Informacja WSP o przetwarzaniu danych osobowych kandydata

W związku z aplikowaniem o pracę do WSP, przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:

• informacje zawarte w twoim CV / życiorysie, liście motywacyjnym oraz indeksie akademickim
• informacje zawarte w formularzu aplikacyjnym, takie jak: imię, nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail, wykształcenie, instytucje akademickie i umiejętności językowe etc., a także wysokość wynagrodzenia otrzymywanego przed złożeniem aplikacji do WSP (co jest informacją opcjonalną);
• posiadane certyfikaty zawodowe oraz licencje, a także inne kwalifikacje;
• informacje związane z tym, czy jesteś uprawniony do pracy w państwie, w którym aplikujesz do pracy, w tym informacje o posiadanych wizach / pozwoleniach na pracę;
• rezultaty / odpowiedzi z testu osobowości / inne oceny przeprowadzone online w trakcie procesu rekrutacyjnego do WSP;
• pożądane wynagrodzenie oraz informacje dotyczące preferencji zatrudnienia i relokacji;
• informacje dostarczone w trakcie rozmowy rekrutacyjnej.

W zależności od państwa, w którym ubiegasz się o pracę i tego, czy jest to prawnie dozwolone, możemy zapytać o dane osobowe wymienione poniżej celem monitorowania różnorodności oraz równych szans pośród pracowników WSP. Jednakże, jest to opcja dowolna, więc nie musisz dostarczać poniższych informacji, jeżeli nie chcesz:

• data urodzenia;
• narodowość; 
• płeć; 
• orientacja seksualna; 
• wyznanie religijne; 
• rdzenna tożsamość; 
• status uchodźcy; 
• rasa; 
• status żołnierza / weterana; 
• niepełnosprawność (w tym czy wymagane są jakiekolwiek racjonalne dostosowania do rozmów rekrutacyjnych / ocen). 

Dodatkowo oprócz informacji przekazywanych nam bezpośrednio przez kandydata, możemy również uzyskiwać informacje o kandydacie z innych źródeł. Na przykład: 

• od agencji rekrutacyjnych (CV / życiorys i inne dane kandydata mogą zostać nam udostępnione przez wyznaczoną przez nas agencję rekrutacyjną w kraju, w którym ubiega się on o pracę. Aby uzyskać informacje na temat sposobu, w jaki agencja przetwarza dane osobowe kandydata, należy zwrócić się bezpośrednio do agencji, aby zapoznać się z jej polityką prywatności); 
• od podmiotów dostarczających referencje kandydata; 
• od instytucji akademickich i organizacji zawodowych (w celu weryfikacji akademickich oraz zawodowych kwalifikacji / certyfikatów); 
• od usługodawców, którzy przeprowadzają dodatkowe kontrole w naszym imieniu, jeśli jesteśmy do tego prawnie upoważnieni, takie jak kontrole rejestrów karnych lub kontrole referencji kredytowych; oraz 
• w przypadku publicznego udostępnienia informacji o sobie w witrynach poświęconych karierze, z portalów takich jak LinkedIn. 

Będziemy postępować z wszelkimi danymi osobowymi kandydata, które otrzymamy, zgodnie z niniejszą Informacją o przetwarzaniu danych osobowych. 

Główne powody prawne, dla których przetwarzanie danych osobowych kandydatów jest niezbędne, to: 

• ocena przydatności kandydata do pracy na stanowisku, o które się ubiega, w celu zawarcia z nim umowy o pracę w przypadku pozytywnego rozpatrzenia jego podania; 
• zgodność z naszymi zobowiązaniami prawnymi i regulacyjnymi (np. poprzez prowadzenie dokumentacji związanej z naszymi praktykami zatrudniania oraz do innych celów podatkowych, audytowych i związanych z prawem pracy); lub 
• prawnie uzasadniony interes WSP (np. niezbędne jest wykorzystanie danych osobowych do rekrutacji na określone stanowiska, abyśmy mogli skutecznie prowadzić naszą działalność biznesową i zarządzać bezpieczeństwem naszych systemów), ale tylko wtedy, gdy interesy te nie są nadrzędne w stosunku do potrzeby ochrony prywatności kandydata. 

Dodatkowo, w przypadku, gdy zbieramy od kandydata dane osobowe sklasyfikowane jako wrażliwe zgodnie z przepisami o ochronie danych, wykorzystujemy je w celu wypełnienia naszych zobowiązań prawnych jako potencjalnego pracodawcy (np. zapewnienie uczciwych procesów rekrutacji). 

Alternatywnie, jeśli jesteśmy do tego prawnie zobowiązani w kraju, w którym ubiegasz się o pracę, prosimy o wyraźną zgodę przed przetworzeniem jakichkolwiek danych osobowych i / lub danych wrażliwych wymaganych w procesie rekrutacji. 

Należy pamiętać, że zgodę można wycofać w dowolnym momencie po jej udzieleniu. Nie wpłynie to na zgodność z prawem wcześniejszego wykorzystania tych informacji przez WSP. W niektórych sytuacjach wycofanie zgody może jednak wpłynąć na naszą zdolność do zatrudnienia kandydata, na przykład jeśli WSP nie może przeprowadzić określonych, prawnie dozwolonych kontroli przeszłości kandydata. 

Wykorzystamy Twoje dane osobowe w następujących celach:

• by ocenić, czy nadajesz się do zatrudnienia w naszej firmie oraz w każdym kolejnym procesie rozmowy kwalifikacyjnej / oceny, a także w celu wsparcia nas w podjęciu decyzji o złożeniu kandydatowi oferty zatrudnienia - kopie przesłanych przez kandydata informacji i wszelkiej dalszej korespondencji będą przechowywane w celu realizacji jego podania o pracę oraz jako dokumentacja naszych procesów zatrudnienia i sprawiedliwego dostępu (zobacz więcej szczegółów: „Jak długo przechowujemy twoje dane osobowe?”); 
• by zapewnić bezpieczeństwo naszych pomieszczeń i systemów (włączając nasz portal online do aplikacji); 
• by chronić prawa WSP oraz zachować zgodność z wymaganiami regulacyjnymi nałożonymi na WSP (włączając ujawnianie informacji w związku z roszczeniami prawnymi i innymi dochodzeniami dotyczącymi etyki i zgodności z przepisami); 
• by ocenić Twoje umiejętności oraz doświadczenie pod kątem odpowiednich ofert pracy, w przypadku gdy wyraziłeś/aś zainteresowanie otrzymywaniem informacji na ten temat w przyszłości; oraz
• by monitorować różnorodność oraz równość szans w WSP, tam gdzie jest to prawnie dozwolone, poprzez analizę wszelkich dodatkowych informacji, które kandydat przekazuje nam dobrowolnie (zobacz powyżej: „Jakie dane osobowe gromadzimy?”). Nie wykorzystujemy tych informacji do podejmowania jakichkolwiek decyzji związanych z zatrudnieniem i są one wykorzystywane wyłącznie w formie zagregowanej (tj. informacje te zostaną zgrupowane z podobnymi kategoriami informacji od innych osób w celu dostarczenia wyłącznie danych statystycznych i nie będą identyfikować żadnej osoby). 

Możemy kontaktować się z Tobą za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonu w celu omówienia Twojej aplikacji, a w niektórych krajach, jeśli Twoja aplikacja zostanie rozpatrzona pozytywnie, skontaktujemy się z Twoimi recenzentami w celu uzyskania referencji na Twój temat. 

Należy pamiętać, że w przypadku pozytywnego rozpatrzenia podania o pracę i zaoferowania stałego lub tymczasowego stanowiska w WSP, przed sformalizowaniem zatrudnienia w naszej firmie może być wymagane sprawdzenie przeszłości kandydata. W zależności od stanowiska, o które się ubiegasz, oraz przepisów obowiązujących w kraju, w którym ubiegasz się o pracę, może to obejmować weryfikację kwalifikacji akademickich / zawodowych, historii zatrudnienia, historii kredytowej, rejestrów karnych i historii medycznej. Jednakże, poprosimy Cię o poddanie się odpowiednim i prawnie dozwolonym kontrolom przeszłości tylko na końcowym etapie procesu rekrutacji i w tym czasie: 

• otrzymasz dalsze informacje o tym, w jaki sposób dane osobowe będą wykorzystywane w procesie sprawdzania przeszłości, a także o przysługujących prawach w odniesieniu do Twoich danych osobowych; oraz 
• zostaniesz poproszony o wyrażenie wyraźnej zgody na przeprowadzenie przez WSP takiego sprawdzenia przeszłości. 

Możemy udostępniać twoje dane osobowe w niezbędnym zakresie agencjom rekrutacyjnym i innym usługodawcom, którzy będą wykorzystywać te informacje wyłącznie w celu świadczenia usług. Przykładowo, możemy skorzystać z organizacji zewnętrznych w celu: 

• przeprowadzenia sprawdzenia przeszłości w imieniu WSP 
• wsparcia w przeprowadzaniu testów osobowości / innych ocen online, które mogą być wymagane podczas procesu rekrutacji na określone stanowiska. 

Zapewniamy, że każdy zewnętrzny dostawca, z którego usług korzystamy, zobowiązuje się w umowie do zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa i poufności w celu ochrony danych osobowych kandydata. Możemy również udostępniać dane osobowe użytkownika nabywcy lub potencjalnemu nabywcy naszej firmy, ale tylko wtedy, gdy jest to konieczne i zgodnie z odpowiednimi zobowiązaniami do zachowania poufności. 

Możemy również udostępniać Twoje dane osobowe innym podmiotom z grupy WSP, przykładowo gdy Twoje stanowisko obejmuje współpracę z osobami w innych naszych biurach. W niektórych okolicznościach możemy być zmuszeni do udostępnienia danych osobowych kandydata na zewnątrz w celach prawnych lub regulacyjnych, np. gdy zwróci się do nas o to sąd, policja, inny organ ścigania lub organ regulacyjny. 

Gdy złożysz aplikację do pracy w WSP, Twoje dane osobowe będą obsługiwane: 

• przez odpowiedni podmiot WSP w kraju, w którym się znajdujesz i w którym ubiegasz się o pracę; lub 
• w kraju, w którym WSP scentralizowała swoje procesy zarządzania aplikacjami. 

Ze względu na globalny charakter operacji biznesowych WSP, może być konieczne przesłanie Twoich danych osobowych do innego państwa, innej jednostki WSP lub zewnętrznego dostawcy usług. Lista państw, w których pracujemy jest dostępna na naszej stronie. Niektóre z tych państw mają inne standardy ochrony danych niż państwo, w którym przebywasz. Jednakże, wprowadziliśmy umowne lub inne odpowiednie zabezpieczenia, aby zapewnić, że dane osobowe kandydatów są chronione zgodnie z tymi samymi standardami na całym świecie.  

Zobowiązujemy się do zapewnienia, że wszystkie dane osobowe, które przechowujemy na twój temat są przechowywane bezpiecznie zgodnie z naszymi politykami i procedurami. Obejmują one odpowiednie organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa, takie jak kontrola dostępu, regularne testy penetracyjne systemów oraz staranny dobór pracowników i zewnętrznych dostawców usług. 

W przypadku ubiegania się o pracę w WSP, będziemy przechowywać dane osobowe kandydata zgodnie z obowiązującymi wymogami prawnymi i regulacyjnymi (będzie to co najmniej 12 miesięcy od zakończenia procesu aplikacyjnego). Jednak w przypadku niektórych podań o pracę kandydat może mieć możliwość zezwolenia nam na przechowywanie jego danych przez dłuższy okres 24 miesięcy, abyśmy mogli powiadomić go w przypadku, gdy odpowiednie stanowiska staną się dostępne w przyszłości. W takich przypadkach dane osobowe zostaną usunięte zgodnie z opcją wybraną przez użytkownika na naszym portalu rekrutacyjnym, chyba że będziemy musieli nadal przechowywać niektóre informacje o użytkowniku do celów prawnych i regulacyjnych.

W zależności od państwa w którym przebywasz i / lub w którym ubiegasz się o pracę może mieć prawo, aby żądać od WPS: 

1. kopii Twoich danych osobowych; 
2. edycji Twoich danych osobowych, poprzez zmianę danych podanych w aplikacji online o ile jest to możliwe, lub informując nas o konieczności wprowadzenia niezbędnych zmian; 
3. zmodyfikowania lub wycofania swojej zgody na zbieranie, używanie oraz ujawnianie Twoich danych osobowych, w przypadku gdy WSP uzyskał na to zgodę (należy pamiętać o wpływie, jaki może to mieć na aplikację kandydata w naszej firmie, jak wyjaśniono w punkcie „Jakie są podstawy prawne przetwarzania danych osobowych?”); 
4. usunięcia swoich danych osobowych z naszych systemów, chyba że istnieje zgodne z prawem uzasadnienie dla WSP do przechowywania danych (tak jak wyjaśniono w „Jak długo przechowujemy twoje dane osobowe?”); 
5. wstrzymania wykorzystywania danych osobowych kandydata do czasu: 
• aż WSP zweryfikuje wszelkie nieścisłości w Twoich danych osobowych, o których nas poinformujesz; lub  
• ocenimy, że prawny interes WSP w przetwarzaniu danych osobowych kandydata przeważa nad interesami kandydata w tym, aby dane nie były przetwarzane; 
6. przekazania danych osobowych kandydatowi lub innej organizacji w powszechnie używanym formacie elektronicznym (tzw. prawo do przenoszenia danych); oraz 
7. aby nie podlegać zautomatyzowanemu przetwarzaniu (jednakże zauważ, że WSP nie przetwarza obecnie danych osobowych w sposób zautomatyzowany bez interwencji człowieka - na przykład w ramach procesu rekrutacji punktacja niektórych zadań online jest zautomatyzowana. Wynik ten jest jednak wykorzystywany wyłącznie w kontekście szerszego procesu zatrudnienia; żadne decyzje nie są podejmowane wyłącznie na podstawie samego wyniku). 

Ponadto kandydat może również sprzeciwić się wykorzystywaniu przez nas jego danych osobowych w niektórych okolicznościach, np. gdy wykorzystujemy je w naszych uzasadnionych interesach. Prawo to może być jednak ograniczone w przypadku, gdy mamyuzasadnione podstawy do dalszego przetwarzania danych osobowych kandydata, które są nadrzędne wobec jego praw do prywatności.

Prosimy o kontakt (nasze dane kontaktowe znajdują się poniżej), jeśli chcesz zapytać o którekolwiek z tych praw. Pamiętaj, że w niektórych krajach można zmienić/poprawić swój profil / dane osobowe za pośrednictwem naszych internetowych portali rekrutacyjnych.

Mamy nadzieję, że Informacja o przetwarzaniu danych osobowych kandydata była pomocna w określeniu sposobu, w jaki postępujemy z danymi kandydata oraz praw do ich kontrolowania.   

Jeżeli masz jakiekolwiek pytania, wątpliwości czy skargi związane z informacjami, które przekazujemy, skontaktuj się z nami mailowo: [email protected]. 

Masz prawo do wniesienia skargi do odpowiedniego organu ochrony danych osobowych w każdym czasie. W Polsce tym organem jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Jednakże, będziemy wdzięczni za możliwość zrozumienia Twoich wątpliwości zanim skontaktujesz się z organem ochrony danych

Niniejsza Informacja o przetwarzaniu danych osobowych została ostatnio zaktualizowana w dacie wskazanej na górze strony. Od czasu do czasu możemy zmienić niniejszą Informację o przetwarzaniu danych osobowych, aktualizując tę stronę.