Avis sur la protection des données personnelles de WSP

WSP est une société internationale de services professionnels et d'ingénierie dont le siège se trouve au Canada et qui possède des bureaux dans de nombreux endroits sur les cinq continents. De plus amples informations sont disponibles sur notre site web. Nos coordonnées figurent à l’article 11 du présent Avis sur la protection des données personnelles.   

En règle générale, l'entité WSP ou l'entité associée qui est légalement responsable du traitement de vos données personnelles sera l'entité du pays depuis lequel vous accédez à nos services et/ou vous engagez d'une autre manière avec nous.  

Lorsque WSP est engagée par ses clients pour fournir des services et que, par conséquent, nous collectons et utilisons vos données personnelles, nous le faisons généralement conformément aux instructions contractuelles de nos clients, ou conformément aux lois applicables en matière de protection des données. Ce sont généralement nos clients, et non WSP, qui décident comment et pourquoi les données personnelles doivent être utilisées dans le cadre de la prestation de services, de sorte que nos clients seront en dernier ressort responsables de vos données personnelles dans de telles circonstances.  

Nous pouvons collecter des données personnelles vous concernant ou concernant des personnes travaillant pour votre organisation dans diverses circonstances, notamment dans le cadre de la fourniture de nos services, de l'utilisation de notre site web, de la participation à l'un de nos événements, de la présence à nos bureaux et/ou lorsque nous nous engageons avec vous, par exemple pour fournir un service à WSP, etc. Les données personnelles que nous collecterons et les raisons pour lesquelles nous les utiliserons dépendront de la nature de votre relation avec nous, mais peuvent inclure les types d'informations et les fins décrites ci-dessous. 

1. S'engager avec vous  
   
   Il s'agit de données personnelles telles que votre nom, votre titre, votre fonction, la société pour laquelle vous travaillez, votre adresse postale, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone et votre correspondance avec WSP (y compris les notes/transcriptions/enregistrements d'appels téléphoniques ou de systèmes de voix sur IP). Nous pouvons également vous poser des questions sur votre relation avec une autre personne, par exemple pour établir un éventuel conflit d'intérêts. Nous avons besoin de ces informations pour nous engager avec vous à des fins commerciales.  



2. Identification et vérification 
   
   Nous pouvons vous demander votre passeport ou un autre document d’identification officiel pour vérifier votre identité, par exemple si vous devez visiter les bureaux ou les installations de WSP, ou accéder aux systèmes de WSP avant ou pendant votre engagement avec nous. Outre les données que vous nous fournissez directement, et conformément aux lois locales du pays où vous accédez à nos services, nous pouvons également collecter des informations vous concernant auprès d'autres sources, telles que les autorités fiscales, des fournisseurs de services de vérification des antécédents soigneusement sélectionnés (voir l’article 5 ci-dessous pour plus d'informations sur l'utilisation de tiers par WSP), et/ou des registres/sites web accessibles au public où vous avez volontairement rendues vos données personnelles disponibles (par exemple, LinkedIn, registres d'entreprise, etc.). Nous avons besoin de ces informations dans le cadre de nos processus d'acceptation commerciale et pour nous conformer à nos obligations légales en matière de prévention du blanchiment d'argent, du terrorisme, de la corruption et de la fraude. 



3. Sécurité sur site 
   
   Si vous nous rendez visite dans nos locaux, nous pouvons recueillir votre image et/ou des séquences vidéo par le biais de nos caméras de sécurité en circuit fermé, et nous pouvons également recueillir des informations sur le registre des visiteurs (par exemple, les heures d'entrée et de sortie, l'immatriculation du véhicule, etc.) Nous collectons ces données personnelles car il est dans notre intérêt légitime de garantir la sécurité de nos locaux et à des fins de détection/prévention de la criminalité.  
   
   Si vous vous connectez à notre réseau Wi-Fi invité lors d'une visite dans l'un de nos bureaux, nous pouvons recueillir votre nom, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone, l'adresse MAC de votre appareil, votre adresse IP et votre localisation afin de vous permettre d'accéder à ce réseau et de le protéger contre toute utilisation non autorisée. 



4. Réunions/événements 
   
   Nous pouvons recueillir vos coordonnées lorsque vous vous inscrivez ou assistez à une réunion/un événement organisé par ou au nom de WSP. Nous utilisons ces informations pour vous identifier pour des raisons de sécurité et de sûreté du bâtiment, et pour vous inviter à de futurs événements/réunions (voir le paragraphe 3(f) sur le marketing ci-dessous).  
   In addition, for promotional purposes, we may also collect photos/video footage of individuals attending such meetings and events. 
   
   En outre, à des fins promotionnelles, nous pouvons également recueillir des photos/vidéos de personnes participant à ces réunions et événements. Vous pouvez également nous informer de tout régime alimentaire spécifique et/ou de tout handicap dont vous souffrez, afin que nous puissions procéder aux ajustements raisonnables dont vous avez besoin pour faciliter votre participation à la réunion ou à l'événement. Dans certains pays, ces informations entrent dans la catégorie des données personnelles que les lois sur la protection des renseignements personnels considèrent comme intrinsèquement sensibles, car elles concernent votre santé/incapacité et/ou éventuellement votre religion. Ce type d'informations est purement facultatif, vous n'êtes donc pas obligé de nous les fournir si vous ne le souhaitez pas, à condition que vous acceptiez tous les risques associés au fait que nous ne soyons pas au courant. Pour plus d'informations sur les bases juridiques sur lesquelles nous nous fondons pour utiliser ce type spécifique de données personnelles, veuillez vous reporter à l’article 4, « Sur quelle base juridique utilisons-nous vos données personnelles? »  



5. Interactions automatisées 
   
   Lorsque vous interagissez avec notre site web, nous pouvons collecter automatiquement des données personnelles à partir de votre appareil en utilisant des logiciels témoins (cookies) et d'autres technologies similaires. Le traitement de ces informations est nécessaire à la poursuite de nos intérêts légitimes, à savoir l'amélioration de notre site web et la fourniture d'un service plus pertinent à nos clients et partenaires commerciaux. Ces informations ne sont pas utilisées pour établir votre profil personnel. Pour plus de détails, veuillez consulter notre Politique en matière de cookies.  



6. Marketing et informations collectées par le biais de notre site web et de nos comptes de médias sociaux 
   
   Certaines sections de notre site web, y compris nos blogs, vous proposent de recevoir des publications, des bulletins d'information et des alertes, des invitations à des événements, des séminaires et des webinaires, à participer à des enquêtes auprès des clients et à recevoir des annonces de WSP. Dans ce cas, nous collecterons tout ou partie des informations suivantes : votre nom, votre adresse électronique, votre fonction, le nom de votre organisation et l'adresse de votre entreprise. Nos systèmes vous reconnaîtront en tant qu'utilisateur et, en fonction du contenu que vous consultez/demandez, nous nous efforcerons de vous fournir des informations pertinentes pour vous et vos intérêts. Nous pouvons également collecter ces informations lorsque vous avez physiquement participé à un événement organisé par WSP, afin de pouvoir vous inviter à nouveau à l'avenir.  
   
   En outre, WSP gère des comptes sur des plateformes de médias sociaux (telles que LinkedIn, YouTube, Instagram, Facebook et X) et peut collecter des images, des informations démographiques, des intérêts et d'autres données personnelles que vous pouvez partager avec ces plateformes de médias sociaux lorsque vous interagissez avec ces comptes.   
   
   Notez que vous pouvez à tout moment refuser de recevoir des communications marketing, soit en cliquant sur le lien de désinscription figurant dans la communication concernée, soit en nous envoyant un courrier électronique à l'adresse [email protected]. Pour de plus amples informations, veuillez consulter l’article 9 ci-dessous « Quels sont vos droits sur vos données personnelles? ». 



7. Recrutement  
   
   WSP collecte et utilise vos données personnelles lorsque vous postulez à un emploi, à un rôle de consultant ou à un stage chez nous. Nous pouvons recevoir des informations vous concernant par l'intermédiaire d'une agence de recrutement ou directement de votre part lorsque vous remplissez un formulaire de candidature en ligne via l'un des portails de carrière de WSP ou lors de la négociation de votre contrat de consultant/entrepreneur indépendant avec WSP. Les données personnelles incluront des informations relatives à votre formation, à vos antécédents professionnels, à vos compétences, à vos références et à d'autres informations générales telles que votre droit de travailler dans le pays où vous postulez, etc. Pour plus d'informations sur la manière dont WSP collecte et utilise vos données personnelles dans le cadre du recrutement, veuillez consulter notre Avis sur la protection des données personnelles des candidats. 



8. Données personnelles des populations locales 
   
   La nature des activités de WSP signifie que nous sommes souvent engagés pour travailler sur des projets environnementaux ou d'infrastructure qui sont publics, par exemple des réseaux ferroviaires ou des développements de logements. Lorsque nos clients nous engagent pour fournir ces types de services, nous pouvons être amenés à collecter vos données personnelles. Par exemple, nous pouvons être chargés d'effectuer des évaluations d'impact social, ce qui peut impliquer d'enquêter auprès de certaines populations, telles que les populations autochtones. Dans ce cas, WSP peut être amenée à collecter des informations sensibles sur des membres de la population locale. Un autre exemple est celui où WSP est engagé pour identifier les droits sur des territoires qui pourraient être affectées par des travaux de développement ou d'infrastructure proposés. Dans ce cas, WSP peut collecter des données personnelles sur les propriétaires/résidents d'une zone donnée.  
    
   Il convient de noter que lorsque WSP recueille des données personnelles dans les circonstances décrites dans le présent article, elle le fait généralement conformément aux instructions contractuelles de ses clients, aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels et aux protocoles de confidentialité et de sécurité appropriés mis en place pour protéger vos données personnelles.  



9. Profilage  
   
   Le terme "profilage" réfère à l'utilisation de vos données personnelles pour un traitement complètement automatisé afin d'évaluer ou de prédire certains aspects vous concernant sans évaluation humaine. Actuellement, WSP ne procède à aucun profilage à l'aide de données personnelles. Si nous décidons à l'avenir d'utiliser des processus entièrement automatisés pour profiler des personnes, par exemple pour commercialiser plus efficacement les services de WSP, nous vous en informerons conformément à la législation applicable et, en fonction de votre lieu de résidence, vous disposerez de certains droits concernant cette utilisation de vos données personnelles (voir l’article 9 « Quels sont vos droits sur vos données personnelles? » ci-dessous). 

Les principales bases juridiques sur lesquelles WSP se fonde pour collecter et traiter vos données personnelles sont les suivantes : 

1. Avec votre consentement. Par exemple, lorsque : 
   • il est obligatoire en vertu des lois sur la protection des renseignements personnels d'un pays donné dans lequel nous opérons (notez qu'il s'agira soit de votre consentement explicite, soit d'un consentement implicite lorsque la loi applicable le permet. Dans ce dernier cas, votre accord est présumé sur la base de votre action ou inaction au moment de la collecte, de l'utilisation ou du partage de vos données personnelles);
   • WSP ne peut pas traiter légalement les données personnelles en se fondant sur les bases ci-dessous ou sur d’autres bases autorisées par les lois sur la protection des renseignements personnels; et/ou
   • WSP collecte des informations que les lois sur la protection des renseignements personnels de certains pays considèrent comme intrinsèquement sensibles (par exemple, lorsque vous nous faites part de vos exigences alimentaires afin que nous puissions répondre à vos besoins spécifiques en matière de santé ou de religion, ou lorsque vous nous demandez de procéder à des ajustements pour tenir compte de votre handicap, etc.)

Veuillez noter que vous pouvez retirer votre consentement à tout moment après l'avoir donné. Cela n'affectera pas la légalité de l'utilisation antérieure de ces données par WSP. Dans certaines situations, cependant, le retrait du consentement peut avoir une incidence sur la capacité de WSP à vous fournir des services ou à s'engager d'une autre manière avec vous.


2. Lorsqu'il est nécessaire de collecter et d'utiliser des données personnelles pour fournir nos services ou exécuter un contrat avec vous ou votre organisation. Par exemple :
• pour mener à bien nos activités commerciales, nous disposons d'informations (telles que les coordonnées et les communications par courrier électronique) sur les employés de nos clients, partenaires commerciaux et fournisseurs;
• pour mener à bien des projets pour nos clients, nous pouvons recevoir des données personnelles concernant des individus;
• pour faciliter l'accès des visiteurs et les services fournis dans nos locaux; ou
• pour traiter les candidatures d'emploi.
  
  
3. Lorsque cela est nécessaire dans l'intérêt légitime de WSP ou de nos clients. Par exemple :
• pour administrer et améliorer nos sites web;
• pour vous fournir nos services ou vous engager d'une autre manière dans le cadre de nos activités commerciales quotidiennes;
• pour mener des enquêtes si nous soupçonnons un comportement illégal ou illicite (que ce soupçon découle ou non de le signalement donné par un donneur d’alerte);
• pour gérer la sécurité de nos systèmes et réseaux;
• à des fins d'assurance;
• pour exercer ou défendre nos droits ou pour nous conformer à des décisions de justice; et
• pour développer nos activités (y compris pour communiquer avec vous au sujet de nos services, événements, enquêtes et autres activités promotionnelles).

Toutefois, WSP n'utilisera vos données personnelles que dans le cadre de ses intérêts légitimes, lorsque la nécessité de protéger votre vie privée ne l'emporte pas sur ces intérêts.


4. Pour se conformer aux exigences légales applicables à WSP. Par exemple :
• pour tenir des registres précis;
• pour procéder à certaines vérifications d'antécédents lors de l'évaluation et du contrôle de nouveaux clients/partenaires commerciaux (par exemple, pour se conformer aux lois contre le blanchiment d'argent, le financement du terrorisme et les sanctions - il peut s'agir de vérifications financières, de crédit et d'identité, ainsi que d'un contrôle qui peut également porter sur des informations sensibles telles que les allégeances politiques ou les condamnations pénales, etc.); et
• à des fins de prévention et de détection de la fraude et de la criminalité ou si la loi applicable l'exige.

Nous pouvons partager les informations que vous nous avez fournies, si nécessaire, au sein du groupe d'entités WSP et avec certains tiers, tels que des prestataires de services agissant pour notre compte, qui utiliseront ces données pour fournir le service. Il peut s'agir d'assureurs, de fournisseurs de services informatiques et d'infonuagique, de fournisseurs de services de vérification des antécédents, de conseillers juridiques, de comptables, de conseillers fiscaux, d'agences de publicité, de compagnies d'assurance, d'institutions financières ou de prêteurs, de fournisseurs de services d'infrastructure, etc. Nous veillerons à ce que tout fournisseur de services tiers auquel nous faisons appel s'engage à respecter un niveau de sécurité et de confidentialité approprié pour protéger vos données personnelles.  

Nous pouvons également partager vos données personnelles dans le cadre d'une fusion, d'une acquisition, de la vente de tout ou partie des actifs de WSP, d'un financement, d'une restructuration ou d'autres transactions d'entreprise.  

Dans certaines circonstances et conformément à la législation applicable, nous pouvons être amenés à divulguer vos données personnelles à des tiers à des fins légales, fiscales ou réglementaires :  

• lorsqu'une juridiction nationale ou étrangère, la police, un organisme chargé de l'application de la loi, une agence gouvernementale ou un organisme de réglementation nous le demande;  
• pour protéger les actifs et les intérêts de WSP, ou pour protéger la sûreté, la sécurité, les droits et/ou la propriété des personnes;  
• aider WSP dans le cadre d'enquêtes internes ou externes sur des activités potentiellement illégales ou suspectes; ou  
• gérer, défendre ou régler tout recours en justice, réel ou potentiel. 

Nous nous efforçons de maintenir des systèmes sécurisés et conformes aux normes du secteur, et nous mettons en œuvre une combinaison de mesures pour protéger vos données personnelles, notamment :

• des politiques et des procédures internes qui définissent les rôles et les responsabilités des membres de notre personnel tout au long du cycle de vie des documents contenant des données personnelles, et qui limitent leur accès aux informations dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches;  
• des garanties physiques, électroniques et procédurales conformes aux normes en vigueur sur la protection des données personnelles; 
• des garanties techniques pour les informations collectées ou stockées électroniquement, telles que le cryptage, les pare-feu, les mots de passe, les logiciels antivirus, etc; 
• un responsable désigné de la protection de la vie privée et des coordinateurs régionaux de la protection de la vie privée chargés de veiller au respect par WSP des lois applicables en matière de protection des données personnelles; 
• la formation du personnel en matière de protection des données personnelles  et de sécurité de l'information;  
• des procédures de réception, d’enquête et de réponse aux plaintes ou aux demandes concernant les pratiques de traitement de l'information par WSP;  
• des protections contractuelles et des procédures de sécurité de l'information pour garantir que les fournisseurs de services avec lesquels nous partageons des données personnelles maintiennent des protections et des normes de sécurité adéquates; et  
• des politiques et des procédures visant à répondre aux violations de données personnelles et à en atténuer les effets.  

En raison de la nature globale des opérations commerciales de WSP, il peut être nécessaire d'envoyer vos données personnelles à d'autres bureaux de WSP à l'étranger ou à des tiers (voir l’article 5 "Avec qui partageons-nous vos données personnelles?" ci-dessus), à moins que nous n'ayons spécifiquement convenu de conserver vos données personnelles dans un lieu particulier. Voici quelques exemples de situations dans lesquelles vos données personnelles peuvent être transférées dans un pays différent de celui où vous êtes basé :  

1. lorsque WSP a externalisé un ou plusieurs aspects de son activité (par exemple, l'assistance informatique); ou  
2. lorsque nous avons utilisé des services d’infonuagique pour stocker/héberger des données (ce qui signifie que les données personnelles peuvent être stockées pour le compte de WSP par un fournisseur de services d’infonuagiques dans différents endroits du monde). 

Les principales juridictions où WSP peut transférer vos données personnelles sont le Canada, l'Espace économique européen, le Royaume-Uni, les États-Unis et l'Inde. 

Certains des pays où vos données personnelles sont transférées ont un niveau de protection des données différent de celui du pays où vous êtes basé. Toutefois, nous mettons en place les protections contractuelles ou autres protections appropriées, conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, afin de garantir que vos données sont correctement protégées dans le monde entier.  

Vos données personnelles seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour accomplir les finalités pour lesquelles elles ont été collectées, à moins que WSP n'ait besoin de les conserver en vertu des lois applicables. Pour déterminer la période de conservation, nous prenons en compte différents critères, tels que : 

• la nature et la durée de notre relation avec vous; 
• les types de données personnelles et leur sensibilité;  
• les finalités pour lesquelles nous utilisons vos données personnelles et si nous pouvons atteindre ces finalités par d'autres moyens;  
• les délais légaux de conservation et de prescription; et 
• les autres exigences légales applicables. 

À la fin de toute période de conservation, vos données personnelles seront soit supprimées en toute sécurité dans leur intégralité, soit anonymisées de sorte que vous ne puissiez plus être identifié à partir de ces données. 

Vous disposez de plusieurs droits concernant vos données personnelles, avec certaines restrictions et exceptions, en fonction de la législation du pays où vous êtes basé.  

Ces droits peuvent vous permettre de demander à WSP de: 

1. vous indiquer si nous utilisons ou conservons vos données personnelles;  
2. vous fournir une copie de vos données personnelles (sous réserve du droit à la vie privée d'autres personnes et des informations qui vous ont déjà été fournies dans d’autres avis sur la protection des données personnelles applicables); 
3. corriger toute inexactitude dans vos données personnelles en nous informant pour que nous apportions les modifications nécessaires; 
4. modifier ou retirer votre consentement à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de vos données personnelles lorsque WSP se fonde sur votre consentement pour les traiter (voir l’article 4 "Sur quelle base légale utilisons-nous vos données personnelles ?" ci-dessus); 
5. supprimer vos données personnelles lorsqu'il n'y a pas de justification légale pour que WSP les conserve; 
6. interrompe l’utilisation de vos données personnelles jusqu'à ce que:  
• WSP vérifie toute inexactitude dans vos données personnelles que vous nous avez notifiée; ou
• nous estimons que les intérêts légitimes de WSP dans le traitement de vos données personnelles l'emportent sur vos intérêts dans le non-traitement des données; et
7. transférer vos données personnelles à vous-même ou à une autre organisation dans un format électronique couramment utilisé (connu sous le nom de droit à la portabilité des données).

Vous pouvez également vous opposer au traitement de vos données personnelles (y compris si nous les utilisons à des fins de profilage) dans les cas suivants :

• ce traitement est fondé sur la poursuite de nos intérêts légitimes ou de ceux d'un tiers;
• WSP agit dans l'intérêt public; ou
• nous les utilisons à des fins de marketing direct.

Si vous vous opposez à ce dernier motif, WSP cessera de traiter vos données personnelles à des fins de marketing (et tout profilage associé). Dans les autres cas, WSP cessera de traiter les données en question, à moins que:

• nous identifions des motifs légitimes impérieux de continuer qui l'emportent sur vos droits en matière de protection des données personnelles; ou
• nous devons traiter les données dans le cadre d'une action en justice.

Notez que vous pouvez avoir des droits supplémentaires conformément aux lois locales du pays où vous êtes basé.

Vous pouvez exercer les droits susmentionnés ou vous renseigner à leur sujet en contactant l'équipe de protection des données de WSP (voir article 11 « Comment pouvez-vous nous contacter? » ci-dessous).

Nous ne sollicitons ni ne collectons sciemment des données personnelles auprès d'enfants de moins de 16 ans. Si nous découvrons qu'un enfant de moins de 16 ans nous a fourni des données personnelles sans le consentement vérifiable d'un parent ou d'un tuteur légal, nous prendrons des mesures raisonnables pour supprimer ces informations.  

Nous espérons que cet Avis sur la protection des données personnelles vous a aidé à comprendre comment nous traitons vos données et quels sont vos droits en la matière. Cet Avis sur la protection des données personnelles présente la plupart de vos droits en vertu des lois applicables, mais pas nécessairement tous les droits dont vous disposez.  

Si vous avez des préoccupations ou des demandes liées, entre autres, à l'exercice de vos droits, des plaintes ou des questions qui n'ont pas été abordées, veuillez nous contacter par courrier électronique à l'adresse [email protected].  

Vous pouvez à tout moment déposer une plainte auprès de l'autorité compétente en matière de protection des données ("APD"). Nous vous serions toutefois reconnaissants de nous permettre de comprendre vos préoccupations avant que vous ne contactiez une APD. 

Le site web de l’APD chargée de veiller au respect de la protection des données dans votre pays est accessible via ce lien : Global Privacy Law and DPA Directory (iapp.org).  

Le présent Avis sur la protection des données personnelles a été mis à jour pour la dernière fois à la date indiquée en haut de page. Nous pouvons modifier cet Avis sur la protection des données personnelles de temps à autre en mettant à jour cette page.