arrivée et vous apercevez votre commande, prête à être récupérée. Vous êtes excité par la journée de travail qui vous attend. Celle d’hier était consacrée à la lecture fastidieuse de rapports à la maison, mais aujourd’hui, vous avez pris la direction du bureau afin d’échanger avec vos collègues. Votre équipe doit réfléchir ensemble pour préparer une présentation que vous devez faire la semaine prochaine par hologramme. Vous remarquez sur le portail de la compagnie qu’il y aura beaucoup de personnes au bureau aujourd’hui. Pas de panique, vous avez déjà réservé votre espace de bureau préféré, celui qui donne sur le périmètre du bâtiment, ainsi qu’un cours de yoga sur la terrasse en milieu d’après-midi. 

Grâce à l’application, un ascenseur vous attend pour vous mener à votre première destination. Elle sait également que vous essayez de faire davantage de pas par jour, et vous a donc assigné une mini-salle de réunion multimédia de l’autre côté du bâtiment. Celle-ci est toutefois facile à trouver grâce aux directions simples et précises fournies par l’application. À votre approche, la porte de la salle de réunion s’ouvre et les commandes de cette dernière apparaissent sur l’écran de votre téléphone intelligent vous indiquant que la température de la salle a été réglée selon vos préférences. Il vous reste une minute avant la réunion, ce qui est juste assez pour ouvrir votre ordinateur portable, le grand écran haute définition sur le mur prenant ainsi vie. Un clic de souris et votre collègue apparait et vous commencez à discuter. C’est comme s’il était dans la pièce, mais vous savez très bien qu’il est à l’autre bout du monde prêt à terminer sa journée de travail. Il veut vous présenter un nouveau projet, et donc vous enfilez vos lunettes de réalité augmentée…

Ce nouveau monde représente la vie au bureau non pas telle que nous la connaissons, mais bien comment elle pourrait être, et ce, plus tôt que vous ne le pensez. Les technologies intelligentes sont déjà capables d’accomplir tout cela, et la COVID-19 ne permettra que d’accélérer leur intégration dans les bureaux. Dans cette série d’articles sur le bureau de l’après-pandémie, nous avons déjà examiné les nombreuses façons dont le milieu de travail risque de changer, incidences de la distanciation physique à la réduction de la demande de la part des occupants . Manifestement, le bureau doit devenir une destination de choix  pour réussir, que ce soit en tant qu’endroit propice à la collaboration, de lieu personnifiant la culture de l’entreprise, ou tout simplement d’immeuble commercial. Il convient donc de fournir aux employés plus d’espace, de liberté et de flexibilité et de leur offrir une expérience de travail unique et stimulante axée sur leur santé et leur mieux-être. Les technologies intelligentes permettent de favoriser la transition vers ce genre de milieu de travail et aident à créer un environnement sans tension qui, dans le meilleur des scénarios, fonctionne tout simplement. 

« [La pandémie] va nous inciter à intégrer de nouvelles technologies dans nos bureaux, chose que plusieurs souhaitent depuis longtemps », affirme Natalie Engels, responsable des technologies chez Gensler à San Jose. « Tout comme notre expérience en tant que passager s’est vue changer dans les aéroports après le 11 septembre 2001 par l’ajout de nombreux contrôles de sécurité et de nouveaux processus qui semblaient fastidieux et accablants à l’époque, notre expérience au bureau sera elle aussi différente à notre retour. Nous réfléchissons donc à la manière d’intégrer les technologies nécessaires et de rendre celles-ci conviviales. » 

La semaine dernière, nous avons examiné les façons pour les propriétaires de bâtiment de tirer parti des technologies intelligentes comme le contrôle d’accès à partir d’appareils mobiles et les balises Bluetooth dans le but de rendre les activités réalisées dans l’après-COVID plus sécuritaires et efficaces , par exemple l’entrée et la circulation sans contact pour un nettoyage ciblé là où nécessaire ou le fonctionnement des systèmes du bâtiment selon les niveaux d’occupation. Ces technologies se servent essentiellement des téléphones intelligents comme mandataires des utilisateurs, les rendant anonymes ou non selon la requête. Par ailleurs, les utilisateurs sont en mesure d’interagir avec le bâtiment grâce à leurs appareils personnels, une même plateforme faisant la liaison entre plusieurs flux de données et permettant de remplir un large éventail de services à valeur ajoutée. « Les applications de bâtiment existent depuis longtemps, mais occupent une position marginale », révèle Roneel Singh, expert en technologies intelligentes et directeur chez WSP au bureau de Melbourne. « Elles sont perçues comme un gadget plutôt qu’un outil capable d’améliorer la vie des utilisateurs d’un bâtiment. Je suis persuadé que la demande pour ces applications grandira et que nous verrons la production de versions améliorées et plus globales. » 

Les occupants pourront se renseigner en temps réel sur l’état de leur environnement de travail, tel que le niveau d’occupation, la qualité de l’air et l’état de propreté des espaces de travail (date/heure du dernier nettoyage), grâce aux systèmes du bâtiment. L’application CleanPulse , élaborée par WSP pour Ontario Northland, un transporteur et organisateur de voyages canadien, est un bon exemple de ce type d’application. Celle-ci permet aux passagers d’autocars ou aux clients d’hôtels de vérifier l’état de propreté de leurs bus ou chambre. Cet outil pourrait être facilement déployé dans nos bureaux, soit en étant connecté au système de gestion d’immeuble ou, plus simplement, comme application basée sur l’infonuagique. 

« Les gens sont à la recherche d’un sentiment de sécurité. Ils veulent savoir qu’ils ne s’exposent pas à un risque », affirme Randy Howder, directeur général du bureau de Gensler à San Francisco. « Comment déterminer si ce risque est présent ou non? Grâce aux données recueillies par les capteurs. Auparavant, ils ne servaient qu’à indiquer aux gestionnaires d’installations si des salles de conférence supplémentaires étaient nécessaires ou quand éteindre les lumières du bureau. Or, cette technologie sera d’autant plus essentielle maintenant afin de recueillir des données sur l’entretien et le nettoyage des espaces. »

Les applications, en plus de faciliter les entrées sans contact, pourraient permettre de résoudre bon nombre de plaintes associées aux bureaux modernes comme le manque d’espaces réservés. « Votre téléphone cellulaire sera votre carte d’accès afin de vous déplacer au sein du bâtiment », affirme Jaco Cronje, un architecte de solutions d’Internet des objets chez WSP à Houston. « Vous pourriez vous servir de l’application sur votre téléphone pour appeler l’ascenseur. L’application vous enverra une notification afin de vous laisser savoir où se trouve un bureau libre. Vous saurez ainsi vers où vous diriger à la sortie de l’ascenseur. » Le fait de connecter le système de contrôle d’accès au réseau de capteurs de présence et au système de réservation de salles pourrait favoriser les espaces pratiques de travail par activité en permettant aux employés de consulter le taux d’occupation des différentes zones du bâtiment et d’ainsi réserver des espaces de travail. En intégrant le système de réservation de salles à l’emploi du temps de chaque employé, ces derniers pourraient se voir assigner automatiquement un espace de travail approprié, et ce, pour chaque moment de la journée. Ensuite, s’ils veulent discuter avec l’un de leurs collègues, l’application leur montrera où il se trouve sans qu’ils aient à déambuler inutilement dans le bureau. 

L’application pourrait également permettre d’accéder aux commodités du bâtiment comme commander de la nourriture, réserver des séances d’entrainement et suivre l’état des files d’attente pour avoir accès à la cafétéria. D’après Fran Heller, directrice générale de Good2Go, une jeune entreprise basée en Californie, les files d’attente seront la nouvelle normalité dans l’après-COVID, ce qui alimentera le besoin de solutions virtuelles. En réponse au manque de toilettes publiques, Good2Go lance sur le marché en 2019 une application pour accéder, sans contact ni clé, à un réseau d’installations sanitaires et d’y faire la file de façon virtuelle. Dans l’après-COVID, les toilettes sans contact seront encore plus prisées. C’est toutefois l’aspect des files d’attente virtuelles de l’application qui répond soudainement à un besoin essentiel. « Personne n’aime faire la file. Mais la faire de manière virtuelle, votre place étant réservée par votre téléphone cellulaire, est une fonctionnalité extrêmement intéressante », souligne Fran Heller. « Être capable de faire la file pour les toilettes tout en étant assis à votre bureau : ça, c’est efficace! Mais peu importe ce pour quoi vous faites la file, notre application peut vous être utile. » La directrice générale de Good2Go discute actuellement avec des propriétaires de bureaux afin qu’ils utilisent l’application pour gérer la capacité de leurs ascenseurs.

Les occupants pourraient non seulement comprendre leur environnement, mais aussi le contrôler grâce à leur propre appareil. « Nous sommes en mesure de créer une interface qui permet aux occupants de scanner un code à leur entrée dans une salle de réunion et ainsi contrôler celle-ci depuis leur téléphone pendant qu’ils s’y trouvent », affirme Colin O’Gallagher, associé principal et consultant en bâtiments intelligents chez WSP New York. « En plus d’éviter à tout le monde d’avoir à toucher à un tableau de commande commun, cette nouvelle technologie suscite également son lot d’étonnement. Je crois que les propriétaires voudront investir dans des stratégies qui jouent sur le visuel et qui ont réellement un impact sur l’expérience des occupants grâce à des espaces de travail riches en technologies. »

Poussant l’intégration de la technologie encore plus loin, le système du bâtiment pourrait se connecter à vous grâce aux dispositifs électroniques ou aux applications mobiles de santé afin de vous aider à atteindre vos objectifs en matière de forme physique ou de santé et mieux-être. « On peut imaginer que plus vous êtes prêts à partager des données, plus le système de gestion du bâtiment intelligent prendra soin de vous », suggère Oliver Larsson, directeur en télécommunications chez WSP Suède. « Vous pourriez choisir l’option “cette semaine, je veux être plus actif” dans l’application. Celle-ci vous indiquera de ne pas prendre l’ascenseur ou réservera la salle de conférence la plus éloignée de votre espace de travail de façon à ce que vous ayez à marcher davantage. » Oliver Larsson ajoute que des notifications pourraient s’ajouter à tout cela afin de pousser les employés à adopter des comportements sains et donne l’exemple d’un promoteur suédois ayant délibérément réduit la vitesse de ses ascenseurs pour encourager les occupants à utiliser les escaliers. Pour dissiper les inquiétudes concernant la protection de la vie privée des employés, il pourrait s’agir d’une technologie à option d’adhésion seulement : « C’est comme un témoin sur le Web. Si vous voulez avoir accès à une nouvelle dimension d’informations, vous pouvez l’accepter. Sinon, vous n’êtes pas obligé. »

Il est probable que ces technologies s’appliquent à la fois aux systèmes des propriétaires et des occupants. Il est donc essentiel qu’il y ait une certaine intégration entre eux. Le promoteur ou le gestionnaire des installations pourrait fournir l’application principale et ensuite lancer des modules pour chaque locataire, modules qui pourront être personnalisés selon l’aspect et la convivialité souhaités. Dans le cas où un locataire aurait déjà une application et un portail qui lui soient propres, il pourra se servir d’interfaces de programmations d’applications (API) pour échanger des renseignements avec les systèmes du bâtiment. « Nous pouvons construire une infrastructure de réseau solide, ainsi les propriétaires de bâtiments pourront facilement ajouter les applications à l’ensemble de services qu’ils offrent déjà à leurs locataires », indique Lucy Casacia, vice-présidente, Solutions interconnectées chez WSP Canada. « L’espace est donc adaptable et peut évoluer pour répondre aux besoins en temps réel au fur et à mesure qu’ils se présentent. Nous sommes conscients qu’en cette nouvelle ère, il sera essentiel de connaitre plus précisément l’emplacement de chaque employé. Toutefois, l’espace doit également se vouloir interactif pour que tous puissent se trouver dans un endroit et ressentir l’enthousiasme qui y circule. Ce serait formidable si nous pouvions conférer à notre espace de travail la même ambiance qu’à un évènement sportif ou de divertissement et créer ce même sentiment de camaraderie. Il est tout simplement impossible de reproduire cette ambiance avec des plateformes de communication comme Zoom ou Microsoft Teams. »

Les appels vidéo seront dorénavant un aspect inévitable de notre vie professionnelle. Un nombre important d’employés travailleront de la maison en tout temps, soit pour respecter les exigences d’occupation, parce qu’ils préfèrent ce mode de travail, ou dans le cadre d’une transition plus marquée de l’entreprise vers le télétravail, de sorte que les déplacements vers le bureau pour des réunions seront de moins en moins fréquents. Le travail en temps de pandémie a également entrainé une collaboration beaucoup plus importante entre les bureaux d’un même pays ou même à l’étranger : si la caméra des participants est activée, l’endroit où chacun se trouve a peu d’importance.

Il s’agit là de l’une des principales lacunes du bureau physique. Les configurations TI d’entreprise sont déjà vues comme inférieures par rapport à la simplicité et au caractère intuitif des technologies grand public. Si ces dernières ne font pas l’objet du même niveau de sécurité ou de fiabilité, les technologies d’entreprise se doivent elles aussi de satisfaire les attentes des utilisateurs. « Les gens s’attendent à entrer dans un espace et que celui-ci soit aussi convivial que le fait d’ouvrir son ordinateur portable chez soi », explique Roneel Singh. « Vous ne devriez pas avoir besoin d’un diplôme pour comprendre comment vous connecter au Wi-Fi ou pour afficher du contenu sur l’écran d’une salle de réunion. Nous devons nous éloigner de l’approche centrée sur les gadgets et nous tourner plutôt vers la fonctionnalité de la salle. » Le matériel audiovisuel doit bien fonctionner, si bien que vous n’y portez plus attention, et ce, sur toutes les plateformes. Il faudra également prévoir un nombre beaucoup plus important de mini-salles de réunion insonorisées pour des appels à deux ou trois participants, sinon le bureau à aire ouverte risque de vite devenir un centre d’appels.

D’après Randy Howder, la pandémie stimulera également l’innovation en matière de technologies de collaboration. Gensler se sert du tableau blanc numérique développé par Miro pour partager les tâches en ce temps de crise : « Le partage est facile en ce moment alors que tout le monde fait du télétravail, mais au bureau, nous sommes habitués à des méthodes de travail traditionnelles comme d’épingler un plan au mur pour que tous l’observent, chose qui n’est pas vraiment possible quand une partie de l’équipe travaille de la maison. Il y a toujours eu un certain parti pris en faveur des employés travaillant au bureau en matière d’expérience et de capacité à interagir et à collaborer. Nous avons beaucoup réfléchi à la manière d’établir une connexion harmonieuse entre les employés qui travaillent à distance et ceux qui sont au bureau. »

 D’après Randy Howder, il sera possible que des participants virtuels soient présents à une table de réunion sous forme holographique d’ici quelques années. Les hologrammes sont déjà utilisés pour ramener à la vie de défuntes vedettes du rock dans le cadre de concerts en « direct » étrangement convaincants. Au fur et à mesure que la technologie évolue, celle-ci pourrait être utilisée pour des présentations ou discours virtuels. La réalité augmentée, elle, sera encore plus commune : « Au lieu de partager votre écran, vous partagerez une expérience de réalité augmentée », explique Roneel Singh. « Vous serez en mesure de vous trouver dans un lieu physique et de vous y déplacer tout en échangeant des propos avec une autre personne. » Il pense d’ailleurs que cette technologie pourrait être intégrée aux plateformes de vidéoconférence d’ici 18 à 24 mois.

Ce n’est pas seulement l’expérience d’une réunion physique au bureau que nous devons reproduire pour les travailleurs à distance, mais aussi les interactions avec leurs collègues et le sentiment d’appartenance à une communauté. « Il s’agit là de certains des aspects du travail qui seront accélérés, car nous comprenons maintenant tout ce qu’implique le télétravail et nous ne voulons pas perdre cette connexion avec nos collègues, quelle que soit la distance qui nous sépare », affirme Natalie Engels. Randy Howder propose que chaque espace de travail ou espace voisin présente un grand écran affichant les dernières activités du groupe : « On pourrait y voir où les membres de l’équipe se situent avec un fil des conversations en cours. Ainsi, on serait au courant des conversations autour de nous comme c’est le cas dans un espace de travail physique. Un tableau numérique serait affiché dans notre bureau où apparaissent tous nos employés et les photos insolites qu’ils partagent. Basé sur cette idée, on pourrait imaginer la possibilité d’afficher en temps réel ce que les employés font. »

D’après Roneel Singh, les technologies intelligentes constitueront l’un des principaux critères de sélection pour les promoteurs et les propriétaires dans le marché de l’après-COVID. « Il a toujours été difficile de quantifier l’avantage commercial de l’expérience client », dit-il. « Mais si ses technologies sont bien intégrées, les utilisateurs ne voudront plus s'en passer. » Il compare cette situation aux compagnies aériennes et d’électroniques grand public qui cherchent à fidéliser leur clientèle autrement que par la simple vente de vols ou de gadgets. Apple a mis sur le marché son Apple TV à un prix très bas afin que les consommateurs continuent à acheter du contenu depuis sa bibliothèque et à utiliser ses téléphones intelligents. La compagnie aérienne Qantas récompense les voyageurs assidus en leur donnant accès à ses salons Premium. « Après avoir vécu l’expérience d’un salon Platinum, les clients font tout pour que leurs frais de voyage soient assez élevés pour profiter à nouveau de ce luxe. Nous devons créer ce genre de sentiment dans nos bâtiments. Si la transition se fait sans problème et que les gens ont accès à toutes ces commodités, vous serez en mesure de concevoir un écosystème qu’ils ne voudront jamais quitter. »