El Covid-19 ha sido una experiencia traumática global.

Ha traído ansiedad y aprensión sobre cómo hemos operado anteriormente y cómo aprenderemos a hacerlo a medida que navegamos por nuestra nueva normalidad. Hoy, muchos de nosotros estamos en la posición única de tener que convertirnos rápidamente en expertos en roles recientemente definidos de la noche a la mañana. Es crucial que tomemos decisiones informadas para no liderar con prisa basados en el miedo. Hay casos en los que transformar por completo una oficina o implementar tecnologías que nunca hemos usado, sin respaldo lógico o económico, desalinea nuestros objetivos comerciales.

Miro esto en términos de cómo podemos optimizar el entorno actual para proporcionar a los empleados la normalidad que buscan, mientras implementamos nuevas políticas y procedimientos.

Sabemos que las tecnologías de construcción están fechadas en gran medida. Se pueden obtener eficiencias con mejoras sutiles para lograr el rendimiento operativo deseado; esto podría incluir mejoras simples en el sistema como el control de acceso. Las consideraciones y las evaluaciones de riesgos deben incluir las siguientes preguntas:

  • ¿Cuándo fue la última vez que un sistema fue evaluado o auditado independientemente?
  • ¿Cuál es la antigüedad de las tecnologías implementadas?
  • ¿Los dispositivos son seguros, según los estándares actuales?
  • ¿El plan incluye provisiones para pequeñas renovaciones que aumenten el acceso sin fricción o el rastreo de contactos?

Apoyándonos en la inteligencia de seguridad que a menudo se pasa por alto, obtenemos información de los análisis. Por ejemplo, si una persona conocida con una enfermedad infecciosa accede a un área, podemos identificar a los usuarios posteriores y luego actuar en consecuencia. Idealmente, aprovechar la inteligencia de los sistemas puede proteger mejor el negocio y su gente.

Muchas organizaciones todavía usan libros de registro de papel obsoletos, lo que no sirve para fines de auditoría o seguridad.

Cuando automatizamos la gestión de visitantes y contratistas, obtenemos un registro de quién ingresa al edificio y podemos privatizar cualquier información que se les haya pedido que brinden sobre dónde han estado o cómo se sienten. Esto contribuye a la protección de la información de identificación personal, que no debe residir en ningún libro de papel. La integración de la gestión de visitantes con un sistema de control de acceso también nos informa dónde ha estado la persona dentro de la propiedad. Conocer a quién han venido a visitar, el propósito de su visita, si han estado en el sitio más veces de lo que se creía anteriormente, o si son empleados rotativos, proporciona una visión vital para el negocio. Este conocimiento se beneficia no solo de una perspectiva de salud y seguridad, sino también de la continuidad del negocio, la seguridad y el riesgo en general, ya que tenemos un registro auditable de las personas que acceden a la organización.

La detección de temperatura es un tema delicado, que no es tan simple como cambiar una cámara tradicional por una infrarroja.

Esto demuestra que no es tan efectivo como se suponía inicialmente y ofrece poco más que un reconfortante efecto placebo. Hay varias variables: alguien puede activar una alarma porque opera a una temperatura corporal más alta o ha estado haciendo ejercicio, o la piel puede estar más fría debido al clima invernal. Los virus como Covid-19 tienen un largo período de incubación, donde una persona asintomática infecciosa no puede tener fiebre. Las pantallas de temperatura pueden causar un riesgo adicional, por lo que, si las personas sienten que todos en las instalaciones están controlados y sanos, es más probable que bajen la guardia y den por hecho el protocolo de distanciamiento social. La información obtenida mediante un control automático y manual de la temperatura genera un registro médico de salud. Una organización debe estar equipada para el manejo y almacenamiento de datos personales, respetando la privacidad aplicable a las regulaciones locales y federales en cualquier región del mundo en que resida.

Simples mejoras que optimizan de manera impactante el entorno post-Covid-19 incluyen la movilidad.

Sabemos que las tarjetas de acceso y los llaveros de plástico son inseguros y susceptibles de piratería. Una vez que se ha producido una infracción o robo, una organización ya no tiene control o conocimiento de quién ha accedido a la propiedad o dónde, y pierde la capacidad de proteger los activos más críticos. Una mejor opción son las credenciales cifradas a través de una tarjeta inteligente o dispositivo móvil. Habilitar la activación por Bluetooth de largo alcance de un lector de tarjetas beneficia aún más si la puerta es accionada por un operador automático. La programación de la puerta para que se abra en una lectura de credencial válida, de modo que ya no toquemos físicamente ni el dispositivo, ni la puerta, facilita la entrada segura sin problemas. La interrupción del uso de tarjetas de plástico introduce otras mejoras, como una mejor experiencia del usuario, reducción de desperdicio y autenticación de trabajadores remotos.

Las credenciales cifradas convergen la seguridad física con la seguridad de la información.

No es ningún secreto que las contraseñas pueden verse fácilmente comprometidas, especialmente si son cortas o comunes. La industria ha estado intentando digitalizar mientras conserva procesos engorrosos de legado. La implementación de credenciales móviles, seguras para el control de acceso físico, integran identidades digitales, acceso lógico y autenticación multifactorial de computadoras y otros dispositivos de red. Mejorar la integridad de extremo a extremo significa que la organización sabe quién ingresa al edificio y dónde, pero lo más importante, quién accede a equipos específicos.

Las tecnologías con múltiples usos producen una única solución que beneficia a múltiples áreas.

Un ejemplo fantástico es un sistema de ubicación en tiempo real (RTLS por sus siglas en inglés) que utiliza balizas de Bluetooth. Estos son flexibles y escalables, con muchas formas de uso, como orientación de aplicaciones, mejorada opcionalmente a través del kit de desarrollo de software (SDK por sus siglas en inglés) integrado en la aplicación móvil de su organización. Los entornos de oficina posteriores a la pandemia con limitaciones de ocupación o escritorios hoteleros se mejoran al mostrar la asignación y los asientos disponibles cuando el RTLS interactúa con el control de acceso y los sistemas audiovisuales. Más allá de los datos sobre quién y cómo se reúnen las personas en caso de emergencia o evacuación, el RTLS permite a los socorristas tener la ubicación de una persona que pueda estar en peligro. Alternativamente, el RTLS podría funcionar como una alarma secundaria para proteger áreas restringidas o para el seguimiento de activos de equipos críticos. Una mentalidad cohesiva dentro de una organización agiliza la colaboración sobre intentos ad hoc aislados.

El mensaje clave es optimizar las tecnologías que ya tenemos para tomar decisiones informadas que respalden la estrategia comercial.

Navegar por la nueva normalidad mediante la modernización de las oficinas y la digitalización de los flujos de trabajo conlleva a una gran cantidad de cambios. Hay que tener en cuenta que no existe un enfoque único para todos. Antes de revisar la empresa, tómese el tiempo para evaluar las soluciones y los efectos que tales cambios tendrán en las personas y la tecnología. Si nos damos tiempo para tomar decisiones informadas, implementando pequeños cambios primero con el resultado final enfocado, estaremos mejor capacitados para apoyar a la organización y a su gente para lograr la normalidad que buscan.

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