WSPs personvernerklæring for jobbsøkere

I forbindelse med din søknad om å jobbe i WSP, kan vi behandle følgende kategorier av personopplysninger: 

• informasjon som finnes i din CV/søknad, søknadsbrev og vitnemål/karakterutskrifter;
• informasjon oppgitt i søknadsskjemaet, inkludert navn, adresse, telefonnummer, personlig e-postadresse, utdanningsnivå, akademiske institusjoner og språkkunnskaper osv., samt din lønn før du søkte på WSP (som gis på frivillig grunnlag);
• profesjonelle sertifikater eller lisenser du har og eventuelle andre faglige kvalifikasjoner/sertifiseringer;
• informasjon angående om du har rett til å jobbe i landet du har søkt å jobbe i, inkludert eventuelle visum/arbeidstillatelser du har;
• dine resultater/svar fra personlighetstester/andre online-vurderinger utført i løpet av WSPs rekrutteringsprosess;
• din ønskede lønn og preferanser for ansettelse og omlokalisering; og
• informasjon gitt til oss under et intervju. 

Avhengig av det landet du søker å jobbe i, og hvis vi lovlig har adgang til å gjøre det, kan vi også be om de personopplysningene som er oppført nedenfor for å overvåke mangfold og like muligheter innen WSPs arbeidsstyrke. Imidlertid gjøres dette på frivillig basis, så du trenger ikke å gi oss følgende informasjon hvis du foretrekker det: 

• fødselsdato;
• nasjonalitet;
• kjønn;
• legning;
• religion;
• urbefolkningstilhørighet;
• om du har flyktningestatus;
• etnisitet;
• militær/veteranstatus; og
• funksjonsnedsettelser (inkludert om eventuelle rimelige tilpasninger er nødvendige for intervjuer/vurderinger).

I tillegg til informasjonen du gir oss direkte, kan vi også finne informasjon om deg fra andre kilder. For eksempel:

• rekrutteringsbyråer (din CV/søknad og andre detaljer kan deles med oss av vårt valgte rekrutteringsbyrå i landet der du søker å jobbe. For informasjon om hvordan byrået håndterer dine personopplysninger, kan du spørre byrået direkte for å se personvernerklæringen);
• dine referanser;
• dine navngitte akademiske institusjoner og faglige organer (for å verifisere dine akademiske og faglige kvalifikasjoner/sertifiseringer);
• tjenesteleverandører som utfører ekstra bakgrunnssjekker på våre vegne der vi lovlig har lov til å gjøre dette, som kriminelt rulleblad eller kredittsjekker; og
• der du har gjort informasjon om deg selv offentlig tilgjengelig på karriersider, slik som LinkedIn. 

Vi vil behandle eventuelle personopplysninger om deg som vi mottar i samsvar med denne personvernerklæringen. 

De viktigste juridiske grunnene vi samler inn dine personopplysninger på, er fordi det er nødvendig: 

• å vurdere din egnethet for den stillingen du søker på, med tanke på å inngå en arbeidsavtale med deg dersom du lykkes med din søknad;
• å overholde våre juridiske og regulatoriske forpliktelser (f.eks. ved å beholde oversikter knyttet til vår ansettelsespraksis og for andre skatte-, revisjons- og arbeidsrettslige formål); eller
• for WSPs legitime interesser som virksomhet (f.eks. det er avgjørende å bruke personopplysninger for å rekruttere til visse roller slik at vi effektivt kan tilby tjenester og håndtere sikkerheten til våre systemer), men bare der disse interessene ikke blir overstyrt av behovet for å beskytte ditt personvern. 

Videre når vi samler inn personopplysninger fra deg som er kategorisert som sensitive i henhold til personvernlovgivningen, bruker vi det for å oppfylle våre juridiske forpliktelser som potensiell arbeidsgiver (for eksempel å sikre rettferdige rekrutteringsprosesser).

Alternativt, hvis vi er lovlig forpliktet til å gjøre det i det landet du søker jobb i, ber vi om ditt uttrykkelige samtykke før vi behandler eventuelle personopplysninger og/eller sensitive personopplysninger som kreves for rekrutteringsprosessen. 

Vær oppmerksom på at du kan trekke tilbake samtykket når som helst etter at du har gitt det. Dette ville ikke påvirke lovligheten til WSPs tidligere bruk av den informasjonen. Imidlertid kan tilbaketrekking av samtykke i visse situasjoner påvirke vår evne til å rekruttere deg, for eksempel hvis WSP ikke kan utføre visse, lovlig tillatte bakgrunnssjekker på deg. 

Vi vil bruke dine personopplysninger til følgende formål:

• å vurdere din egnethet for ansettelse hos oss og i enhver påfølgende intervjuprosess, og for å bistå oss i vår beslutning om å tilby deg ansettelse - kopier av den informasjonen du sender inn og eventuell ytterligere korrespondanse vil bli beholdt for å videre behandle din søknad om arbeid og som en registrering av våre ansettelses- og rettferdige tilgangsprosesser (se ytterligere detaljer nedenfor i "Hvor lenge beholder vi dine personopplysninger?");
• å administrere sikkerheten i våre lokaler og systemer (inkludert våre online søknadsportaler);
• å ivareta WSPs juridiske rettigheter og overholde de juridiske og regulatoriske kravene som pålegges WSP (inkludert offentliggjøring av informasjon i forbindelse med juridiske krav og andre etiske og samsvarsundersøkelser);
• å vurdere dine ferdigheter og erfaringer for egnede jobbmuligheter, der du har uttrykt interesse for å bli varslet om dette i fremtiden; og
• å overvåke mangfold og like muligheter innen WSP, der vi lovlig har adgang til å gjøre dette, ved å analysere eventuell tilleggsinformasjon du gir oss frivillig (se ovenfor i "Hvilke personopplysninger samler vi inn?"). Vi bruker ikke denne informasjonen i noen ansettelsesrelatert beslutning, og den brukes bare i en sammenstilt form (dvs. informasjonen vil bli gruppert med lignende kategorier av informasjon fra andre for å gi bare statistiske data og vil ikke identifisere noen enkeltperson personlig). 

Vi kan bruke e-post eller telefon til å kontakte deg for å diskutere søknaden din, og i visse land, hvis du lykkes med søknaden din, vil vi kontakte dine referanser for å få referanser om deg. 

Vær oppmerksom på at hvis søknaden din er vellykket, og du blir tilbudt en fast eller midlertidig stilling hos WSP, kan det være nødvendig å utføre visse bakgrunnssjekker før vi formaliserer ansettelsen. Avhengig av stillingen du søker på og lovene i landet du søker å jobbe i, kan dette inkludere verifisering av dine akademiske/faglige kvalifikasjoner, arbeidshistorikk, kredittverdighet, kriminelt rulleblad og helsemessig bakgrunn. Imidlertid vil vi bare be deg om å gjennomgå relevante og lovlig tillatte bakgrunnssjekker ved sluttfasen av rekrutteringsprosessen, og på det tidspunktet vil du: 

• motta ytterligere informasjon om hvordan dine personopplysninger vil bli brukt i bakgrunnssjekkprosessen, samt dine rettigheter med hensyn til dine personopplysninger; og
• bli bedt om å gi ditt uttrykkelige samtykke til at WSP gjennomfører slike bakgrunnssjekker. 

Vi kan dele dine personopplysninger som anses nødvendig med rekrutteringsbyråer og andre tjenesteleverandører som handler på våre vegne, som kun vil bruke informasjonen til å tilby den tjenesten. For eksempel kan vi bruke tredjeparter til å:: 

• utføre bakgrunnssjekker på WSPs vegne; eller
• bistå oss med personlighetstesting/andre online-vurderinger som kan være nødvendige under rekrutteringsprosessen for visse roller. 

Vi vil sørge for at enhver tredjeparts tjenesteleverandør vi bruker, forplikter seg kontraktsmessig til et passende nivå av sikkerhet og fortrolighet for å beskytte dine personopplysninger. Vi kan også dele dine personopplysninger med en kjøper eller potensiell kjøper av vår virksomhet, men bare der det er nødvendig å gjøre det og ved eventuelle konfidensialitetsforpliktelser.

Vi kan også være nødt til å dele dine personopplysninger med andre enheter innen WSP-konsernet, for eksempel der din rolle innebærer samarbeid med enkeltpersoner ved våre andre kontorer. I noen tilfeller kan vi være nødt til å dele dine personopplysninger eksternt av juridiske eller regulatoriske årsaker, for eksempel der en domstol, politiet eller annen tilsynsmyndighet eller regulatorisk organ har bedt om det. 

Når du søker jobb i WSP, vil dine personopplysninger behandles:

• av den relevante WSP-enheten i landet der du er tilknyttet og der du søker å jobbe; eller
• i et land der WSP har sentralisert sine prosesser for å håndtere søknader. 

På grunn av WSPs globale virksomhet kan det være nødvendig å sende dine personopplysninger til et annet land, enten til en annen WSP-enhet eller til en ekstern tjenesteleverandør. En liste over landene vi opererer i, finner du på vår nettside. Noen av disse landene kan ha en annen standard for databeskyttelse enn landet der du er basert. Imidlertid har vi satt i verk kontraktsmessige eller andre egnede beskyttelsestiltak for å sikre at dine personopplysninger beskyttes til tilsvarende standard globalt.

Vi er forpliktet til å påse at alle personopplysninger vi har om deg, blir oppbevart sikkert i samsvar med våre retningslinjer og prosedyrer. Disse inkluderer egnede organisatoriske og teknologiske sikkerhetstiltak, som tilgangskontroller, regelmessig testing av brudd eller innbrudd i våre systemer og nøye utvelgelse av personell og tredjeparter.

Basert på hvor du søker på en stilling hos WSP, vil vi beholde dine personopplysninger i samsvar med gjeldende juridiske og regulatoriske krav (dette vil være et minimum på 12 måneder fra slutten av søknadsprosessen). I midlertid kan du for visse jobbsøknader ha mulighet til å la oss beholde dine data i en lengre periode på 24 måneder, slik at vi kan varsle deg hvis passende roller blir tilgjengelige i fremtiden. I slike tilfeller vil dine personopplysninger etterhvert bli slettet i samsvar med alternativet du velger i vår rekrutteringsportal, med mindre vi må beholde noen opplysninger om deg av juridiske og regulatoriske årsaker.

Avhengig av landet der du er basert og/eller der du søker å jobbe, kan du ha rett til å be WSP om å: 

1. fremlegge en kopi av dine personopplysninger; 
2. rette eventuelle unøyaktigheter i dine personopplysninger ved å endre din online-søknad så langt du er i stand til å gjøre det, eller ved å informere oss om å foreta de nødvendige endringene;
3. endre eller trekke tilbake ditt samtykke til innsamling, bruk og offentliggjøring av dine personopplysninger, der WSP har fått ditt samtykke til dette (vær oppmerksom på virkningen dette kan ha på din søknad hos oss, som forklart i "På hvilket juridisk grunnlag bruker vi dine personopplysninger?"); 
4. slette dine personopplysninger fra våre systemer, med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for at WSP skal beholde dem (som forklart i "Hvor lenge beholder vi dine personopplysninger?");
5. pause bruken av dine personopplysninger inntil: 
• WSP verifiserer eventuelle unøyaktigheter i dine personopplysninger som du varsler oss om; eller  
• vi vurderer at WSPs legitime interesser i å behandle dine personopplysninger veier tyngre enn dine interesser i at dataene ikke blir behandlet; 
6. overføre dine personopplysninger til deg eller en annen organisasjon i et vanlig anvendt elektronisk format (kjent som retten til dataportabilitet); og 
7. ikke være gjenstand for automatisert behandling (men vær oppmerksom på at WSP for tiden ikke utfører automatisert behandling uten noen menneskelig innblanding - for eksempel som en del av rekrutteringsprosessen, er scoringen av visse online-oppgaver automatisert. Imidlertid brukes denne poengsummen bare i sammenheng med den bredere ansettelsesprosessen; ingen beslutninger treffes bare på grunnlag av selve poengsummen). 

I tillegg kan du også motsette deg vår bruk av dine personopplysninger under visse omstendigheter, f.eks. der vi bruker det for våre legitime interesser. I midlertid kan denne retten være begrenset der vi har overveiende legitime grunner til å fortsette å behandle dine personopplysninger som veier tyngre enn dine personvernrettigheter. 

Vennligst kontakt oss (se nedenfor for våre kontaktdetaljer) hvis du ønsker å spørre om noen av disse rettighetene. Vær også oppmerksom på at du i noen land kan endre/revidere din profil/personopplysninger gjennom våre online rekrutteringsportaler.

Vi håper denne personvernerklæringen har vært nyttig for å forklare hvordan vi behandler dine personopplysninger og dine rettigheter til å kontrollere dette. Hvis du har spørsmål, bekymringer eller klager knyttet til informasjonen vi har om deg, vennligst kontakt oss på e-post [email protected]. 

Du har rett til å klage til Datatilsynet når som helst. Vi vil imidlertid sette pris på muligheten til å forstå dine bekymringer før du kontakter Datatilsynet.

For mer informasjon, vennligst se punkt 12 i vår globale WSP-personvernerklæring.  

Denne personvernerklæringen ble sist oppdatert på datoen som vises øverst på denne siden. Vi kan endre denne personvernerklæringen fra tid til annen ved å oppdatere denne siden.