Aviso de Privacidad WSP

2. ¿Quiénes somos y quién es responsable de sus datos personales?

WSP es una firma internacional de servicios profesionales e ingeniería con sede en Canadá, con oficinas en numerosos lugares en los cinco continentes. Puede encontrar más detalles en nuestro sitio web. Nuestros datos de contacto se encuentran en la sección 11 de este Aviso de Privacidad.

Normalmente, la entidad de WSP o entidad asociada que es legalmente responsable de manejar sus datos personales será la entidad en el país donde usted accede a nuestros servicios y/o interactúa con nosotros.

Cuando WSP es contratado por sus clientes para proporcionar servicios y, como resultado, recopilamos y usamos sus datos personales, generalmente lo hacemos de acuerdo con las instrucciones contractuales de nuestros clientes o de conformidad con las leyes de protección de datos aplicables. Por lo general, son nuestros clientes y no WSP quienes deciden cómo y por qué deben utilizarse los datos personales en la prestación de servicios, por lo que nuestros clientes serán en última instancia responsables de sus datos personales en tales circunstancias.

3. ¿Qué datos personales recopilamos sobre usted y para qué fines?

Podemos recopilar datos personales sobre usted o las personas que trabajan para su organización en diversas circunstancias, incluyendo la prestación de nuestros servicios, el uso de nuestro sitio web, la asistencia a uno de nuestros eventos/oficinas y/o cuando interactuamos con usted, por ejemplo, para adquirir un servicio para WSP, etc. Los datos personales que recopilaremos y los motivos para utilizarlos dependerán de la naturaleza de su relación con nosotros, pero pueden incluir los tipos de información y propósitos que se detallan a continuación.

1. Interacción con usted
   
   Esto incluye datos personales como su nombre, título, cargo, la empresa para la que trabaja, su dirección postal, dirección de correo electrónico, número de teléfono y su correspondencia con WSP (incluyendo notas /transcripciones / grabaciones de llamadas por teléfono o sistemas de Voz sobre IP). También podemos preguntar sobre su relación con otra persona, por ejemplo, para establecer cualquier conflicto de interés que pueda existir. Requerimos la información anterior para interactuar con usted con fines comerciales.



2. Identificación y verificación
   
   Podemos pedir su pasaporte u otro documento de identificación oficial para verificar su identidad, por ejemplo, si necesita visitar las oficinas o instalaciones de WSP, o acceder a los sistemas de WSP antes o durante su interacción con nosotros. Además de los datos que nos proporciona directamente, y de acuerdo con las leyes locales del país donde accede a nuestros servicios, también podemos obtener información sobre usted de otras fuentes, como autoridades fiscales, proveedores cuidadosamente seleccionados de verificación de antecedentes (ver la sección 5 a continuación para más información sobre el uso de terceros por parte de WSP), y/o de registros/sitios web públicos donde usted haya puesto a disposición voluntariamente sus datos personales (por ejemplo, LinkedIn, bases de datos de empresas, etc.). Requerimos esta información como parte de nuestros procesos de aceptación comercial y para cumplir con nuestras obligaciones legales de prevención de lavado de dinero, terrorismo, corrupción y fraude.



3. Seguridad en las instalaciones
   
   Si nos visita en nuestras instalaciones, podemos recopilar su imagen y/o grabaciones de video a través de CCTV, y también podemos recopilar información del registro de visitantes (por ejemplo, tiempos de entrada y salida, matrícula del vehículo, etc.). Recopilamos estos datos personales porque es de nuestro interés legítimo garantizar la seguridad de nuestras instalaciones y con fines de detección y prevención de delitos.
   
   Si se conecta a nuestra red Wi-Fi para visitantes cuando visita una de nuestras oficinas, podemos recopilar su nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono, dirección MAC del dispositivo, dirección IP y ubicación para proporcionarle acceso a esta red y protegerla de usos no autorizados.



4. Reuniones/eventos
   
   Podemos recopilar de usted, información básica de contacto cuando se registre o asista a una reunión/evento organizado por WSP o en su nombre. Usamos esta información para identificarle por razones de seguridad y protección, y para poder invitarle a futuros eventos/reuniones (ver la sección 3(f) sobre marketing a continuación).
   
   Además, para fines promocionales, también podemos recopilar fotos/video de las personas que asisten a dichas reuniones y eventos.
   
   Sin embargo, también puede informarnos sobre cualquier requisito dietético específico y/o contarnos sobre cualquier discapacidad que tenga para que podamos hacer los ajustes razonables necesarios para facilitar su asistencia a la reunión/evento. En ciertos países, estos detalles entran en la categoría de datos personales que la ley de protección de datos considera inherentemente sensibles, ya que se relaciona con su salud/discapacidad y/o potencialmente su religión. Este tipo de información es puramente opcional, por lo que no está obligado a proporcionarla si no lo desea, siempre que acepte los riesgos asociados de que no estemos al tanto. Para más información sobre las bases legales en las que nos apoyamos para usar este tipo específico de datos personales, consulte la sección 4, “¿En qué base legal utilizamos sus datos personales?” a continuación.



5. Interacciones automatizadas
   
   Mientras interactúa con nuestro sitio web, podemos recopilar automáticamente datos personales de su dispositivo utilizando cookies y otras tecnologías similares. Procesar esta información es necesario para perseguir nuestros intereses legítimos de mejorar nuestro sitio web y proporcionar un servicio más relevante a nuestros clientes y socios comerciales. Esta información no se utiliza para desarrollar un perfil personal sobre usted. Para más detalles, consulte nuestra Política de Cookies | WSP.



6. Marketing e información recopilada a través de nuestro sitio web y nuestras cuentas de redes sociales
   
   Ciertas secciones de nuestro sitio web, incluidos nuestros blogs, le invitan a solicitar publicaciones, boletines informativos y alertas, suscribirse para recibir invitaciones a eventos, seminarios y seminarios web, participar en encuestas de clientes y recibir anuncios de WSP. Si lo hace, recopilaremos algunos o todos los siguientes datos: su nombre, dirección de correo electrónico, cargo, nombre de la organización y dirección de la empresa. Nuestros sistemas le reconocerán como usuario y, en función del contenido que vea/solicite, nos esforzaremos por proporcionar material relevante para usted y sus intereses. También podemos recopilar esta información sobre usted si ha asistido físicamente a un evento organizado por WSP, para poder invitarle nuevamente en el futuro.
   
   Además, WSP mantiene cuentas en plataformas de redes sociales (como LinkedIn, YouTube, Instagram, Facebook y X) y puede recopilar fotos, información demográfica, intereses y otros datos personales que pueda compartir con la plataforma de redes sociales al interactuar con estas cuentas.

4. ¿En qué base legal utilizamos sus datos personales?”

Las principales bases legales en las que WSP se apoya para recopilar y manejar sus datos personales son:

1. Con su consentimiento. Por ejemplo, cuando:
   • es obligatorio según las leyes de protección de datos en un país específico en el que operamos (tenga en cuenta que esto será su consentimiento explícito o inferido cuando lo permita la ley aplicable (lo último significa que su acuerdo se asume basado en su acción o inacción en el momento de la recopilación, uso o intercambio de sus datos personales));
   • WSP no puede manejar legalmente los datos personales en los siguientes casos u otros permitidos según las leyes de protección de datos; y/o
   • WSP recopila información que las leyes de protección de datos de ciertos países consideran inherentemente sensible (por ejemplo, cuando nos informa sobre sus requisitos dietéticos para que podamos atender a sus necesidades específicas de salud o religiosas, o cuando nos solicita hacer ajustes para acomodar su discapacidad, etc.).

Tenga en cuenta que puede retirar su consentimiento en cualquier momento después de haberlo dado. Esto no afectaría la legalidad del uso previo de esos datos por parte de WSP. Sin embargo, en ciertas situaciones, retirar el consentimiento podría afectar la capacidad de WSP para proporcionarle servicios o relacionarse con usted.


2. Donde sea necesario para que recopilemos y usemos datos personales para proporcionar nuestros servicios o cumplir un contrato con usted o su organización. Por ejemplo:
• para llevar a cabo nuestras actividades comerciales, tenemos información (como detalles de contacto y comunicaciones por correo electrónico) de los empleados de nuestros clientes, socios comerciales y proveedores;
• para completar proyectos para nuestros clientes, podemos recibir datos personales de individuos;
• para facilitar el acceso de visitantes y los servicios en el sitio en nuestras instalaciones; o
• para procesar solicitudes de empleo.
  
  
3. Donde sea necesario para los intereses legítimos de WSP o de nuestros clientes. Por ejemplo:
• para administrar y mejorar nuestros sitios web;
• para proporcionar nuestros servicios o relacionarnos con usted en el curso de nuestras actividades comerciales diarias;
• para llevar a cabo investigaciones si sospechamos de comportamiento ilegal o ilícito (ya sea que esta sospecha surja o no de una alerta de un denunciante);
• para gestionar la seguridad de nuestros sistemas y redes;
• con fines de seguros;
• para ejercer o defender nuestros derechos legales o para cumplir con órdenes judiciales; y
• para desarrollar nuestro negocio (incluyendo comunicarnos con usted sobre nuestros servicios, eventos, encuestas y otras actividades promocionales).

Sin embargo, WSP solo usará sus datos personales para sus intereses legítimos cuando dichos intereses no sean superados por la necesidad de proteger su privacidad.


4. Para cumplir con los requisitos legales impuestos a WSP. Por ejemplo:
• para mantener registros precisos;
• para llevar a cabo ciertas verificaciones de antecedentes al evaluar y verificar nuevos clientes/socios comerciales (por ejemplo, para cumplir con las leyes contra el lavado de dinero, financiamiento del terrorismo y sanciones – esto podría incluir verificaciones financieras, de crédito y de identidad, y evaluaciones que también podrían incluir información sensible como afiliaciones políticas o condenas penales, etc.); y
• con el propósito de prevenir y detectar fraudes y delitos o según lo requerido por la ley aplicable.

5. ¿Con quién compartimos tus datos personales?

Podemos compartir la información que nos ha proporcionado, según sea necesario, dentro del grupo de entidades de WSP y con ciertos terceros, como proveedores de servicios que actúan en nuestro nombre y que utilizarán los datos para proporcionar el servicio. Estos pueden incluir aseguradoras, proveedores de servicios de TI y nube, proveedores de verificación de antecedentes, asesores legales, contables, asesores fiscales, agencias de publicidad, compañías de seguros, instituciones financieras o de préstamo, y proveedores de servicios de instalaciones, entre otros. Nos aseguraremos de que cualquier proveedor de servicios externo que utilicemos se comprometa a un nivel adecuado de seguridad y confidencialidad para proteger tus datos personales.

También podemos compartir tus datos personales en relación con una fusión, adquisición, venta de todos o una parte de los activos de WSP, financiamiento, reestructuración u otras transacciones corporativas.

En algunas circunstancias y de acuerdo con la ley aplicable, es posible que tengamos que divulgar tus datos personales a otros terceros por razones legales, fiscales o regulatorias, tales como:

• cuando un tribunal, la policía, una agencia de cumplimiento de la ley, una agencia gubernamental o un organismo regulador, ya sea nacional o extranjero, nos lo solicite;
• para proteger los activos e intereses de WSP, o para proteger la seguridad, derechos y/o propiedad de las personas;
• para asistir a WSP con investigaciones internas o externas sobre actividades potencialmente ilegales o sospechosas; o
• para gestionar, defender o resolver cualquier reclamación legal real o potencial.

6. ¿Cómo mantenemos seguros sus datos personales?

Nos esforzamos por mantener sistemas seguros que cumplan con los estándares de la industria e implementamos una combinación de medidas para proteger tus datos personales, incluyendo:

• Políticas y procedimientos internos que definen los roles y responsabilidades de nuestros empleados a lo largo del ciclo de vida de los registros que contienen datos personales y limitan su acceso a dicha información en base a la necesidad de conocimiento.
• Salvaguardias físicas, electrónicas y procedimentales que cumplen con los estándares relevantes para proteger los datos personales.
• Salvaguardias técnicas para la información que se recopila o almacena electrónicamente, como cifrado, cortafuegos, contraseñas, software antivirus, etc.
• Un oficial de privacidad designado y coordinadores de privacidad regionales para supervisar el cumplimiento de WSP con las leyes de privacidad aplicables.
• Capacitación del personal en privacidad y seguridad de la información.
• Procedimientos para recibir, investigar y responder a quejas o consultas sobre las prácticas de manejo de información de WSP.
• Protecciones contractuales y procedimientos de seguridad de la información para garantizar que los proveedores de servicios con quienes compartimos datos personales mantengan protecciones y estándares de seguridad adecuados.
• Políticas y procedimientos para responder y mitigar las violaciones que involucren datos personales.

7. ¿Se transfieren tus datos personales al extranjero?

Debido a la naturaleza global de las operaciones de WSP, puede ser necesario enviar tus datos personales a otras oficinas de WSP en el extranjero o a terceros (según la sección 5 "¿Con quién compartimos tus datos personales?” arriba), a menos que hayamos acordado específicamente mantener tus datos personales en una ubicación particular. Ejemplos de situaciones en las que tus datos personales pueden ser transferidos a un país diferente al que te encuentras incluyen:

1. Cuando WSP ha externalizado uno o más aspectos de su negocio (como soporte de TI); o
2. Cuando hemos utilizado servicios en la nube para almacenar/alojar datos (lo que significa que los datos personales pueden ser almacenados en nombre de WSP por un proveedor de servicios en la nube en diferentes ubicaciones alrededor del mundo).

Las principales jurisdicciones a las que WSP puede transferir tus datos personales incluyen Canadá, el Espacio Económico Europeo, el Reino Unido, Estados Unidos e India.

Algunos de los países a los que se transfieren tus datos personales tienen un estándar de protección de datos diferente al del país en el que te encuentras. Sin embargo, hemos/ponemos en marcha protecciones contractuales u otras protecciones adecuadas, según lo prescrito por las leyes de protección de datos aplicables, para asegurar que tu información esté adecuadamente protegida a nivel global.

8. ¿Cuánto tiempo conservaremos sus datos personales?

Sus datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir con los fines para los cuales fueron recogidos, a menos que WSP necesite retenerlos según lo exijan las leyes aplicables. Al determinar el período de retención, consideramos varios criterios, tales como:

• la naturaleza y duración de nuestra relación con usted;
• los tipos y la sensibilidad de los datos personales;
• los fines para los cuales utilizamos sus datos personales y si podemos alcanzar esos fines por otros medios;
• los períodos legales de retención y limitación; y
• otros requisitos legales aplicables.

Al final de cualquier período de retención, sus datos personales serán eliminados de forma segura en su totalidad o anonimizados para que ya no pueda ser identificado a partir de esos datos.

9. ¿Cuáles son sus derechos sobre sus datos personales?

Usted tiene diversos derechos legales en relación con sus datos personales, con algunas restricciones y excepciones, dependiendo de las leyes del país en el que se encuentre.

Estos derechos pueden permitirle solicitar a WSP que:

1. le informe si estamos utilizando o almacenando sus datos personales;
2. proporcione una copia de sus datos personales (sujeta a los derechos de privacidad de otras personas y la información ya proporcionada en los avisos de privacidad aplicables);
3. corrija cualquier inexactitud en sus datos personales informándonos para realizar los cambios necesarios;
4. modifique o retire su consentimiento para la recopilación, uso y divulgación de sus datos personales, cuando WSP haya obtenido su consentimiento para ello (ver sección 4 “¿En qué base legal utilizamos sus datos personales?” arriba);
5. elimine sus datos personales cuando no haya una justificación legal para que WSP los retenga;
6. suspenda el uso de sus datos personales hasta que:
• WSP verifique cualquier inexactitud en sus datos personales que usted nos notifique; o
• evaluemos que los intereses legítimos de WSP en el procesamiento de sus datos personales superan sus intereses en que los datos no sean procesados; y
7. transfiera sus datos personales a usted o a otra organización en un formato electrónico comúnmente utilizado (conocido como el derecho a la portabilidad de datos).

También puede tener la posibilidad de oponerse al procesamiento de sus datos personales (incluido si los utilizamos para fines de perfilamiento), cuando:

• esté en nuestros intereses legítimos o los de un tercero;
• WSP actúe en interés público; o
• utilicemos los datos para fines de marketing directo.

Si se opone al último motivo, WSP dejará de procesar sus datos personales para fines de marketing (y cualquier perfilamiento asociado). En los otros casos, WSP dejará de procesar los datos relevantes, a menos que:

• identifiquemos razones legítimas y convincentes para continuar que superen sus derechos de privacidad; o
• necesitemos procesar los datos para una reclamación legal.

Tenga en cuenta que puede tener derechos adicionales de acuerdo con las leyes locales del país en el que se encuentre.

Puede ejercer o consultar sobre los derechos anteriores contactando al equipo de protección de datos de WSP (ver sección 11 “¿Cómo puede contactarnos?” abajo).

10. ¿Cuáles son los protocolos de privacidad de WSP respecto a los menores de edad?

No solicitamos ni recopilamos conscientemente datos personales de niños menores de 16 años. Si descubrimos que un niño menor de 16 años nos ha proporcionado datos personales sin el consentimiento verificable de un padre o tutor legal, tomaremos medidas razonables para eliminar esa información.

11. ¿Cómo puede contactarnos?

Esperamos que este Aviso de Privacidad haya sido útil para explicar cómo manejamos sus datos personales y sus derechos para controlarlos. Este Aviso de Privacidad establece la mayoría de sus derechos bajo las leyes relevantes, pero no necesariamente todos los derechos que tiene.

Si tiene alguna preocupación, solicitud relacionada con, entre otros, el ejercicio de sus derechos, quejas o preguntas que no se hayan cubierto, por favor contáctenos enviando un correo electrónico a [email protected].

12. Quejas

Puede tener el derecho de presentar una queja ante la Autoridad de Protección de Datos (“APD”) correspondiente en cualquier momento. Sin embargo, apreciaríamos la oportunidad de comprender sus preocupaciones en primer lugar antes de que se ponga en contacto con la APD.

El sitio web de la APD responsable de supervisar el cumplimiento de la protección de datos en su país se puede acceder a través de este enlace: Global Privacy Law and DPA Directory (iapp.org).

13. Cambios a este Aviso de Privacidad

Este Aviso de Privacidad fue actualizado por última vez en la fecha que se muestra en la parte superior de esta página. Podemos modificar este Aviso de Privacidad periódicamente actualizando esta página.