WSPs Personvernerklæring

2. Hvem er vi, og hvem er ansvarlig for dine personopplysninger?

WSP er et internasjonalt profesjonelt rådgivnings- og prosjekteringsfirma med hovedkontor i Canada, med kontorer på flere steder over fem kontinenter. Ytterligere detaljer finnes på nettstedet vårt. Kontaktinformasjonen vår finnes i punkt 11 i denne personvernerklæringen.

Vanligvis vil WSP-enheten eller tilknyttet enhet som er juridisk ansvarlig for å håndtere dine personopplysninger, være enheten i landet der du får tilgang til tjenestene våre og/eller på annen måte samhandler med oss.

Der WSP blir engasjert av sine kunder for å tilby tjenester, og som et resultat samler vi inn og bruker dine personopplysninger, gjør vi det generelt i tråd med våre kunders kontraktsmessige instruksjoner, eller i samsvar med gjeldende databeskyttelseslover. Det er vanligvis våre kunder og ikke WSP som bestemmer hvordan og hvorfor eventuelle personopplysninger skal brukes i tjenestetilbudet, så våre kunder vil til slutt være ansvarlige for dine personopplysninger i slike tilfeller.

3. Hvilke personopplysninger samler vi om deg og til hvilke formål?

Vi kan samle inn personopplysninger om deg eller personer som jobber for organisasjonen din i ulike situasjoner, inkludert ved levering av våre tjenester, bruk av nettstedet vårt, deltakelse på et av våre arrangementer/kontorer og/eller der vi på annen måte samhandler med deg, f.eks., for å skaffe en tjeneste for WSP osv. De personopplysningene vi samler inn og grunnene for å bruke dem, vil avhenge av hva slags forhold du har med oss, men kan inkludere de typer informasjon og formål som er angitt nedenfor. 

1. Samhandle med deg 
   
   Dette inkluderer personopplysninger som navnet ditt, tittelen din, stillingen din, selskapet du jobber for, postadressen din, e-postadressen din, telefonnummeret ditt og din korrespondanse med WSP (inkludert notater/transkripsjoner/opptak av samtaler per telefon eller Voice over IP-systemer). Vi kan også spørre om forholdet ditt til en annen person, for eksempel for å fastslå eventuelle interessekonflikter som kan eksistere. Vi krever ovennevnte informasjon for å samhandle med deg for forretningsformål. 



2. Identifikasjon og verifisering 
   
   Vi kan be om passet ditt eller annen offisiell identifikasjonsdokumentasjon for å verifisere identiteten din, for eksempel hvis du må besøke WSP-kontorer eller -fasiliteter, eller for å få tilgang til WSP-systemer før eller under samhandlingen med oss. Bortsett fra dataene du gir oss direkte, og i samsvar med de lokale lovene i landet der du får tilgang til våre tjenester, kan vi også finne informasjon om deg fra andre kilder, for eksempel fra skattemyndigheter, nøye utvalgte tredjepartsleverandører av bakgrunnsscreening (se punkt 5 nedenfor for mer informasjon om WSPs bruk av tredjeparter), og/eller fra offentlige registre/nettsteder der du frivillig har gjort dine personopplysninger tilgjengelige (f.eks., LinkedIn, selskapsdatabaser osv.). Vi krever denne informasjonen som en del av våre forretningsakseptprosesser og for å overholde våre juridiske forpliktelser for å forebygge hvitvasking av penger, terrorisme, korrupsjon og svindel. 



3. Sikkerhet på stedet 
   
   Hvis du besøker oss på våre lokaler, kan vi samle inn bildet ditt og/eller videofilm via CCTV, og kan også samle inn besøkslogginformasjon (f.eks., inn- og utgangstider, kjøretøyregistrering osv.). Vi samler inn disse personopplysningene fordi det er i vår legitime interesse å sikre at lokalene våre er sikre og for formålet med å oppdage/forebygge kriminalitet.
   
   Hvis du kobler deg til vårt gjestenettverk for Wi-Fi når du besøker et av våre kontorer, kan vi samle inn navnet ditt, e-postadressen, telefonnummeret, enhetens MAC-adresse, IP-adressen og stedet for å gi deg tilgang til dette nettverket og for å beskytte det mot uautorisert bruk. 



4. Møter/arrangementer 
   
   Vi kan samle inn grunnleggende kontaktopplysninger fra deg når du registrerer deg eller deltar på et møte/arrangement som arrangeres av eller på vegne av WSP. Vi bruker denne informasjonen for å identifisere deg av sikkerhets- og sikkerhetsmessige årsaker, og slik at vi kan invitere deg til fremtidige arrangementer/møter (se punkt 3(f) om markedsføring nedenfor). 
   
   I tillegg kan vi markedsføringsøyemed også samle inn bilder/videofilm av enkeltpersoner som deltar på slike møter og arrangementer. 
   
   Imidlertid kan du også ønske å informere oss om eventuelle spesifikke diettkrav og/eller fortelle oss om eventuelle funksjonsnedsettelser du har, slik at vi kan gjøre de nødvendige tilpasningene du trenger for å tilrettelegge for din deltakelse på møtet/arrangementet. I visse land faller slike detaljer inn under kategorien personopplysninger som databeskyttelseslovgivning vurderer å være iboende sensitive, da det angår helsen/din funksjonsnedsettelse og/eller potensielt din religion. Denne typen informasjon er helt valgfri å opplyse om, så du trenger ikke å gi den til oss hvis du ikke ønsker det, forutsatt at du aksepterer eventuelle tilknyttede risikoer ved at vi ikke er klar over det. For mer informasjon om de rettslige grunnlagene som vi støtter oss på for å bruke denne spesifikke typen personopplysninger, vennligst se punkt 4, "På hvilket juridisk grunnlag bruker vi dine personopplysninger?" nedenfor.  



5. Automatisert samhandling  
   
   Når du samhandler med nettstedet vårt, kan vi automatisk samle inn personopplysninger fra enheten din ved å bruke informasjonskapsler og andre lignende teknologier. Behandling av slik informasjon er nødvendig for at vi skal kunne forfølge våre legitime interesser med å forbedre nettstedet vårt og tilby en mer relevant tjeneste til våre kunder og forretningspartnere. Denne informasjonen brukes ikke til å utvikle en personlig profil av deg. For ytterligere detaljer, vennligst se vår informasjonskapselpolicy. 



6. Markedsføring og informasjon samlet gjennom nettstedet vårt og våre sosiale mediekontoer
   
   Bestemte deler av nettstedet vårt, inkludert bloggene våre, inviterer deg til å be om publikasjoner, nyhetsbrev og varsler, abonnere for å motta invitasjoner til arrangementer, seminarer og webinarer, delta i kundeundersøkelser og motta WSP-kunngjøringer. Hvis du gjør det, vil vi samle inn noen eller alle følgende opplysninger: navnet ditt, e-postadressen din, stillingen din, organisasjonsnavnet og bedriftsadressen. Våre systemer vil gjenkjenne deg som bruker, og basert på innholdet du ser/forespør, vil vi strebe etter å tilby materiale som er relevant for deg og dine interesser. Vi kan også samle inn denne informasjonen om deg hvis du fysisk har deltatt på et arrangement som er arrangert av WSP, slik at vi kan invitere deg igjen i fremtiden.
   
   I tillegg opprettholder WSP kontoer på sosiale medieplattformer (som LinkedIn, YouTube, Instagram, Facebook og X) og kan samle bilder, demografisk informasjon, interesser og andre personopplysninger som du kan dele med sosiale medieplattformen når du samhandler med disse kontoene.
   
   Merk at du kan melde deg av å motta markedsføringskommunikasjon når som helst, enten ved å klikke på avmeldingskoblingen i den relevante kommunikasjonen, eller ved å sende oss en e-post på [email protected]. For ytterligere informasjon, vennligst se punkt 9 av denne personvernerklæringen, "Hva er dine rettigheter over dine personopplysninger?". 



7. Rekruttering  
   
   WSP vil samle inn og bruke dine personopplysninger når du søker på en stilling, konsulentrolle eller arbeidspraksis/praksisplass hos oss. Vi kan motta informasjon om deg gjennom et rekrutteringsbyrå eller direkte fra deg når du fullfører et online søknadsskjema via noen av WSPs karriereportaler eller når du forhandler om din konsulent/uavhengig entreprenøravtale med WSP. De personopplysningene vil inkludere informasjon om utdanningen din, arbeidshistorikk, ferdigheter, referanser og annen bakgrunnsinformasjon som din rett til å jobbe i landet der du søker å jobbe osv. For ytterligere informasjon om hvordan WSP samler inn og bruker dine personopplysninger i rekrutteringssammenheng, vennligst se vår Personvernerklæring for jobbsøkere. 



8. Personopplysninger for generelle befolkninger  
   
   WSPs type virksomhet betyr at vi ofte blir engasjert for å jobbe med miljø- eller infrastrukturprosjekter som er offentlige, f.eks., jernbanenettverk/boligutvikling. Når våre kunder engasjerer oss for å tilby disse typene tjenester, kan vi være pålagt å samle inn dine personopplysninger. For eksempel kan vi få beskjed om å gjennomføre sosiale innvirkningsvurderinger, som kan inkludere undersøkelse av visse befolkninger, som for eksempel urbefolkninger. Dette kan innebære at WSP samler inn sensitive opplysninger om visse befolkningsgrupper. Et annet eksempel er når WSP blir engasjert for å identifisere juridiske interesser i land som kan bli berørt av foreslått utviklings-/infrastrukturarbeid. I slike tilfeller kan WSP samle inn personopplysninger om boligeiere/beboere i et gitt område.
   
   Merk at når vi samler inn personopplysninger i de typene situasjoner som er beskrevet i dette punktet, vil WSP vanligvis gjøre dette i samsvar med våre kunders kontraktsmessige instruksjoner, i samsvar med gjeldende databeskyttelseslover og med passende personvern- og sikkerhetsprotokoller på plass for å beskytte dine personopplysninger.  



9. Profilering  
   
   Begrepet "profilering" refererer til når dine personopplysninger brukes til rent automatisert behandling for å evaluere eller forutsi visse aspekter ved deg uten menneskelig vurdering. WSP gjør for øyeblikket ikke noe profilering ved bruk av personopplysninger. Skulle vi bestemme oss for å bruke helt automatiserte prosesser for å profilere enkeltpersoner i fremtiden, f.eks., for å markedsføre WSPs tjenester mer effektivt, vil vi varsle deg i samsvar med gjeldende lov og, avhengig av hvor du er lokalisert, vil du ha visse rettigheter med hensyn til slik bruk av dine personopplysninger (se punkt 9 "Hva er dine rettigheter over dine personopplysninger?" nedenfor). 

4. På hvilket juridisk grunnlag bruker vi dine personopplysninger?

De viktigste juridiske grunnene som WSP støtter seg på for å samle inn og behandle dine personopplysninger er: 

1. Med ditt samtykke. For eksempel, der: 
• det er obligatorisk etter personvernlovgivningen i et bestemt land som vi opererer i (bemerk, dette vil enten være ditt eksplisitte samtykke eller antatt samtykke der tillatt av gjeldende lov (det siste betyr at avtalen din antas basert på din handling eller unnlatelse på tidspunktet for innsamling, bruk eller deling av dine personopplysninger));
• WSP ikke lovlig kan behandle personopplysninger på nedenfor eller andre tillatte grunnlag etter personvernlovene; og/eller 
• WSP samler inn informasjon som personvernlovene i visse land anser for å være intrinsikalt sensitive (for eksempel der du forteller oss om dine diettkrav slik at vi kan imøtekomme dine spesifikke helse- eller religiøse krav, eller der du ber oss om å gjøre justeringer for å imøtekomme din funksjonshemming osv.).  

Vær oppmerksom på at du kan trekke tilbake samtykket når som helst etter at du har gitt det. Dette vil ikke påvirke lovligheten av WSPs tidligere bruk av den dataen. Imidlertid kan tilbaketrekking av samtykke i visse situasjoner påvirke WSPs evne til å tilby tjenester til/ellers engasjere seg med deg.


2. Når det er nødvendig for oss å samle inn og bruke personopplysninger for å tilby våre tjenester til/utføre en kontrakt med deg eller din organisasjon. For eksempel:
• for å utføre våre forretningsaktiviteter, har vi informasjon (slik som kontaktopplysninger og e-postkommunikasjon) om våre kunders, forretningspartnere og leverandørers ansatte;
• for å fullføre prosjekter for våre kunder, kan vi motta personopplysninger om enkeltpersoner;
• for å lette besøkendes tilgang og on-site-tjenester i våre lokaler; eller
• for å behandle søknader om ansettelse.
  
  
3. Når det er nødvendig i WSPs eller i våre kunders legitime interesser. For eksempel:
• for å administrere og forbedre nettstedene våre;
• for å tilby våre tjenester til/ellers engasjere seg med deg i løpet av våre daglige forretningsaktiviteter;
• for å gjennomføre undersøkelser hvis vi mistenker ulovlig eller tvilsom oppførsel (uansett om denne mistanken oppstår fra en varsler varsel); 
• for å administrere sikkerheten til våre systemer og nettverk;
• for forsikringsformål;
• • for å utøve eller ivareta våre juridiske rettigheter eller for å overholde rettskjennelser; og
• • for å utvikle vår virksomhet (inkludert å kommunisere med deg om våre tjenester, arrangementer, undersøkelser og andre markedsføringsaktiviteter).

Imidlertid vil WSP bare bruke dine personopplysninger for sine legitime interesser der slike interesser ikke blir tilsidesatt av behovet for å beskytte ditt personvern.


4. For å overholde juridiske krav som er pålagt WSP. For eksempel:
• for å opprettholde nøyaktige registre;
• for å gjennomføre visse bakgrunnskontroller ved evaluering og godkjenning av nye kunder/forretningspartnere (f.eks., for å overholde lover om hvitvasking av penger, finansiering av terrorisme og sanksjoner – dette kan inkludere finansielle, kreditt- og identitetssjekker, og screening som også kan inkludere sensitive opplysninger som politiske tilhørigheter eller strafferettslige dommer osv.); og
• for svindel- og kriminalitetsforebygging og -avdekking eller som pålagt under aktuell lovgivning.

5. Hvem kan vi dele dine personopplysninger med?

Vi kan dele informasjonen du har gitt oss som nødvendig innad i WSP-konsernet og med visse tredjeparter som tjenesteleverandører som handler på våre vegne og som vil bruke dataene til å levere tjenesten. Disse kan inkludere forsikringsselskaper, IT- og skytjenesteleverandører, bakgrunnssjekkleverandører, juridiske rådgivere, regnskapsførere, skatterådgivere, reklamebyråer, forsikringsselskaper, finansielle eller låneinstitusjoner og fasilitetstjenesteleverandører osv. Vi vil sørge for at enhver tredjeparts tjenesteleverandør vi bruker, forplikter seg til et passende nivå av sikkerhet og konfidensialitet for å beskytte dine personopplysninger. 

Vi kan også dele dine personopplysninger i forbindelse med en fusjon, oppkjøp, salg av alle eller en del av WSPs eiendeler, finansiering, omstrukturering eller andre selskapstransaksjoner. 

I noen tilfeller, og i samsvar med gjeldende lov, kan vi være nødt til å dele dine personopplysninger til andre tredjeparter for juridiske, skattemessige eller regulatoriske formål, slik som:  

• der en innenlandsk eller utenlandsk domstol, politi, rettshåndhevende organ, offentlig organ eller tilsynsorgan ber om det; 
• for å beskytte WSPs eiendeler og interesser, eller for å beskytte menneskers sikkerhet, eiendom, rettigheter og/eller eiendom;
• for å bistå WSP med interne eller eksterne etterforskninger av potensielt ulovlig eller mistenkelig aktivitet; eller 
• for å håndtere, forsvare eller løse faktiske eller potensielle rettstvister.  

6. Hvordan beskytter vi dine personopplysninger?

Vi streber etter å opprettholde systemer som er sikre og som oppfyller bransjestandarder, og vi implementerer en kombinasjon av tiltak for å beskytte dine personopplysninger, inkludert:  

• Interne retningslinjer og prosedyrer som definerer rollene og ansvarsområdene til våre ansatte gjennom livssyklusen til registre som inneholder personopplysninger, og begrenser deres tilgang til den informasjonen på et "need-to-know" behov;
• Fysiske, elektroniske og prosedyrebaserte sikkerhetstiltak som følger relevante standarder for å beskytte personopplysninger;
• Tekniske sikkerhetstiltak for informasjon som samles inn eller lagres elektronisk, som kryptering, brannmurer, passord, antivirusprogramvare osv.;
• En utpekt personvernansvarlig og regionale personvernkoordinatorer for å overvåke WSPs etterlevelse av gjeldende personvernlovgivning;
• Opplæring av medarbeidere innen personvern og informasjonssikkerhet;
• Prosedyrer for mottak, undersøkelse og besvarelse av klager eller henvendelser om WSP's håndtering av informasjon;
• Kontraktmessige beskyttelser og informasjonssikkerhetsprosedyrer for å sikre at tjenesteleverandører som vi deler personopplysninger med, opprettholder tilstrekkelige beskyttelses- og sikkerhetsstandarder; og
• Politikker og prosedyrer for å svare på og begrense brudd som involverer personopplysninger.

7. Blir dine personopplysninger overført til andre land?

På grunn av WSPs globale forretningsvirksomhet, kan det være nødvendig å sende dine personopplysninger til andre utenlandske kontorer i WSP eller tredjeparter (som beskrevet i punkt 5 "Hvem deler vi dine personopplysninger med?" ovenfor), med mindre vi spesifikt har avtalt å beholde dine personopplysninger innenfor en bestemt lokasjon. Eksempler på situasjoner der dine personopplysninger kan bli overført til et annet land enn der du er basert inkluderer:  

1. der WSP har outsourcet et eller flere aspekter av sin virksomhet (som for eksempel IT-støtte);eller
2. der vi har benyttet skytjenester for å lagre/huse data (dette betyr at personopplysninger kan lagres på WSP's vegne av en skytilbyder på ulike steder rundt om i verden). 

De viktigste jurisdiksjonene hvor WSP kan overføre dine personopplysninger inkluderer Canada, Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EU/EØS), Storbritannia, USA og India.

Noen av landene hvor dine personopplysninger overføres har en annen standard for databeskyttelse enn landet hvor du er basert. Imidlertid har/vil vi sikre kontraktmessige eller andre tilstrekkelige beskyttelsestiltak som foreskrevet av gjeldende databeskyttelseslovgivning for å sikre at informasjonen din er tilstrekkelig beskyttet globalt.

8. Hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?

Dine personopplysninger vil bli beholdt så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålene de ble samlet inn for, med mindre WSP må beholde de i samsvar med gjeldende lover. Ved fastsettelse av lagringsperioden, vurderer vi ulike kriterier, slik som: 

• typen og varigheten av vårt forhold til deg;
• typen og sensitiviteten til personopplysningene;
• formålene med bruken av dine personopplysninger og om vi kan oppnå disse formålene på andre måter;
• lovbestemte oppbevarings- og begrensningstider; og
• andre gjeldende juridiske krav. 

Ved slutten av enhver lagringsperiode vil dine personopplysninger enten bli slettet helt på en sikker måte, eller anonymisert slik at du ikke lenger kan identifiseres fra disse dataene. 

9. Hva er dine rettigheter over dine personopplysninger?

Du har ulike juridiske rettigheter knyttet til dine personopplysninger med visse begrensninger og unntak, avhengig av lovene i det landet der du er basert.

Slike rettigheter kan tillate deg å be WSP om: 

1. fortelle deg om vi bruker eller lagrer dine personopplysninger;
2. gi deg en kopi av dine personopplysninger (underlagt personvernet til andre personer og informasjonen som allerede er gitt til deg i gjeldende personvernerklæringer); 
3. korrigere eventuelle unøyaktigheter i dine personopplysninger ved å informere oss om å gjøre nødvendige endringer; 
4. endre eller trekke tilbake ditt samtykke til innsamling, bruk og utlevering av dine personopplysninger, der WSP har fått ditt samtykke til dette (se avsnitt 4 "På hvilket rettslig grunnlag bruker vi dine personopplysninger?" ovenfor); 
5. slette dine personopplysninger der det ikke er noen lovlig begrunnelse for at WSP skal beholde dem; 
6. pause bruk av dine personopplysninger inntil:  
• WSP verifiserer eventuelle unøyaktigheter i dine personopplysninger som du gir oss beskjed om; eller
• vi vurderer at WSPs legitime interesser i å behandle dine personopplysninger veier tyngre enn dine interesser i at dataene ikke behandles; og
7. overføre dine personopplysninger til deg eller en annen organisasjon i et vanlig elektronisk format (kjent som retten til dataportabilitet).

Du kan også ha rett til å protestere mot at dine personopplysninger behandles (inkludert hvis vi bruker dem til profilering), når:

• det er i våre legitime interesser eller i tredjeparters interesser;
• WSP handler i allmennhetens interesse; eller
• vi bruker det til direkte markedsføringsformål. 

Hvis du protesterer mot den siste grunnen, vil WSP slutte å behandle dine personopplysninger for markedsføringsformål (og eventuell tilknyttet profilering). I de andre tilfellene vil WSP slutte å behandle de relevante dataene med mindre: 

• vi identifiserer betydningsfulle legitime grunner til å fortsette som veier tyngre enn dine personvernrettigheter; eller
• vi må behandle dataene for et juridisk krav. 

Merk at du kan ha ytterligere rettigheter i samsvar med lovene i det landet der du er basert.  

Du kan utøve eller spørre om de ovennevnte rettighetene ved å kontakte WSPs personvernsteam (se punkt 11 "Hvordan kan du kontakte oss?" nedenfor). 

10. Hva er WSPs personvernprosedyre for mindreårige?

Vi søker ikke bevisst å samle inn personopplysninger fra barn under 16 år. Hvis vi oppdager at et barn under 16 år har gitt oss personopplysninger uten verifiserbart samtykke fra en forelder eller verge, vil vi ta rimelige skritt for å slette den informasjonen.  

11. Hvordan kan du kontakte oss?

Vi håper denne personvernerklæringen har vært til hjelp med å beskrive hvordan vi behandler dine personopplysninger og dine rettigheter til å kontrollere det. Denne personvernerklæringen oppsummerer de fleste av dine rettigheter i henhold til relevante lover, men nødvendigvis ikke alle dine rettigheter. 

Hvis du har betenkninger eller forespørsler knyttet til eksempelvis utøvelse av dine rettigheter, klager eller spørsmål som ikke er ivaretatt, vennligst kontakt oss på e-post [email protected].

12. Klager

Du har rett til å klage til de relevante datatilsynsmyndighetene ("DPA"), Datatilsynet, når som helst. Vi ville imidlertid sette pris på muligheten til å forstå dine bekymringer før du kontakter DPA.

Nettstedet til aktuell tilsynsmyndighet som er ansvarlig for tilsyn med overholdelse av databeskyttelse i ditt land, kan fås via denne lenken: Global Privacy Law and DPA Directory (iapp.org).  

13. Endringer i denne personvernerklæringen

Denne personvernerklæringen ble sist oppdatert på datoen som vises øverst på denne siden. Vi kan endre denne personvernerklæringen fra tid til annen ved å oppdatere denne siden.