WSP:s Integritetsmeddelande

WSP är ett internationellt konsult- och ingenjörsföretag med huvudkontor i Kanada, och kontor på ett flertal platser runtom i världen. Mer information finns på vår webbplats. Våra kontaktuppgifter finns i avsnitt 11 i detta Integritetsmeddelande. 

Det är vanligtvis det WSP bolag eller ett associerat bolag i det land där du använder våra tjänster och/eller på annat sätt interagerar med oss som är juridiskt ansvarig för hanteringen av dina personuppgifter.

I de fall WSP anlitas av sina kunder för att tillhandahålla tjänster och med anledning av detta samlar in och använder dina personuppgifter, gör vi det i allmänhet i enlighet med våra kunders avtalsinstruktioner eller i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning. Det är vanligtvis våra kunder och inte WSP som bestämmer hur och varför personuppgifter ska användas vid tillhandahållandet av tjänster, under sådana omständigheter kommer våra kunder att vara ytterst ansvariga för dina personuppgifter.

Vi kan samla in personuppgifter om dig eller personer som arbetar för din organisation under olika omständigheter, inklusive vid tillhandahållande av våra tjänster, användning av vår webbplats, närvaro vid ett av våra evenemang/kontor och/eller där vi på annat sätt interagerar med dig, t.ex. för att upphandla en tjänst för WSP etc. De personuppgifter som vi samlar in och skälen till att vi använder dem beror på vilken typ av relation du har med oss, men kan komma att inkludera  de typer av information och ändamål som anges nedan. 

1. Interagera med dig
   
   Detta inkluderar personuppgifter som ditt namn, titel, befattning, företaget du arbetar för, din postadress, e-postadress, telefonnummer och din korrespondens med WSP (inklusive anteckningar/utskrifter/inspelningar av samtal via telefon eller IP-telefoni). Vi kan också komma att fråga om din relation till en annan person, till exempel för att fastställa eventuella intressekonflikter som kan finnas. Vi behöver ovanstående information för att kunna interagera med dig i affärssyfte.



2. Identifiering och verifiering
   
   Vi kan komma att be om ditt pass eller annan officiell identitetshandling för att verifiera din identitet, till exempel om du måste besöka WSP:s kontor eller anläggningar, eller för att få tillgång till WSP:s system före eller under tiden för ditt samarbete med oss. Bortsett från de uppgifter som du lämnar direkt till oss, och i enlighet med de lokala lagarna i det land där du använder våra tjänster, kan vi också komma att hitta information om dig från andra källor, t.ex. från skattemyndigheter, noggrant utvalda tredjepartsleverantörer för bakgrundskontroller (se avsnitt 5 nedan för mer information om WSP:s användning av tredje part), och/eller från offentligt tillgängliga register/webbplatser där du frivilligt har gjort dina personuppgifter tillgängliga (t.ex. LinkedIn, företagsdatabaser etc.). Vi behöver denna information som en del av våra processer för godkännande av affärsverksamheter och för att uppfylla våra juridiska skyldigheter att förhindra penningtvätt, terrorism, korruption och bedrägeri.



3. Säkerhet på plats
   
   Om du besöker oss i våra lokaler kan vi komma att samla in bilder på dig och/eller videofilmer via CCTV, och kan också komma att samla in information om besöksloggar (till exempel in- och utpasseringstider, fordonsregistrering etc.). Vi samlar in dessa personuppgifter eftersom det ligger i vårt berättigade intresse att säkerställa att våra lokaler är säkra och i syfte att upptäcka/förebygga brott.
   
   Om du ansluter till vårt Wi-Fi-nätverk för gäster när du besöker ett av våra kontor kan vi komma att samla in ditt namn, din e-postadress, ditt telefonnummer, enhetens MAC-adress, IP-adress och plats för att ge dig tillgång till detta nätverk och för att skydda det från obehörig användning.



4. Möten/evenemang
   
   Vi kan samla in grundläggande kontaktuppgifter från dig när du registrerar dig eller deltar i ett möte/evenemang som anordnas av eller på uppdrag av WSP. Vi använder denna information för att identifiera dig av säkerhetsskäl och för att vi ska kunna bjuda in dig till framtida evenemang/möten (se nedan avsnitt 3(f) om marknadsföring).
   
   I marknadsföringssyfte kan vi dessutom samla in foton/videofilmer av personer som deltar i sådana möten och evenemang.
   
   Du kanske också vill informera oss om särskilda kostbehov och/eller berätta om eventuella funktionshinder du har så att vi kan göra de rimliga anpassningar som du behöver för att underlätta ditt deltagande på mötet/evenemanget. I vissa länder faller sådana uppgifter inom den kategori av personuppgifter som dataskyddslagstiftningen anser vara känsliga i sig, eftersom de rör din hälsa/funktionshinder och/eller eventuellt uppgifter om din religion. Denna typ av information är helt frivillig och du behöver inte lämna den till oss om du inte vill, förutsatt att du accepterar eventuella associerade risker med att vi inte är medvetna om det. För mer information om de rättsliga grunder som vi förlitar oss på för att använda denna specifika typ av personuppgifter, se avsnitt 4 nedan, "På vilken rättslig grund använder vi dina personuppgifter?".



5. Automatiserade interaktioner
   
   När du interagerar med vår webbplats kan vi automatiskt samla in personuppgifter från din enhet med hjälp av cookies och annan liknande teknik. Behandlingen av sådan information är nödvändig för att vi ska kunna fullfölja våra berättigade intressen av att förbättra vår webbplats och tillhandahålla en mer relevant tjänst till våra kunder och affärspartners. Denna information används inte för att utveckla en personlig profil av dig. För mer information, se vår Cookie Policy. 



6. Marknadsföring och information som samlas in via vår webbplats och våra konton i sociala medier
   
   Vissa delar av vår webbplats, inklusive våra bloggar, erbjuder dig publikationer, nyhetsbrev och aviseringar, prenumerationer för att få inbjudningar till evenemang, seminarier och webbinarier, delta i kundundersökningar och få WSP-meddelanden. Om du antar vårt erbjudande kommer vi att samla in en del av, eller all följande information: ditt namn, din e-postadress, din jobbtitel, organisationens namn och företagets adress. Våra system kommer att känna igen dig som användare och baserat på det innehåll du tittar på/begär kommer vi att sträva efter att tillhandahålla material som är relevant för dig och dina intressen. Vi kan också samla in denna information om dig när du fysiskt har deltagit i ett evenemang som WSP är värd för, detta så att vi kan bjuda in dig igen i framtiden.
   
   Dessutom har WSP konton på sociala medieplattformar (t.ex. LinkedIn, YouTube, Instagram, Facebook och X) och kan samla in bilder, demografisk information, intressen och andra personuppgifter som du kan dela med den sociala medieplattformen när du interagerar med dessa konton.
   
   Observera att du när som helst kan välja bort mottagande av marknadsföringskommunikation, antingen genom att klicka på länken för att avsluta prenumerationen i den relevanta kommunikationen eller genom att skicka ett e-postmeddelande till oss på [email protected]. För ytterligare information, se avsnitt 9 i detta Integritetsmeddelande, "Vilka rättigheter har du när det gäller dina personuppgifter?".



7. Rekrytering ;
   
   WSP kommer att samla in och använda dina personuppgifter när du söker ett jobb, en konsultroll eller arbetsplacering/praktik hos oss. Vi kan få information om dig via en rekryteringsbyrå eller direkt från dig när du fyller i ett ansökningsformulär online via någon av WSP:s karriärportaler eller när du förhandlar ditt konsult/oberoende entreprenörsavtal med WSP. Personuppgifterna kommer att innefatta information om din utbildning, anställningshistorik, färdigheter, rekommendationer och annan bakgrundsinformation såsom din rätt att arbeta i det land där du ansöker om att arbeta etc. För mer information om hur WSP samlar in och använder dina personuppgifter i rekryteringssammanhang, se vår Integritetsmeddelande för arbetssökande. 



8. Personuppgifter om den allmänna befolkningen
   
   Karaktären på WSP:s verksamhet innebär att vi ofta anlitas för att arbeta med offentliga miljö- eller infrastrukturprojekt, t.ex. järnvägsnät/bostadsutveckling. När våra kunder anlitar oss för att tillhandahålla dessa typer av tjänster kan vi få instruktion om att samla in dina personuppgifter. Vi kan till exempel få i uppdrag att göra sociala konsekvensbedömningar, vilket kan innefatta kartläggning av vissa populationer, till exempel ursprungsbefolkningar. Det kan innebära att WSP samlar in känslig information om allmänheten. Ett annat exempel är när WSP anlitas för att identifiera rättsliga markintressen som kan påverkas av föreslagna exploaterings-/infrastrukturarbeten. I sådana fall kan WSP komma att samla in personuppgifter om bostadsägare/boende i ett visst område.
   
   Observera att när WSP samlar in personuppgifter under de omständigheter som beskrivs i detta avsnitt gör vi det generellt i enlighet med våra kunders avtalsinstruktioner, i enlighet med tillämpliga dataskyddslagar och med lämpliga integritets- och säkerhetsrutiner på plats för att skydda dina personuppgifter.



9. Profilering
   
   Termen "profilering" avser när dina personuppgifter används enbart för automatiserad behandling för att utvärdera eller förutsäga vissa aspekter av dig utan mänsklig bedömning. WSP gör för närvarande ingen profilering med användande av personuppgifter. Om vi beslutar oss för att använda helt automatiserade processer för att profilera individer i framtiden, t.ex. för att marknadsföra WSP:s tjänster mer effektivt, kommer vi att meddela dig i enlighet med tillämplig lag och, beroende på vart du befinner dig, har du vissa rättigheter med avseende på sådan användning av dina personuppgifter (se avsnitt 9 nedan "Vilka rättigheter har du när det gäller dina personuppgifter?").

De huvudsakliga rättsliga grunder som WSP förlitar sig på för att samla in och hantera dina personuppgifter är:

1. Med ditt samtycke. Till exempel där:
• det är obligatoriskt enligt dataskyddslagarna i ett visst land som vi är verksamma i (observera att detta antingen kommer att innefatta ditt uttryckliga samtycke eller härledda samtycke där det är tillåtet enligt tillämplig lag (det senare innebär att ditt godkännande kommer att antagas baserat på din handling eller passivitet vid tidpunkten för insamling, användning eller delning av dina personuppgifter));
• WSP inte lagligen kan hantera personuppgifter på nedanstående eller andra rättsliga grunder enligt dataskyddslagarna och/eller
• WSP samlar in information som dataskyddslagslagarna i vissa länder anser vara känslig i sig (t.ex. när du berättar för oss om dina kostbehov så att vi kan tillgodose dina specifika hälso- eller religiösa krav, eller när du ber oss att göra anpassningar för att tillgodose ditt funktionshinder etc.).

Observera att du kan återkalla ditt samtycke när som helst efter att du har gett det. Detta påverkar dock inte lagligheten av WSP:s tidigare användning av dessa uppgifter. I vissa situationer kan dock återkallande av samtycke påverka WSP:s förmåga att tillhandahålla tjänster till dig eller på annat sätt WSPs förmåga att interagera med dig.


2. När det är nödvändigt för oss att samla in och använda personuppgifter för att tillhandahålla våra tjänster/fullgöra ett avtal med dig eller din organisation. Till exempel:
• för att bedriva vår affärsverksamhet har vi information (till exempel kontaktuppgifter och epostkommunikation) om våra kunders, affärspartners och leverantörers anställda
• för att slutföra projekt för våra kunder kan vi få personuppgifter om individer;
• för att underlätta besökares tillträde och tjänster på plats i våra lokaler; eller
• för att behandla ansökningar om anställning.
  
  
3. När det är nödvändigt för WSP:s eller våra kunders berättigade intressen. Till exempel:
• för att administrera och förbättra våra webbplatser;
• för att tillhandahålla våra tjänster till/på annat sätt interagera med dig i vår dagliga affärsverksamhet;
• för att genomföra utredningar om vi misstänker olagligt eller otillåtet beteende (oavsett om denna misstanke härrör från en visselblåsares varning eller inte);
• för att hantera säkerheten i våra system och nätverk;
• för försäkringsändamål;
• för att utöva eller försvara våra juridiska rättigheter eller för att följa domstolsbeslut; och
• för att utveckla vår verksamhet (inklusive att kommunicera med dig om våra tjänster, evenemang, undersökningar och andra marknadsföringsaktiviteter).

WSP kommer dock endast att använda dina personuppgifter för sina berättigade intressen när dessa intressen inte åsidosätts av behovet av att skydda din integritet.


4. För att uppfylla de lagkrav som ställs på WSP. Till exempel:
• för att upprätthålla korrekta uppgifter;
• för att genomföra vissa bakgrundskontroller vid utvärdering och granskning av nya kunder/affärspartners (till exempel för att följa lagar mot penningtvätt, finansiering av terrorism och sanktioner – detta kan inkludera finansiella, kredit- och identitetskontroller och screening vilket också kan inkludera känslig information såsom politiska lojaliteter eller brottmålsdomar etc.); och
• i syfte att förebygga och upptäcka bedrägeri och brott eller som annars krävs enligt tillämplig lag.

Vi kan vid behov dela information som du har lämnat till oss inom WSP-koncernen och med vissa tredje parter, till exempel tjänsteleverantörer som agerar för vår räkning och som kommer att använda uppgifterna för att tillhandahålla tjänsten. Detta kan inkludera försäkringsgivare, IT- och molntjänstleverantörer, leverantörer av bakgrundskontroller, juridiska rådgivare, revisorer, skatterådgivare, reklambyråer, försäkringsbolag, finans- eller låneinstitut och leverantörer av anläggningstjänster etc. Vi kommer att se till att alla tredjepartsleverantörer som vi använder förbinder sig till en lämplig nivå av säkerhet och konfidentialitet för att skydda dina personuppgifter. 

Vi kan också komma att dela dina personuppgifter i samband med en fusion, ett förvärv, en försäljning av alla eller en del av WSP:s tillgångar, finansiering, omstrukturering eller andra företagstransaktioner. 

Under vissa omständigheter och i enlighet med tillämplig lag kan vi behöva lämna ut dina personuppgifter till andra tredje parter för juridiska, skattemässiga eller regulatoriska ändamål, till exempel:  

• när en inhemsk eller utländsk domstol, polis, brottsbekämpande myndighet, statlig myndighet eller tillsynsorgan ber oss om det;  
• för att skydda WSP:s tillgångar och intressen, eller för att skydda människors säkerhet, rättigheter och/eller egendom;  
• för att bistå WSP med interna eller externa utredningar av potentiellt olaglig eller misstänkt verksamhet; eller  
• för att hantera, försvara eller reglera faktiska eller potentiella rättsliga anspråk. 

Vi strävar efter att upprätthålla system som är säkra och uppfyller branschstandarder, och vi implementerar en kombination av åtgärder för att skydda dina personuppgifter, inklusive:  

• interna policyer och rutiner som definierar roller och ansvar under hela livscykeln för dokument som innehåller vår anställdas personuppgifter och begränsa deras tillgång till den informationen på en "need-to-know" basis;
• fysiska, elektroniska och processuella skyddsåtgärder som uppfyller relevanta standarder för skydd av personuppgifter.
• tekniska skyddsåtgärder för information som samlas in eller lagras elektroniskt, t.ex. kryptering, brandväggar, lösenord, antivirusprogram etc.;
• En utsedd Privacy Officer och regionala integritetssamordnare för att övervaka WSP:s efterlevnad av tillämpliga integritetslagar.
• Personalutbildning i integritet och informationssäkerhet. 
• förfaranden för att ta emot, utreda och svara på klagomål eller förfrågningar om WSP:s praxis för informationshantering; 
• avtalade skyddsåtgärder och informationssäkerhetsrutiner för att säkerställa att tjänsteleverantörer som vi delar personuppgifter med upprätthåller adekvata skydd och säkerhetsstandarder; och 
• policyer och förfaranden för att svara på och motverka incidenter som involverar personuppgifter. 
  
   

På grund av den globala karaktären hos WSP:s affärsverksamhet kan det vara nödvändigt att skicka dina personuppgifter till andra WSP-kontor utomlands eller tredje parter (se avsnitt 5 ovan ”Vem delar vi dina personuppgifter med?"), såvida vi inte specifikt har kommit överens om att behålla dina personuppgifter inom en viss plats. Exempel på situationer där dina personuppgifter kan komma att överföras till ett annat land än det där du befinner dig är:  

1. där WSP har outsourcat en eller flera aspekter av sin verksamhet (t.ex. IT-support) eller 
2. där vi har använt molntjänster för att lagra/hålla data (vilket innebär att personuppgifter kan lagras för WSP:s räkning av en molnleverantör på olika platser runt om i världen). 

De huvudsakliga jurisdiktionerna som WSP kan överföra dina personuppgifter till är Kanada, europeiska ekonomiska samarbetsområdet, Storbritannien, USA och Indien.

Vissa av de länder dit dina personuppgifter överförs har en annan standard för dataskydd än det land där du är baserad. Vi har/kommer dock att införa avtalsmässiga eller andra lämpliga skydd som föreskrivs i tillämpliga dataskyddslagar för att säkerställa att din information skyddas på ett adekvat sätt globalt.  

Dina personuppgifter kommer att bevaras så länge som det är nödvändigt för att uppfylla de ändamål för vilka de samlades in, såvida inte WSP behöver behålla dem i enlighet med gällande lagar. När vi fastställer lagringsperioden tar vi hänsyn till olika kriterier, till exempel: 

• arten och varaktigheten av vår relation med dig;
• typer av personuppgifter och deras känslighet. 
• de ändamål för vilka vi använder dina personuppgifter och om vi kan uppnå dessa ändamål på andra sätt; 
• lagstadgade lagrings- och preskriptionstider; och
• andra tillämpliga rättsliga krav. 

I slutet av en lagringsperiod kommer dina personuppgifter antingen att raderas på ett säkert sätt i sin helhet eller anonymiseras så att du inte längre kan identifieras utifrån dessa uppgifter. 

Du har olika juridiska rättigheter i förhållande till dina personuppgifter med vissa begränsningar och undantag, beroende på lagarna i det land där du är baserad. 

Sådana rättigheter kan ge dig möjlighet att be WSP att:

1. berätta för dig om vi använder eller lagrar dina personuppgifter;
2. tillhandahålla en kopia av dina personuppgifter (med förbehåll för andra personers integritetsrättigheter och den information som redan har lämnats till dig i tillämpliga integritetsmeddelanden);
3. rätta eventuella felaktigheter i dina personuppgifter genom att informera oss om att göra nödvändiga ändringar;
4. ändra eller återkalla ditt samtycke till insamling, användning och utlämnande av dina personuppgifter, om WSP har inhämtat ditt samtycke till detta (se avsnitt 4 ovan "På vilken rättslig grund använder vi dina personuppgifter?");
5. radera dina personuppgifter om det inte finns någon laglig grund för WSP att behålla dem;
6. pausa användningen av dina personuppgifter tills
• WSP verifierar eventuella felaktigheter i dina personuppgifter som du meddelar oss om; eller,
• vi bedömer att WSP:s berättigade intresse av att behandla dina personuppgifter väger tyngre än ditt intresse av att uppgifterna inte behandlas; och
7. g. överföra dina personuppgifter till dig eller en annan organisation i ett allmänt använt elektroniskt format (så kallad rätt till dataportabilitet).

Du kan också ha möjlighet att invända mot att dina personuppgifter behandlas (inklusive om vi använder dem för profileringsändamål) när:

• behandlingen sker för vårt eller en tredje parts berättigade intresse;
• WSP agerar i allmänhetens intresse; eller,
• Vi använder personuppgifterna för direktmarknadsföring.

Om du med hänvisning till den sista grunden invänder mot behandlingen kommer WSP att upphöra med att behandla dina personuppgifter för marknadsföringsändamål (och eventuell tillhörande profilering). I övriga fall kommer WSP att sluta behandla de relevanta uppgifterna såvida inte:

• vi identifierar tvingande berättigade skäl att fortsätta behandlingen, vilket väger tyngre än dina integritetsrättigheter; eller
• vi behöver behandla uppgifterna för ett rättsligt anspråk.

Observera att du kan ha ytterligare rättigheter i enlighet med de lokala lagarna i det land där du är baserad.

Du kan utöva eller fråga om ovanstående rättigheter genom att kontakta WSP:s dataskyddsteam (se avsnitt 11 nedan "Hur kan du kontakta oss?").

Vi begär eller samlar inte medvetet in personuppgifter från barn under 16 år. Om vi upptäcker att ett barn under 16 år har försett oss med personuppgifter utan verifierbart samtycke från en förälder eller vårdnadshavare kommer vi att vidta rimliga åtgärder för att radera den informationen.  

Vi hoppas att detta Integritetsmeddelande har varit till hjälp för att beskriva hur vi hanterar dina personuppgifter och dina rättigheter att kontrollera dem. Detta Integritetsmeddelande beskriver de flesta av dina rättigheter enligt relevanta lagar, men inte nödvändigtvis alla rättigheter du har. 

Om du har några frågor, förfrågningar relaterade till bland annat utövandet av dina rättigheter, klagomål eller frågor som inte har omfattats av detta, vänligen kontakta oss via e-post  [email protected].

Du kan ha rätt att när som helst lämna in ett klagomål till relevant dataskyddsmyndighet. I första hand skulle vi dock uppskatta möjligheten att förstå dina bekymmer innan du kontaktar dataskyddsmyndigheten.

Webbplatsen för den dataskyddsmyndighet som ansvarar för att övervaka efterlevnaden av dataskyddet i ditt land kan nås via denna länk: Global Privacy Law and DPA Directory (iapp.org).  

Detta integritetsmeddelande uppdaterades senast det datum som visas högst upp på denna sida. Vi kan komma att ändra detta Integritetsmeddelande från tid till annan genom att uppdatera den här sidan.