En garantissant une expérience en ligne sans problème, les employeurs réaffirmeront directement et indirectement le statut de leurs bureaux en tant que destination de choix. Vu la croissance du nombre de télétravailleurs et la baisse des voyages d’affaires, presque toutes les réunions comprendront des participants virtuels. Il faudra les intégrer de façon à ce qu’ils puissent contribuer autant et aussi agréablement que les autres, comme ce fut le cas lors des vidéoconférences durant le confinement. La technologie qui rend possible la collaboration doit toutefois fonctionner de manière intuitive et fluide. Nous en reparlerons dans un article de cette série.
« Je pense que nous verrons apparaitre des salles de réunion ressemblant davantage à des studios de télévision qu’à des pièces déprimantes avec une petite caméra dans un coin », prédit Narada Golden, vice-président du groupe Écologie du bâti chez WSP aux États-Unis. « Les participants à distance doivent être en mesure de voir et d’entendre toutes les personnes présentes. Pour ce faire, il faut un bon éclairage, un son de qualité, un fond intéressant et des caméras permettant de bien distinguer chaque visage. »
Si la vitalité du milieu de travail se transmet efficacement par vidéo, les participants virtuels auront envie de venir au bureau la prochaine fois, de peur de passer à côté de quelque chose. D’un autre côté, M. Golden croit que les réunions en ligne aideront les entreprises à diminuer leur empreinte carbone, en réduisant les déplacements : « J’adore rencontrer les gens en personne, mais je préférerais ne pas avoir à conduire ou à prendre les transports collectifs ou un avion juste parce que l’expérience virtuelle est de piètre qualité. »
Par ailleurs, suivre les protocoles garantissant la réussite des réunions en ligne améliorerait l’expérience dans les bureaux. S’assurer que chacun a la chance de s’exprimer ou d’utiliser une fenêtre de clavardage pour soumettre des questions augmenterait par exemple les probabilités d’entendre les gens moins à l’aise d’interrompre une discussion.
De quelles autres manières pourrions-nous intégrer les télétravailleurs au bureau? « Ce serait génial de visiter l’endroit réservé à l’équipe de concepteurs dans l’édifice et de savoir lesquels sont actifs même s’ils ne se trouvent pas tous sur place ce jour-là, ajoute M. Golden. Comme dans Skype, il pourrait y avoir un drapeau rouge, jaune ou vert indiquant le statut de la personne et sur lequel on cliquerait pour lui parler. Ce genre d’interaction rapide et informelle serait vraiment utile, mais la conversation risque de s’interrompre assez vite si vous devez toujours revenir à votre poste de travail pour la relancer. Le bureau devrait faciliter au maximum les échanges et, pour ce faire, offrir un canal de transmission fluide entre le tangible et le virtuel. »
À long terme, faire sortir de l’ombre les participants virtuels pourrait bien encourager même les grands introvertis à venir au travail. Il s’agit probablement du groupe le plus difficile à convaincre. « Quand vous travaillez de la maison, vous devez faire des efforts pour collaborer, souligne Mme Solley. Vous devez prendre l’initiative de communiquer avec les autres et fixer des rendez-vous alors que sur place, tout se fait un peu plus naturellement. Si certains introvertis voudront peut-être longtemps rester chez eux, la plupart des extrovertis sont impatients de revenir au bureau... mais qui sait ce qui arrivera vraiment? » Quand on ne peut plus passer inaperçu en travaillant à distance, il peut être plus agréable de se fondre dans la masse présente au bureau.
Si l’on veut que les milieux de travail conservent leur valeur et leur statut, il ne faudra ménager aucun effort pour répondre aux nouvelles attentes et aux demandes contradictoires. Utiliser pleinement les technologies s’avérera donc nécessaire. Les bâtiments intelligents pourront satisfaire les exigences sur les plans de la santé, de la commodité et du confort, alors que les outils de collaboration émergents tableront sur la réalité virtuelle et augmentée pour offrir les interactions, la nouveauté et les stimulations dont nous avons tant besoin dans nos vies professionnelles. Nous explorerons ces thèmes dans la prochaine partie de notre série.