Pouvons-nous faire du bureau une destination de choix après la Covid-19? 

À partir du moment où l’on voit le travail comme une activité et non comme un lieu, les bureaux perdent de leur importance…

Depuis plusieurs semaines, WSP étudie les changements que pourrait entrainer la pandémie de COVID-19 sur les lieux où nous passons la plupart de notre temps d’éveil. Nous nous sommes entre autres penchés sur les conséquences de la distanciation physique sur la culture du milieu de travail, ce qu’il faut pour rendre les bureaux à l’épreuve des virus et l’éventuelle baisse de la demande de locaux commerciaux.

À la suite de la généralisation du télétravail pendant le confinement, nous voyons désormais nos espaces de bureau d’un autre œil. Le changement le plus notoire est sans doute que nous n’irons plus au bureau par simple automatisme. Avant la COVID-19, on se rendait par défaut, sans trop se poser de questions et parfois même les yeux fermés, sur les lieux offerts par l’employeur pour accomplir le travail d’ordre intellectuel.

À l’avenir, les employés et les organisations jugeront par eux-mêmes s’il est nécessaire d’être au bureau pour exécuter certaines tâches… et pourraient arriver à des conclusions très différentes. Mais une chose est sûre : si l’on estime qu’il vaut mieux se rendre sur place pour améliorer la productivité, la collaboration et le sentiment d’appartenance, les lieux de travail devront devenir une destination de choix.

Les bureaux populaires pourraient en fait avoir plus en commun avec les magasins et les installations de divertissement qui évoluent sans cesse pour offrir une expérience toujours plaisante. Il faudra donc éliminer les causes d’inconfort en milieu de travail, rehausser les aspects positifs, ajouter des incitatifs et favoriser l’établissement d’une chimie entre les employés afin de les motiver à réintégrer les lieux, puis à y revenir constamment.

Pour ceux qui n’y travaillent pas, vos bureaux pourraient-ils susciter la peur de passer à côté de quelque chose – l’émotion la plus puissante du XXI^e siècle? Nous vous avons concocté un plan en sept étapes pour vous aider à y parvenir.

La prévention des infections demeurera une grande priorité jusqu’à l’arrivée sur le marché d’un vaccin contre la COVID-19. Mais la pandémie aura sûrement laissé sa marque dans l’esprit des gens, qui comprendront mieux comment les maladies peuvent se répandre. Les employeurs devront modifier les lieux de travail et prouver à leur personnel qu’ils ont pris les précautions appropriées. Nous avons déjà analysé les stratégies de gestion du transport vertical ainsi que les mesures de distanciation physique, de nettoyage approfondi et d’optimisation de la qualité de l’air visant à rendre les bureaux à l’épreuve des virus. Si vous ne garantissez pas la santé et la sécurité de vos employés, les autres améliorations n’auront aucune importance.

C’est une question à régler absolument. Outre la nécessité actuelle de se tenir loin les uns des autres, le fait de ne pas avoir de bureau assigné, combiné aux désagréments des aires ouvertes densément peuplées, constitue l’une des principales raisons à l’origine du manque de motivation de certaines personnes à travailler sur place. D’après Diane Hoskins, co-chef de la direction de l’agence d’architecture Gensler, cette mode a peut-être d’ailleurs fait son temps : « La santé est une préoccupation grandissante en milieu de travail, ce qui exige l’adoption de nouvelles approches, comme le retour à une densité plus acceptable. Même sans parler de santé, nous avions déjà constaté dans nos recherches d’avant la COVID-19 que, pour l’employé comme pour l’organisation, les bureaux très peuplés ne répondaient pas toujours à certains besoins fonctionnels fondamentaux. »

Quand Gensler a demandé l’avis d’employés de bureau aux États-Unis durant le confinement*, elle a découvert que seulement 12 % d’entre eux ne voulaient absolument pas recommencer à travailler sur place. Ces répondants avaient des profils différents, mais beaucoup n’avaient pas de poste assigné avant la pandémie et cette situation ne leur convenait pas. « Bien souvent, c’est plus une indication d’inconfort qu’une preuve d’amour du télétravail. Être au bureau leur est simplement pénible », précise M^me Hoskins. Les sondages réalisés par Gensler dans les bureaux démontrent en outre qu’il y a eu une perte d’efficacité dans les dernières années et qu’elle est fortement corrélée à l’augmentation de la densité. « Oui, nous réussissons à faire travailler plus de gens dans un même lieu, mais cela ne veut pas dire que l’environnement est meilleur. Je pense que nous continuerons d’exploiter des aires ouvertes, avec cependant des configurations différentes pour laisser aux employés suffisamment d’espace. Et ceux qui vont au bureau tous les jours devraient avoir leur propre poste de travail. »

Pour devenir une véritable destination de choix, un lieu de travail doit être le mieux adapté possible aux diverses tâches que le personnel y accomplit (réflexions profondes, rédaction, appels, collaboration, remue-méninges ou interactions informelles entre collègues). Autrement dit, les employés ont besoin d’un espace personnel, mais aussi de bien d’autres types d’espaces. Chez eux, ils peuvent choisir où s’installer (même si les options sont parfois réduites), et les faire renoncer à cette nouvelle habitude s’annonce difficile. Les meilleurs espaces de travail par activité offrent une variété d’endroits judicieusement conçus, facilement accessibles et adaptés aux besoins qui évoluent durant la journée.  

« Pouvoir se déplacer, changer de point de vue ou de posture et interagir différemment avec les autres améliore grandement la vie au travail », affirme Ron Bakker, directeur et fondateur de PLP Architecture à Londres. C’est lui qui a imaginé The Edge à Amsterdam*, l’un des bâtiments les plus intelligents et durables au monde, qui non seulement offre une vaste gamme d’installations, mais se synchronise également avec les calendriers des employés pour que chacun puisse trouver en tout temps l’espace qui lui convient. « Après quelques années, les gens planifient leur journée différemment et prennent des décisions mûrement réfléchies au sujet de leur charge de travail et de leur horaire », poursuit M. Bakker. Deloitte, l’entreprise qui occupe l’édifice, a enregistré une baisse de 55 % de l’absentéisme comparativement à ses autres bureaux hollandais.

Le plus grand facteur de stress dans les aires ouvertes est probablement le bruit quand vous tentez désespérément de vous concentrer – ou l’absence de bruit quand vous passez un appel dans un silence hostile. Selon Seiko Kurokawa, conceptrice chez WSP en Nouvelle-Zélande, l’aménagement des lieux doit donc tenir compte de cette réalité. Les employeurs doivent aussi indiquer clairement ce que l’on peut faire et où. « Tout repose sur l’éducation, le savoir-vivre et le soutien entre collègues, des sujets dont il faudra discuter lors de la réintégration des bureaux ».

Si on leur laisse le choix, la plupart des gens accompliront à la maison les tâches exigeant de la concentration et aucun travail d’équipe. Les bureaux devront quand même inclure des zones tranquilles pour accommoder ceux qui n’ont d’autre choix que de s’y rendre, mais le reste de l’aménagement pourrait énormément changer. Heather Smith, directrice nationale des stratégies en milieu de travail chez Architecture49 au Canada suggère de supprimer certains postes de travail et de plutôt dédier les aires ouvertes à la collaboration. « Idéalement, les réunions cesseront de se faire à 15 entassés dans une petite salle, mais se tiendront dans un espace plus ouvert. Je crois qu’il faut combattre notre réflexe de bâtir des murs et des cloisons partout. Énormément d’employés rêvent de retourner au bureau parce qu’ils puisent leur énergie dans les interactions avec leurs pairs. Or, si seulement 10 personnes sont présentes à la fois au lieu de 50 et que les employés ne peuvent pas se voir, ils n’ont pas vraiment intérêt à revenir au bureau. »

Mais comment savoir si les collègues que nous voulons rencontrer seront là en même temps que nous? Il faudra planifier nos visites avec soin pour en tirer le meilleur parti, d’où l’importance d’envisager le bureau comme une destination pour les rendez-vous. Les technologies intelligentes peuvent d’ailleurs nous faciliter la tâche sur ce plan. Nous en reparlerons dans un autre article de la présente série.

Cela devrait se révéler relativement simple étant donné que les bureaux d’une organisation comprennent déjà beaucoup d’installations impensables dans une résidence. En effet, tout le monde ne jouit pas des conditions idéales pour le télétravail et peu de gens possèdent de la technologie de pointe et de l’équipement coûteux. « Leur donner accès à du matériel informatique extraordinaire comme des imprimantes 3D et de grands écrans d’ordinateur les attirera certainement, surtout les jeunes diplômés », garantit Carolyn Solley, associée principale chez Hassell, à Brisbane, en Australie. « Souvent, un milieu de travail vraiment tendance sera une source de motivation pour les jeunes, parce qu’il rehausse leur image de marque personnelle. » 

Autre attrait majeur : un bon restaurant, café ou bar à jus, ou, sinon, la visite régulière de divers traiteurs locaux. Cette variété assurée est ce qui joue le plus en faveur des bureaux, surtout ceux du centre-ville. D’après Mme Solley : « Les gens ont soif de nouveauté au quotidien, car avec le temps, faire la même chose chaque jour dans le même environnement finit par ennuyer. Mettez donc un peu de sel dans leur routine en leur proposant des services uniques! »

Les travailleurs qui réintégreront les bureaux rechigneront à délaisser le confort de leur foyer et supporteront moins bien qu’avant les conditions et situations non optimales. Pour les encourager à venir sur place, les employeurs devront par conséquent s’assurer qu’ils s’y sentent à l’aise. 

En général, les habitations comprennent plus de lumière naturelle, d’air frais et de verdure que les bâtiments et quartiers commerciaux. Le confinement a révélé à beaucoup de gens les effets positifs de ces choses toutes simples sur la santé et le bien-être. Les exercices physiques quotidiens sont quant à eux devenus une habitude que certaines personnes souhaiteront conserver. D’autres choisiront la marche ou la bicyclette afin d’éviter les risques de contamination dans les transports collectifs bondés. Des installations qui facilitent et encouragent un mode de vie sain donnent des raisons supplémentaires de se présenter au bureau. Pensons à des stationnements sûrs pour les vélos, à des douches et à des vestiaires, à des salles d’entrainement et à des cours de sport sur place. Les propriétaires d’édifice peuvent également contribuer à transformer les bureaux en destinations essentielles au maintien du mode de vie en offrant des services de garderie, de nettoyeur, de cueillette de paquets ou même d’assistant d’achats.

En plus des conditions ressemblant davantage à celles de la maison, il doit régner une culture de véritable flexibilité, ce qui implique une plus grande tolérance envers les appels personnels et les pauses prises en dehors des heures typiques. « Grâce à la technologie, notre gestionnaire peut nous joindre presque 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Il serait juste et équitable que notre vie personnelle puisse, elle, s’immiscer dans notre vie professionnelle, souligne William Johnston, ingénieur en structures et directeur principal chez WSP au Canada. Mme Smith partage son avis : « Nous ne pourrons peut-être pas offrir exactement le même confort qu’à la maison, mais les travailleurs voudront néanmoins garder le contact avec leur famille. Les organisations doivent donc absolument continuer à faire évoluer leur culture et la communiquer clairement. » 

Encore plus qu’avant, voir des gens sera la principale raison de se rendre au travail. La majeure partie de la vie sociale au bureau se construit naturellement, mais les employeurs et les propriétaires d’édifice peuvent donner un coup de pouce en offrant aux travailleurs plus d’occasions de se croiser et de se réunir. Publier à grande échelle un calendrier d’événements de réseautage constitue un excellent point de départ, mais ce sont les rencontres fortuites qui font du bureau un véritable lieu de rassemblement.  

D’après M. Johnston, le milieu de travail devrait avoir pour principale mission de nourrir l’inspiration, en particulier dans les industries du savoir. « Puisqu’un nombre croissant de tâches sont automatisées, nous devons créer un environnement qui stimule la créativité et favorise la naissance de grandes idées. Nous avons besoin d’espaces variés et modulables qui éveillent la curiosité et incitent à la réflexion. » Tenir compte de l’aspect social durant la conception constitue un bon moyen d’y parvenir. « Nous pouvons par exemple inclure des zones permettant aux employés de voir leurs collègues, comme des amphithéâtres ou des aires communes, mais aussi des personnes qu’ils n’auraient jamais croisées autrement. Cela leur donnera la chance de s’informer sur leurs tâches respectives et de découvrir comment s’entraider. » 

Pour ses bureaux, PLP a choisi une vaste aire ouverte avec en son centre une allée de 100 mètres de long. « Vous y rencontrez immanquablement des gens, explique M. Bakker. Vous passez à côté de toutes les équipes pour vous rendre au milieu, là où se trouvent les zones de repos, les imprimantes et les photocopieurs. C’est grâce à ces interactions impromptues que nous évoluons, innovons et nourrissons notre créativité. Il ne s’agit pas simplement d’échanger, mais de faire naitre des idées différentes et nouvelles. La dynamique de groupe est difficile à recréer sur Zoom alors qu’elle compte beaucoup pour notre espèce ». 

« Ces interactions inattendues gagneront en importance après la pandémie, affirme Mme Kurokawa. Les bureaux s’apparenteront davantage à des espaces de cotravail, où l’on a plus conscience des possibilités de collaboration. Les organisations décideront peut-être d’en tirer pleinement parti en offrant de tels espaces à leurs partenaires externes ou en aménageant le hall d’entrée et le devant de l’édifice de façon à pouvoir y tenir des soirées. Elles devront évidemment conserver des zones fermées au public afin de protéger leurs équipements et leurs données, mais offriront davantage d’espaces semi-publics et à usages multiples. » Les bureaux les plus attrayants attireront non seulement les employés, mais également les clients, les collaborateurs externes et la communauté élargie. 

En garantissant une expérience en ligne sans problème, les employeurs réaffirmeront directement et indirectement le statut de leurs bureaux en tant que destination de choix. Vu la croissance du nombre de télétravailleurs et la baisse des voyages d’affaires, presque toutes les réunions comprendront des participants virtuels. Il faudra les intégrer de façon à ce qu’ils puissent contribuer autant et aussi agréablement que les autres, comme ce fut le cas lors des vidéoconférences durant le confinement. La technologie qui rend possible la collaboration doit toutefois fonctionner de manière intuitive et fluide. Nous en reparlerons dans un article de cette série.

« Je pense que nous verrons apparaitre des salles de réunion ressemblant davantage à des studios de télévision qu’à des pièces déprimantes avec une petite caméra dans un coin », prédit Narada Golden, vice-président du groupe Écologie du bâti chez WSP aux États-Unis. « Les participants à distance doivent être en mesure de voir et d’entendre toutes les personnes présentes. Pour ce faire, il faut un bon éclairage, un son de qualité, un fond intéressant et des caméras permettant de bien distinguer chaque visage. »

Si la vitalité du milieu de travail se transmet efficacement par vidéo, les participants virtuels auront envie de venir au bureau la prochaine fois, de peur de passer à côté de quelque chose. D’un autre côté, M. Golden croit que les réunions en ligne aideront les entreprises à diminuer leur empreinte carbone, en réduisant les déplacements : « J’adore rencontrer les gens en personne, mais je préférerais ne pas avoir à conduire ou à prendre les transports collectifs ou un avion juste parce que l’expérience virtuelle est de piètre qualité. »

Par ailleurs, suivre les protocoles garantissant la réussite des réunions en ligne améliorerait l’expérience dans les bureaux. S’assurer que chacun a la chance de s’exprimer ou d’utiliser une fenêtre de clavardage pour soumettre des questions augmenterait par exemple les probabilités d’entendre les gens moins à l’aise d’interrompre une discussion.

De quelles autres manières pourrions-nous intégrer les télétravailleurs au bureau? « Ce serait génial de visiter l’endroit réservé à l’équipe de concepteurs dans l’édifice et de savoir lesquels sont actifs même s’ils ne se trouvent pas tous sur place ce jour-là, ajoute M. Golden. Comme dans Skype, il pourrait y avoir un drapeau rouge, jaune ou vert indiquant le statut de la personne et sur lequel on cliquerait pour lui parler. Ce genre d’interaction rapide et informelle serait vraiment utile, mais la conversation risque de s’interrompre assez vite si vous devez toujours revenir à votre poste de travail pour la relancer. Le bureau devrait faciliter au maximum les échanges et, pour ce faire, offrir un canal de transmission fluide entre le tangible et le virtuel. »

À long terme, faire sortir de l’ombre les participants virtuels pourrait bien encourager même les grands introvertis à venir au travail. Il s’agit probablement du groupe le plus difficile à convaincre. « Quand vous travaillez de la maison, vous devez faire des efforts pour collaborer, souligne M^me Solley. Vous devez prendre l’initiative de communiquer avec les autres et fixer des rendez-vous alors que sur place, tout se fait un peu plus naturellement. Si certains introvertis voudront peut-être longtemps rester chez eux, la plupart des extrovertis sont impatients de revenir au bureau... mais qui sait ce qui arrivera vraiment? » Quand on ne peut plus passer inaperçu en travaillant à distance, il peut être plus agréable de se fondre dans la masse présente au bureau.

Si l’on veut que les milieux de travail conservent leur valeur et leur statut, il ne faudra ménager aucun effort pour répondre aux nouvelles attentes et aux demandes contradictoires. Utiliser pleinement les technologies s’avérera donc nécessaire. Les bâtiments intelligents pourront satisfaire les exigences sur les plans de la santé, de la commodité et du confort, alors que les outils de collaboration émergents tableront sur la réalité virtuelle et augmentée pour offrir les interactions, la nouveauté et les stimulations dont nous avons tant besoin dans nos vies professionnelles. Nous explorerons ces thèmes dans la prochaine partie de notre série.