WSP's erklæring om beskyttelse af ansøgeres personlige oplysninger

I forbindelse med din ansøgning om at arbejde hos WSP kan vi behandle følgende kategorier af personoplysninger: 

• oplysninger indeholdt i dit CV, følgebrev og akademiske udskrifter,
• oplysninger angivet på din ansøgningsformular, herunder navn, adresse, telefonnummer, personlig e-mailadresse, uddannelsesniveau, akademiske institutioner og sprogkundskaber mv. samt din løn forud for din ansøgning til WSP (på frivillig basis),
• dine faglige certificeringer eller licenser og eventuelle andre faglige kvalifikationer/ certificeringer,
• oplysninger om, hvorvidt du er berettiget til at arbejde i det land, du har ansøgt om at arbejde i, herunder eventuelle visa/arbejdstilladelser, du er i besiddelse af,
• dine resultater/svar fra personlighedstests/andre online vurderinger udført under WSP’s rekrutteringsproces,
• dine ønskede løn- og ansættelsesforhold samt dine ønsker mht. udstationering og
• oplysninger givet til os under en samtale. 

Afhængigt af det land, du søger om at arbejde i, og hvis vi har lovlig tilladelse til at gøre det, kan vi også bede om de personoplysninger, der er anført nedenfor med henblik på at overvåge mangfoldighed og lige muligheder for WSP's medarbejdere. Dette sker dog på frivillig basis, så du behøver ikke give os følgende oplysninger, hvis du foretrækker at lade være: 

• fødselsdato,
• nationalitet,
• køn,
• seksuel orientering,
• religion,
• indfødt identitet,
• om du har flygtningestatus,
• race/etnicitet,
• militær-/veteranstatus og
• funktionsnedsættelse (herunder om der kræves rimelige tilpasninger til brug ved samtaler/ vurderinger). 

Ud over de oplysninger, du giver os direkte, kan vi også finde oplysninger om dig fra andre kilder. For eksempel:

• rekrutteringsbureauer (dit CV og andre oplysninger kan blive delt med os via vores valgte rekrutteringsbureau i det land, hvor du søger arbejde. For oplysninger om, hvordan bureauet håndterer dine personoplysninger, bedes du spørge bureauet direkte for at få deres privatlivserklæring at se),
• dine anbefalinger,
• dine navngivne akademiske institutioner og faglige organisationer (for at verificere dine akademiske og professionelle kvalifikationer/certificeringer),
• tjenesteudbydere, der udfører yderligere baggrundstjek på vores vegne, hvor vi har lovlig tilladelse til at gøre dette, såsom kontrol af straffeattest eller kreditværdighedsvurdering, og
• platforme, hvor du har gjort oplysninger om dig selv offentligt tilgængelige på karrieresider, såsom LinkedIn. 

Vi vil håndtere alle personlige oplysninger, som vi modtager om dig, i overensstemmelse med denne Privatlivserklæring.

De vigtigste juridiske årsager til, at vi indsamler dine personlige oplysninger, er, at det er nødvendigt:

• for at vurdere din egnethed til den stilling, du søger, med henblik på at indgå en ansættelseskontrakt med dig, hvis du bliver den udvalgte ansøger,
• for at overholde vores juridiske og regulatoriske forpligtelser (fx ved at føre optegnelser over vores ansættelsespraksis samt til andre skatte-, revisions- og ansættelsesretlige formål), eller
• for at opfylde WSP's legitime interesser som virksomhed (fx er det vigtigt at bruge personlige data til at rekruttere til bestemte roller, så vi effektivt kan drive vores forretning og administrere sikkerheden i vores systemer), men kun hvor disse interesser ikke tilsidesættes af hensyn til beskyttelsen af dine personoplysninger.

Derudover, når vi indsamler personoplysninger fra dig, der er kategoriseret som følsomme i henhold til databeskyttelsesforordningen, bruger vi dem til at opfylde vores juridiske forpligtelser som en potentiel arbejdsgiver (såsom at sikre retfærdige rekrutteringsprocesser).

Alternativt, hvis vi er juridisk forpligtede til at gøre det i det land, du søger om arbejde i, beder vi om dit udtrykkelige samtykke, før vi behandler personoplysninger og/eller følsomme data, der kræves til rekrutteringsprocessen.

Bemærk venligst, at du til enhver tid kan trække dit samtykke tilbage, efter du har givet det. Dette vil ikke påvirke lovligheden af WSP's tidligere brug af dine oplysninger. I visse situationer kan tilbagetrækning af samtykke dog påvirke vores mulighed for at rekruttere dig, for eksempel hvis WSP ikke kan udføre visse lovligt tilladte baggrundstjek på dig. 

Vi bruger dine personoplysninger til følgende formål:

• til at vurdere din egnethed til ansættelse hos os og til enhver efterfølgende samtale/ vurderingsproces samt til at hjælpe os med vores beslutning om, hvorvidt vi vil give dig et tilbud om ansættelse – kopier af de oplysninger, du giver os, og eventuel yderligere korrespondance vil blive opbevaret for at behandle din jobansøgning og som en registrering af vores ansættelses- og fair adgangsprocesser (se yderligere detaljer nedenfor i "Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?"),
• til at administrere sikkerheden i vores lokaler og systemer (inklusive vores online ansøgnings-portaler),
• til at beskytte WSP’s juridiske rettigheder og overholde lovmæssige og regulatoriske krav stillet til WSP (herunder videregivelse af oplysninger i forbindelse med juridiske krav og andre undersøgelser af etik og compliance), 
• til at vurdere dine færdigheder og erfaring med henblik på passende jobmuligheder, hvor du har udtrykt interesse i at blive underrettet om dette i fremtiden, og
• til at overvåge mangfoldighed og lige muligheder inden for WSP, hvor vi har lovlig tilladelse til det, ved at analysere eventuelle supplerende oplysninger, du frivilligt giver os (se ovenfor i "Hvilke personoplysninger indsamler vi?"). Vi bruger ikke disse oplysninger i nogen beskæftigelses-relateret beslutning, og de bruges kun i en aggregeret form (dvs. oplysningerne vil blive grupperet med lignende kategorier af oplysninger fra andre for kun at levere statistiske data og ikke for at identificere nogen personligt). 

Vi vil muligvis bruge e-mail eller telefon til at kontakte dig for at diskutere din ansøgning, og i visse lande, hvis du bliver udvalgt ud fra din ansøgning, vil vi kontakte dine referencer for at indhente deres anbefalinger om dig.

Bemærk venligst, at hvis din ansøgning bliver godkendt, og du bliver tilbudt en fast eller midlertidig stilling hos WSP, kan du blive bedt om at gennemgå visse baggrundstjek, før vi formaliserer din ansættelse hos os. Afhængigt af den rolle, du søger, og lovene i det land, du søger om at arbejde i, kan dette omfatte bekræftelse af dine akademiske/faglige kvalifikationer, ansættelseshistorie, kredithistorik, straffeattest og sygehistorik. Vi vil dog kun bede dig om at gennemgå relevante og lovligt tilladte baggrundsscreeninger i den sidste fase af rekrutteringsprocessen, og på dette tidspunkt vil du:

• modtage yderligere informationer om, hvordan dine personlige data vil blive brugt i baggrundsscreeningsprocessen, samt dine rettigheder i forhold til dine personlige data, og
• blive bedt om at give dit udtrykkelige samtykke til, at WSP udfører sådanne baggrundstjek. 

Vi kan dele dine personlige oplysninger efter behov med rekrutteringsbureauer og andre tjenesteudbydere, der handler på vores vegne, og som kun vil bruge oplysningerne til at levere denne service. For eksempel kan vi bruge tredjepartsvirksomheder til at:

• udføre baggrundsscreening på WSP’s vegne, eller
• hjælpe os med personlighedstests/andre online vurderinger, der kan være nødvendige under rekrutteringsprocessen til bestemte roller. 

Vi vil sikre, at enhver tredjepartstjenesteudbyder, som vi bruger, kontraktligt forpligter sig til et passende niveau af sikkerhed og fortrolighed for at beskytte dine personlige data. Vi kan også dele dine personlige data med en køber eller potentiel køber af vores virksomhed, men kun hvor det er nødvendigt og under passende fortrolighedsforpligtelser.

Vi vil muligvis også skulle dele dine personlige data med andre enheder inden for WSP-koncernen, for eksempel hvor din rolle involverer et samarbejde med enkeltpersoner på vores andre kontorer. I nogle tilfælde vil vi være nødt til at dele dine personlige data eksternt til juridiske eller regulatoriske formål, såsom hvor en domstol eller politiet eller andre retshåndhævende myndigheder eller tilsynsorganer har bedt os om det.

Når du søger om at arbejde hos WSP, vil dine personoplysninger blive behandlet:

• af den relevante WSP-enhed i det land, hvor du er hjemmehørende, og som du ansøger om  arbejde i, eller  
• i et land, hvor WSP har centraliseret sine processer for behandling af ansøgninger. 

På grund af den globale karakter af WSP's forretninger kan det være nødvendigt at sende dine personlige data til et andet land, enten til en anden WSP-enhed eller til en ekstern tjenesteudbyder. En liste over lande, hvor vi opererer, kan findes på vores website. Nogle af disse lande kan have en anden standard for databeskyttelse end det land, hvor du er hjemmehørende. Vi har dog indført kontraktmæssige eller andre passende beskyttelsesforanstaltninger for at sikre, at dine personlige data er beskyttet i henhold til de samme standarder globalt.  

Vi er forpligtet til at sikre, at alle personlige data, som vi har om dig, opbevares sikkert i overensstemmelse med vores politikker og procedurer. Disse omfatter passende organisatoriske og teknologiske sikkerhedsforanstaltninger, såsom adgangskontrol, regelmæssige penetrationstest af vores systemer og omhyggelig udvælgelse af personale og tredjepartstjenesteudbydere.

Når du ansøger om job hos WSP, opbevarer vi dine personoplysninger i overensstemmelse med gældende lov- og reguleringskrav (dette vil være minimum 12 måneder fra slutningen af ansøgningsprocessen). For visse jobansøgninger kan du dog have mulighed for at give os lov til at opbevare dine data i en længere periode på 24 måneder, så vi kan give dig besked i tilfælde af at passende jobs bliver ledige i fremtiden. I sådanne tilfælde slettes dine persondata i overensstemmelse med den mulighed, du har valgt på vores rekrutteringsportal, medmindre vi skal fortsætte med at opbevare nogle oplysninger om dig til juridiske og regulatoriske formål.

Afhængigt af hvilket land, du bor i, og/eller hvor du søger om arbejde, kan du have ret til at anmode WSP om at:

1. udlevere en kopi af dine personlige data,
2. rette eventuelle unøjagtigheder i dine personlige data ved at ændre din online ansøgning, så vidt du kan, eller ved at informere os om at foretage de nødvendige ændringer, 
3. ændre eller tilbagekalde dit samtykke til indsamling, brug og videregivelse af dine personlige data, hvor WSP har indhentet dit samtykke hertil (bemærk venligst hvordan dette kan påvirke din ansøgning hos os, som det er forklaret i "På hvilket juridiske grundlag bruger vi dine personoplysninger?"), 
4. slette dine personlige data fra vores systemer, medmindre der er en juridisk begrundelse for, at WSP opbevarer dem (som forklaret i "Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?"), 
5. sætte brugen af dine personlige data på pause indtil: 
• WSP godkender eventuelle unøjagtigheder i dine personlige data, som du giver os besked om, eller
• vi vurderer, at WSP’s legitime interesser i at behandle dine persondata opvejer dine interesser i, at dataene ikke bliver behandlet, 
6. overføre dine personlige data til dig eller en anden virksomhed i et almindeligt anvendt elektronisk format (kendt som retten til dataportabilitet), og 
7. ikke at blive genstand for automatiseret behandling (vær dog opmærksom på, at WSP i øjeblikket ikke foretager automatiseret behandling uden menneskelig indgriben – fx at vi som en del af rekrutteringsprocessen automatiserer scoringen af visse online opgaver. Denne score bruges dog kun i forbindelse med den generelle ansættelsesproces – ingen beslutninger træffes udelukkende på grundlag af selve scoren).

Derudover kan du også gøre indsigelse mod vores brug af dine personoplysninger under visse omstændigheder, fx hvor vi bruger dem til vores legitime interesser. Denne ret kan dog være begrænset, hvor vi har tvingende legitime grunde til at fortsætte behandlingen af dine personoplysninger, som tilsidesætter din ret til privatlivets fred.

Kontakt os venligst (se vores kontaktoplysninger nedenfor), hvis du ønsker at forhøre dig om nogen af disse rettigheder. Bemærk også, at du i nogle lande kan du ændre/revidere din profil/dine personlige data via vores online rekrutteringsportaler.

Vi håber, at denne Privatlivserklæring har været nyttig mht. at redegøre for, hvordan vi håndterer dine personlige oplysninger og dine rettigheder til at bevare kontrollen over dem.

Hvis du har spørgsmål, bekymringer eller klager mht. de personoplysninger, som vi har om dig, bedes du kontakte os ved at sende en e-mail til [email protected]. 

Du har til enhver tid ret til at indgive en klage til den relevante databeskyttelsesmyndighed ("DPA"). Vi vil dog sætte pris på chancen for at forstå dine bekymringer i første omgang, før du kontakter en DPA.

For yderligere oplysninger bedes du se punkt 12 i  vores globale WSP Privatlivserklæring.  

Denne Privatlivserklæring blev sidst opdateret på datoen vist øverst på denne side. Vi har ret til når som helst at ændre denne Privatlivserklæring ved at opdatere denne side.