L’objectif général était de produire un plan de gestion des activités qui :

• Répond aux exigences de l’analyse de rentabilité pour appuyer une demande d’aide financière auprès de l’agence des transports de Nouvelle-Zélande (NZTA)
• Soutient la consultation du Waitaki District Council (WDC) dans le cadre du plan à long terme 2021–2030
• Est conforme à la politique de gestion des actifs du WDC (à moins de 10 % du niveau de pratique cible, mesuré par auto-évaluation)

Les objectifs et facteurs de réussite du projet incluaient :

• Ce serait une réussite que le plan soit utilisé comme exemple par le Road Efficiency Group (REG).
• Le plan de gestion des activités doit être convaincant et engageant (quoi, pourquoi et quand). Le plan doit inspirer confiance aux investisseurs et être soutenu par le conseiller local en investissement de la NZTA.
• Le plan doit mieux intégrer les principes de gestion des risques et inclure une discussion approfondie sur les options de cycle de vie.
• Le plan à jour doit être prêt dans les temps impartis.

Le projet a abouti à un plan de gestion des activités à jour qui cadre avec le contexte et les priorités régionales et nationales et qui présente un argumentaire d’investissement convaincant pour l’option privilégiée. La mise à jour repose sur les renseignements et les analyses fournis par le WDC.

Notre solution

La réalisation consistait en un seul plan de gestion des actifs, structuré et décliné en trois parties. Chaque partie devait être séparable, actualisable indépendamment, et destinée à des publics différents.

Partie A – Analyse de rentabilité

PUBLICS CIBLES: investisseurs. Par exemple : NZ Transport Agency (NZTA) Waka Kotahi, Waitaki District Council (WDC), Regional Land Transport Committee (RLTC)

ACCENT: Répondre à la question « pourquoi investir ». Décrit l’environnement opérationnel, les enjeux stratégiques et les aspirations futures. Repère les raisons de changer ou de maintenir le statu quo.

Contenu:

1. Contexte stratégique – Décrit les hypothèses sur l’avenir, les risques, les objectifs et les documents stratégiques de référence. Positionne les objectifs souhaités par rapport aux résultats locaux, régionaux et nationaux. Décrit l’approche du WDC en matière de gestion des actifs et de prestation de services.
2. Évaluation stratégique – Définit les problèmes stratégiques, les options, les avantages et les conséquences. Confirme l’option privilégiée, les coûts et les résultats attendus.

Partie B – Plan de gestion des activités

PUBLICS CIBLES : communauté; conseil (plan annuel, plan à long terme)

ACCENT : Résultats des services. Fournit des renseignements détaillés sur la réponse au scénario futur planifié ou supposé. Explique ce que nous allons faire et comment nous allons le faire. Des extraits peuvent être repris dans le plan annuel et le plan à long terme.

Contenu :

1. Résultats – Repère les niveaux de service, les opinions et les besoins des parties prenantes, ainsi que les principaux écarts dans les niveaux de service.
2. Programme – Présente un programme de travail et d’activités (exploitation, maintenance, renouvellements et programmes nouveaux ou de perfectionnement), ainsi que des prévisions financières pour appuyer l’analyse de rentabilité.
3. Documents justificatifs – Fournit des preuves solides que le programme représente le meilleur rapport qualité-prix. Établit une liste de solutions de rechange, d’options ainsi que les coûts et les risques associés à l’option privilégiée.

Partie C – Plan de gestion des actifs

PUBLICS CIBLES : personnel du secteur des transports; entrepreneurs

ACCENT : Document technique décrivant les approches de gestion détaillées et les options pour les portefeuilles d’actifs et les programmes d’activités.

CONTENU:

1. Plans de gestion du cycle de vie – Analyse détaillée de la portée de chaque portefeuille, des enjeux et des écarts de service, des options, des coûts, des risques et des avantages.
2. Systèmes de gestion des actifs – Description des personnes, des pratiques, des outils et des processus de gestion des actifs utilisés pour gérer et réaliser l’activité.
3. Plan d’amélioration – Évaluation des lacunes dans le système de gestion des actifs et description du plan pour combler ces lacunes.

Données clés

Le projet s’est poursuivi pendant le confinement de niveau 4 lié à la Covid-19 (ce qui témoigne des efforts remarquables déployés par le responsable technique Matt Rodwell, qui était soutenu par Damien Douglas).